7.4 Het mediationtraject

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier Arbo Rendement

Publicatiedatum: augustus 2024

afspraak

Het is handig als de HR-professional of de vertrouwenspersoon het mediationtraject begeleidt vanuit de organisatie. Is de keuze gemaakt tussen een interne of een externe mediator en is er een afspraak gemaakt over de globale duur van het traject, dan kunnen de partijen het mediationtraject opstarten.

Uitgangspunten

De eerste bijeenkomst in dit mediationtraject begint met het opstellen van een mediationovereenkomst. De partijen in het conflict ondertekenen deze mediationovereenkomst. Hierin staan de uitgangspunten waarop mediation is gebaseerd.

procedure

Ook kunnen zij ervoor kiezen om de procedure in deze overeenkomst vast te leggen. Na het eerste gesprek kan de procedure van start gaan. Dit neemt meestal enkele weken tot een paar maanden in beslag.

Bent u benieuwd hoe een mediationovereenkomst eruitziet? Op rendement.nl/managementdossier vindt u een handige tool die u een indruk geeft en die de basis kan vormen voor een overeenkomst tussen de partijen in het conflict over ongewenst gedrag.

7.4.1 Voor het traject begint

averechts

Bij het opstarten van het traject moet u een aantal zaken vaststellen die cruciaal zijn voor het succes van mediation. Verzeker u ervan dat beide partijen echt achter het traject staan. In geval van dwang zal mediation niet tot de gewenste uitkomst leiden en waarschijnlijk zelfs averechtse effecten hebben.

Als er sprake is van dwang, kunt u eigenlijk niet meer van mediation spreken, want partijen moeten altijd vrijwillig meedoen aan mediation en zelf kunnen beslissen of ze meewerken.

Verloop van het mediationtraject

bespreekbaar

herstel

Een mediationtraject bestaat uit een aantal verschillende fases. Als de partijen aan één gesprek niet genoeg hebben, kunnen zij een volgende keer verdergaan waar ze zijn gestopt. Het traject ziet er globaal als volgt uit.

De opening: de mediator legt uit hoe mediation werkt. Vervolgens ondertekenen de partijen een mediationovereenkomst (zie paragraaf 7.4.3).
De zaken op een rij zetten: de partijen vertellen wat er allemaal vooraf is gebeurd. Alles is bespreekbaar.
Van standpunten naar belangen: de partijen proberen de echte belangen achter de standpunten boven tafel te krijgen. Het kan even duren voordat deze standpunten van alle emotie zijn ontdaan. De mediator stimuleert beide partijen om met elkaar mee te denken, zodat er wederzijds begrip ontstaat.
Gemeenschappelijke belangen inventariseren: de partijen zetten de belangen op een rij om te kijken of er belangen zijn waarmee ze beide kunnen instemmen. Hiermee werken ze aan het herstel van vertrouwen in elkaar en ontstaat er mogelijk een opening voor een oplossing.
Afronding: bij een positief resultaat tekenen beide partijen een vaststellingsovereenkomst. Is er geen oplossing gevonden, dan komt er ook geen overeenkomst, maar een neutrale brief van mislukking. De uitkomst mag daarbij niet gebruikt worden in eventuele vervolgstappen.

7.4.2 Eerste gesprek

schone lei

Het mediationproces begint vaak met een gezamenlijk gesprek tussen betrokken partijen en de mediator. Dit is vooral een kennismaking. Hoewel de partijen al een verleden hebben samen, worden ze opnieuw aan elkaar voorgesteld. Ze beginnen met een schone lei. Het is zaak dat beide partijen zo open mogelijk het eerste mediationgesprek ingaan. Wijs de strijdende partijen erop dat ze het beste zo neutraal mogelijk het gesprek ingaan. Het kan zijn dat de vertrouwenspersoon bij zo’n eerste mediationgesprek aanschuift.

Informeren over procedurele zaken

werkwijze

Tijdens het eerste gesprek informeert de mediator de partijen over een aantal procedurele zaken.

