9.4 De concernregeling voor de WKR

vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling (WKR) moet je bij het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte in de gaten houden of je bv deze ruimte overschrijdt. Als dat gebeurt, moet je over het bovenmatige namelijk 80% eindheffing betalen. Die afrekening moet elke werkgever apart maken. Maar de overheid heeft gehoor gegeven aan de roep vanuit de praktijk om op concernniveau te mogen afrekenen.

9.4.1 Collectieve vrije ruimte

inhoudingsplichtige

Onder de concernregeling voor de WKR worden de deelnemende concernonderdelen – de moeder-, dochter- en/of zustermaatschappijen – voor de WKR als één inhoudingsplichtige beschouwd. Hierdoor ontstaat er als het ware een collectieve vrije ruimte en kunnen dus alle concernonderdelen de totale vrije ruimte van het concern benutten. In de collectieve vrije ruimte kun je de vergoedingen en verstrekkingen van alle concernonderdelen onderbrengen die als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte zijn gebracht.

Voordelen

overschot

voorwaarden

Stel je wilt op enig moment een groot personeelsfeest organiseren voor alle werknemers van het concern. Zonder de toepassing van de concernregeling zou je de kosten van dit feest in principe moeten verdelen over de verschillende concernonderdelen. Een dergelijke splitsing is met toepassing van de concernregeling niet langer nodig. Uiteindelijk komt toch alles op één hoop. Daarnaast kunnen de concernonderdelen onderling profiteren van overschotten in de vrije ruimte. Als één concernonderdeel te weinig vrije ruimte heeft, zou dit in principe leiden tot eindheffing over het overschot van 80%. Maar door via de concernregeling andere concernonderdelen samen te brengen met dit concernonderdeel, ontstaat er één collectieve ruimte. De vrije ruimte die de andere concernonderdelen niet gebruiken, kan dan worden benut voor het overschot.

9.4.2 Wat is een concern?

Voor de toepassing van de concernregeling geldt als voorwaarde dat alle deelnemende concernonderdelen gedurende het hele kalenderjaar een concern vormen. Van een concern is in dit kader sprake als:

• je onderneming een belang heeft van minstens 95% in een andere werkgever;
• een andere werkgever een belang heeft van minstens 95% in je onderneming;
• een derde een belang heeft van minstens 95% in je onderneming en daarnaast een belang van minstens 95% heeft in een andere werkgever.

Ingangsdatum

kalenderjaar

Als je aan de voorwaarden voldoet, kun je de concernregeling toepassen. Het is dus een keuze en geen verplichting. De beslissing om de regeling al dan niet toe te passen, moet je uiterlijk bij de loonaangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar nemen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar zijn toegevoegd aan het concern of die dit juist hebben verlaten, vallen niet onder de concernregeling. Zij moeten zelf individueel afrekenen over het gebruik van hun vrije ruimte.

9.4.3 De administratieve eisen

gerichte 
vrijstelling

collectieve vrije ruimte

Alle inhoudingsplichtige concernonderdelen die onder de concernregeling vallen moeten in hun administratie deze informatie vastleggen:

• de totale fiscale loonsom van het betreffende jaar (exclusief eindheffingsloon, want het gaat alleen om loon waarover loonbelasting is geheven);
• het verstrekte loon uit vroegere dienstbetrekking (als dit meer is dan 10% van zijn totale fiscale loonsom);
• de als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers (exclusief die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, aangezien die geen vrije ruimte in beslag nemen);
• de berekening van de collectieve vrije ruimte en de toetsing op overschrijding daarvan met het aangewezen eindheffingsloon (exclusief dat waarvoor een gerichte vrijstelling geldt);
• als er eindheffing WKR is verschuldigd, ook de naam en het loonheffingennummer van het concernonderdeel dat dit als verantwoordelijke in zijn loonaangifte opneemt en aan de fiscus betaalt;
• de volgende informatie over de andere concernonderdelen die onder de concernregeling vallen:
  • de naam;
  • het loonheffingennummer;
  • de fiscale loonsom van het betreffende kalenderjaar van dat concernonderdeel (exclusief eindheffingsloon);
  • het door dat concernonderdeel betaalde loon uit vroegere dienstbetrekking, als dit meer is dan 10% van zijn fiscale loonsom;
  • de door dat concernonderdeel als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (exclusief die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt).

Verantwoordelijk

loonaangifte

Het concernonderdeel dat de hoogste fiscale loonsom heeft, moet de eventueel verschuldigde eindheffing voor de WKR bij overschrijding van de collectieve vrije ruimte in de loonaangifte verwerken en deze aan de Belastingdienst betalen.

Afrekening

loon

scheiding

Om te bepalen welk concernonderdeel de afrekening moet maken, moet je het fiscale jaarloon van alle werknemers van de deelnemende concernonderdelen vergelijken. Hierbij telt al het in het lopende kalenderjaar uitbetaalde loon mee:

• Loon over een vorig kalenderjaar dat in het lopende jaar wordt uitbetaald, telt ook mee.
• Loon over het lopende kalenderjaar dat je pas een jaar later uitbetaalt, telt niet mee.

aansprakelijk

Deze scheiding is aangebracht zodat altijd in het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar duidelijk is welke werkgever de hoogste loonsom heeft en de afrekening moet maken. Ook al is het concernonderdeel met de hoogste fiscale loonsom verantwoordelijk voor de berekening en betaling van de door het concern verschuldigde eindheffing voor de WKR, alle betrokken werkgevers zijn hoofdelijk aansprakelijk voor het gehele verschuldigde bedrag.