5.1 Breng de IT-infrastuctuur in kaart

software

Goede informatie ontstaat door het gebruik van een solide administratie. Tegenwoordig lukt dat niet zonder goede software. In je werk heb je al te maken met talloze softwareprogramma’s en systemen. Maar hoe zit het met de taken die je kantoor in de toekomst wil of moet gaan uitvoeren? Is jouw IT-infrastructuur daarop toegerust?

Functionaliteiten

forecasting

voor- en 
nacalculatie

Aan jou dus de taak om na te gaan welke functionaliteiten je in de toekomst nodig hebt. Het doel is om (financiële) gegevens op een gestructureerde manier vast te leggen, zodat je een goed overzicht krijgt van de financiële positie van je onderneming. Voor de financiële ondersteuning van je onderneming bestaat de functionaliteit uit allerlei onderdelen:

• financiële software voor de grootboekadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie;
• jaarrekening en consolidatie;
• financiële planning (forecasting);
• data mining (zoeken naar statistische verbanden);
• facturering;
• Business Intelligence (BI);
• uren en projecten;
• voor- en nacalculatie;
• HRM- en salarissoftware;
• Customer Relations Management (CRM);
• documentmanagement;
• contentmanagement.

5.1.1 Financiële software

groeiplan

Geen enkel kantoor kan zonder financiële administratie. Dat is de basis waarin alle financiële transacties uiteindelijk worden vastgelegd. Veel beschikbare softwareprogramma’s zijn ooit als een financieel-administratieve oplossing begonnen, waarna door de jaren heen de functionaliteit enorm is uitgebreid. Kijk of het naar aanleiding van je groeiplannen nodig is om nieuwe software aan te schaffen of dat je de huidige softwarepakketten kunt optimaliseren of uitbreiden. Laat je daarbij van tevoren goed adviseren!

Ontwikkelingen

softwarekeuze

data-analyse-software

Peppol

cloud 
computing

SBR

realtime data

Houd bij je softwarekeuze in ieder geval rekening met de volgende ontwikkelingen:

• Het scannen en herkennen van facturen (met behulp van ‘Optical Character Recognition’) en het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen.
• Zelfcontrolerende administratie. Denk hierbij aan het gebruik van specifieke data-analysesoftware voor de controle op onder meer dubbele facturen, aansluitingen tussen de administratie vaste activa met het grootboek en boekingen boven een bepaalde grenswaarde.
• Elektronisch bankieren. Hiermee kun je elektronisch rekeningafschriften van de bank inlezen en verwerken in de boekhouding. Peppol kan ervoor zorgen dat facturen sneller worden betaald. Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen en orders.
• Cloud computing. Al je ICT-toepassingen gaan dan via internet. Clouddiensten zijn overal toegankelijk en je kunt overal en op elk tijdstip online toegang krijgen tot de applicatie. Cloud computing is ook redelijk goedkoop. Je betaalt namelijk alleen voor het gebruik en je hoeft geen extra investering te doen in hard- en software. Er zijn ook geen investeringen nodig voor het beheer, het onderhoud en de beveiliging van de clouddienst. Kijk op rendement.nl/fadossier welke diensten er zoal bestaan.
• Referentie Grootboek Schema (RGS). Dit omvangrijk uniforme grootboekschema heeft als belangrijkste functie rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit wordt bereikt door bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS en door rapportages (zoals vanuit Standard Business Reporting (SBR)) te ontlenen aan RGS.
• Robotic accounting, het zoveel mogelijk elektronisch uitwisselen van gegevens. Handmatige taken, zoals het inboeken van facturen of bankafschriften, worden overgenomen door de computer.
• Application Programming Interfaces (API’s). Hiermee kun je ‘realtime’ gegevens uitwisselen alsof deze systemen één geheel vormen. Door slim gebruik te maken van beschikbare API-technieken kun je software van verschillende aanbieders eindeloos realtime aan elkaar koppelen.

Kijk op rendement.nl/fadossier voor meer informatie over deze digitale mogelijkheden.

Softwarecontract

kennis 
uitwisselen

standaard-
functionaliteit

Een goede softwarekeuze is alleen mogelijk als jij en de softwareleverancier de juiste kennis uitwisselen. Maak dus al je eisen en wensen aan de softwareleverancier kenbaar. Vergeet ook niet de misschien voor de hand liggende wensen te noemen, ook al ben je ervan overtuigd dat die tot de standaardfunctionaliteit van een pakket horen. Softwareleveranciers gebruiken vaak dikke contracten. Daarin wordt geprobeerd om de software te beschrijven op een manier die technisch én juridisch juist is. En dan ook nog in het Engels. Ga daar niet in mee. Op rendement.nl/fadossier lees je wat je vooral wel moet afspreken in een softwarecontract.

5.1.2 Hardware

De kans is groot dat je naast software ook meer hardware (zoals laptops, tablets en smartphones), nodig hebt om te kunnen groeien. Zelfs als je geen extra personeel gaat werven, moet je soms toch over nieuwe spullen gaan nadenken.

Upgraden

besturings-systeem

veroudering

reparatie

Soms moet je vanwege de vernieuwing van een programma (zoals een nieuwe appversie van een bank) het besturingssysteem upgraden om het nieuwe programma te kunnen blijven gebruiken. Als die upgrade niet mogelijk is op de huidige apparatuur, zul je nieuwe apparatuur moeten overwegen. Ook frequente storingen, beschadigingen en veroudering kunnen een reden zijn om de oude apparatuur te vervangen. Of vervanging echt nodig is, hangt helemaal af van wat de werknemers met de apparatuur moeten doen. Soms is reparatie of vervanging van bepaalde onderdelen al voldoende. Maak voordat je overgaat tot de aanschaf van nieuwe apparatuur dus eerst een gedegen inventarisatie van de behoeften, wensen en vereisten.

5.1.3 Alles in één keer vervangen

smartphone

korting

garantie

Bij veel bedrijven is het gebruikelijk om iedereen tegelijk te laten overstappen als het gaat om ICT-apparatuur. Smartphones, desktops of laptops worden dan in één keer vervangen. Zo voorkom je dat werknemers met verschillende softwareversies werken of nog met oudere hardware zijn uitgerust. Om nog maar te zwijgen over de mogelijke problemen bij de uitwisseling van bestanden of samenwerking op afstand. Bovendien kun je bij een gezamenlijke aanschaf van een zekere omvang meestal hoge kortingen bij leveranciers afdwingen. Het kan ook interessant zijn om in plaats van hardware te kopen deze te huren of leasen. Vooral de zorg die daarbij uit handen genomen wordt door de leverancier, plus de garanties, reparaties en helpdeskondersteuning, kunnen dit tot een aantrekkelijk alternatief maken.

5.1.4 Kies voor milieubewust apparatuur

keurmerk

Mocht je apparatuur eenmaal gaan vervangen, kies dan voor spullen met een milieubewust keurmerk, zoals TCO Certified, EPEAT, Nordic Swan, EU Ecolabel, Energy Star of iets vergelijkbaars. Neem dat duurzaamheidsaspect niet alleen mee bij de aanschaf van computers of beeldschermen, maar ook van tablets of smartphones. Ook die laatste categorie kent producten die duurzaam zijn geproduceerd.