Het mediationtraject wordt uit de doeken gedaan. De mediator legt zijn werkwijze uit en hij stelt de partijen op de hoogte van de oplossingsgerichte benadering.
Hij licht de structuur en lengte van het gesprek toe, bijvoorbeeld de volgorde van onderwerpen, wie wanneer aan het woord komt en wanneer hij pauzes invoegt.
Ook wijst de mediator op het vertrouwelijke karakter van de gesprekken en benadrukt hij (nogmaals) dat er sprake moet zijn van vrijwilligheid.

Zorgen voor balans in de gesprekken

neutraal

Een belangrijke taak van de mediator is om er vanaf het eerste moment voor te zorgen dat de gesprekken tussen de strijdende partijen in balans zijn. Hij moet beide partijen evenveel aandacht geven en zich steeds neutraal opstellen.

kennismaken

Het kan voorkomen dat een mediator tijdelijk veel tijd moet steken in de ene partij. Het is dan van belang dat hij dit communiceert naar de andere partij en duidelijk maakt dat deze ook aan de beurt komt. Alleen als beide partijen vertrouwen hebben en houden in de mediator, kunnen zij resultaten boeken.

Zicht op het ongewenst gedrag

eerste stap

In dit eerste gesprek maakt de mediator kennis met de partijen en probeert hij zicht te krijgen op de achtergrond van het ongewenste gedrag. De partijen geven hun visie op wat er is gebeurd en wat er moet veranderen. De mediator moet voldoende tijd – meestal ongeveer anderhalf uur – inplannen voor dit eerste gesprek. Het is aan hem om ervoor te zorgen dat elke partij zich gehoord en gerespecteerd voelt door de andere. Dit is de eerste stap op weg naar een oplossing.

Afzonderlijk

valse start

Het kan zo zijn dat een gezamenlijk eerste gesprek niet mogelijk is. De mediator kan in dat geval met de betrokken partijen afzonderlijk in gesprek gaan en kennisnemen van hun visie op het ongewenste gedrag. Dit verdient in de meeste gevallen echter niet de voorkeur. Probeer als het even kan de conflicterende partijen toch om één tafel te krijgen. Anders heeft het mediationtraject al meteen een valse start.

7.4.3 Mediationovereenkomst

De afspraken die de partijen in het eerste gesprek maken, leggen ze vervolgens vast in een mediationovereenkomst.

Onderdelen van een mediationovereenkomst

vrijwilligheid

De mediationovereenkomst bevat ten minste de volgende onderdelen:

neutraliteit en onpartijdigheid van de mediator;
een omschrijving van het geschil en wat de melder daarin als ongewenst ervaart;
de vrijwilligheid van de deelname;
de mogelijkheid tot het indienen van een klacht voor het geval dat de mediator zich niet volgens de geldende regels heeft gedragen;
een geheimhoudingsbepaling. In principe moet alles wat tijdens een mediationgesprek naar voren komt, vertrouwelijk blijven. Het is aan te raden om uitzonderingen op de geheimhoudingsbepaling expliciet op te nemen in de mediationovereenkomst, om latere misverstanden zo veel mogelijk te voorkomen.

inspanningsplicht

Ook het geplande verloop van het mediationtraject wordt vastgelegd in deze overeenkomst. Beide partijen en de mediator verbinden zich hieraan door de overeenkomst te ondertekenen. Deelname aan mediation is vrijwillig, maar daarmee niet vrijblijvend. Er geldt een inspanningsplicht. Het succes van mediation hangt tenslotte af van de bereidheid van de deelnemers om zich in te zetten.

7.4.4 Vervolggesprekken

verbeterd

Ongewenst gedrag is zelden met één gesprek opgelost. Mediation wordt bovendien pas ingezet bij complexere situaties. Vaak plannen de partijen daarom één of meer vervolggesprekken in. Daarin kan een mediator aan de partijen vragen welke zaken zijn verbeterd sinds het vorige gesprek. Zo brengt hij stapsgewijs de vooruitgang in beeld.

nuttig

Het is de bedoeling dat er in ieder geval enige verbetering valt te bespeuren in de omgang tussen de twee partijen. Verder is het goed om te analyseren wat in het vorige gesprek nuttig was in de ogen van de deelnemers en wat hun handvatten heeft gegeven het conflict aan te pakken.

Als de partijen tot de conclusie komen dat de situatie is gestabiliseerd, is verdere mediation meestal niet meer nodig. Zien zij geen uitweg uit de situatie, dan is het belangrijk dat ze na de mediaton een andere weg inslaan.

7.4.5 Impasse

terugval

Als de partijen een oplossing hebben gevonden, kan het traject worden afgerond. Het komt echter vaak voor dat er tijdens het proces sprake is van een terugval. Dit hoeft zeker niet direct het einde van het traject te betekenen. Het is niet vreemd dat binnen een mediationtraject op drie stappen voorwaarts weer één of twee stappen terug volgen. Een terugval kan zelfs een positieve draai krijgen: het is een mogelijkheid om weer stappen vooruit te zetten. Bij een terugval wenden de partijen zich soms eerst weer tot de mediator.

Wijs de partijen erop dat een terugval in het traject niet het einde van een mogelijke oplossing voor het ongewenste gedrag hoeft te betekenen.

Opkrabbelen na de impasse

time-out

Bij een oplossingsgericht traject is het zaak dat de mediator begrijpt hoe vervelend de terugval is. Het is niet nodig om lang bij de oorzaak en gevolgen daarvan stil te blijven staan. Het is belangrijker om aandacht te besteden aan de vraag hoe ze er eerder in zijn geslaagd om na een terugval weer op het goede spoor te raken.

akkoord

Een time-out kan helpen: de betrokken partijen denken na over hun standpunt en zetten op papier waar ze belang aan hechten. Deze overbruggingstijd kan helpen om het conflict over ongewenst gedrag vanuit een nieuwe visie te benaderen.

7.4.6 Vaststellingsovereenkomst opstellen

Als de betrokken partijen akkoord zijn met een bepaalde oplossing, legt de mediator deze vast in een vaststellingsovereenkomst.

Onderdelen van een vaststellingsovereenkomst

onderhandelingsresultaat

Onderdelen die vaak worden opgenomen in een vaststellingsovereenkomst zijn:

een duidelijke omschrijving van het geschil;
de namen van partijen;
de adressen van partijen;
het onderhandelingsresultaat;
de overwegingen die tot de afspraken geleid hebben;
een mediationclausule, waarin staat dat beide partijen zich weer tot een mediator kunnen wenden, mocht er opnieuw een situatie met ongewenst gedrag ontstaan.

rechten en plichten

In een vaststellingsovereenkomst staan alle gemaakte afspraken en de rechten en plichten van de partijen die gelden zolang hun werkrelatie voortduurt. Na ondertekening van dit document door de partijen is de mediation afgerond. Pas na het tekenen van de vaststellingsovereenkomst zijn de partijen gebonden aan de afspraken die daarin zijn opgenomen.

Het kan voorkomen dat beide partijen het na de mediation nog niet over alles eens zijn. Dan leggen zij alleen die dingen waarover ze het wél eens zijn vast in een zogeheten deelovereenkomst. Deze overeenkomst maakt slechts een einde aan een deel van het ongewenst gedrag.

7.4.7 Geen resultaat

stoppen

consequentie

Het is ook mogelijk dat de partijen samen geen oplossing vinden. Dan stopt de mediation. En ook als één van de partijen mediation niet meer ziet zitten, is stoppen een optie. Kunt u een mediationtraject niet afsluiten met een vaststellingsovereenkomst, dan is er geen positief resultaat. Dit kan u het gevoel geven dat u heeft gefaald, bijvoorbeeld als u het mediationtraject heeft voorgesteld of de rol van informeel bemiddelaar heeft vervuld. Houd in gedachten dat u geen succes kunt afdwingen. De uitkomst hangt uiteindelijk vooral af van de conflictpartijen zelf. Komen zij er samen niet uit, dan moeten ze de consequenties dragen, zoals het doorlopen van een klachtenprocedure (zie hoofdstuk 8).

Evalueren

toekomst

Probeer te leren van een mediationtraject zonder succes. Evalueer de manier van omgaan met het conflict en de wijze waarop mediation is toegepast. Was mediation misschien niet de juiste vorm van hantering van het ongewenste gedrag? Was de keuze van de mediator niet handig, of ging er in het proces iets mis? Door hiervan te leren, kunt u toekomstige trajecten mogelijk succesvoller afsluiten.

U bent hier