1. Inleiding
Bij je werk komen heel wat berekeningen kijken. De meeste daarvan zullen automatisch door salarissoftware worden gemaakt. Het kan echter geen kwaad om te weten wat er achter de schermen gebeurt, hoe bepaalde zaken berekend moeten worden. Niet alleen voor je eigen inzicht en om controles te kunnen uitvoeren, maar ook om werknemers van uitleg te kunnen voorzien bij vragen over bijvoorbeeld hun loonstrook.
In dit themadossier komen veel diverse onderwerpen aan bod. Je krijgt steeds een toelichting bij de bijbehorende berekening(en) en rekenvoorbeelden om de materie inzichtelijk te maken.
Als je berekeningen maakt, moet je meestal ook afronden. Soms kan dat rekenkundig gebeuren – bij decimaal 5 of hoger rond je af naar boven en bij 4 of lager naar beneden – maar soms mag dat in het voordeel van je onderneming. Waar nodig, staat dit aangegeven in het dossier.
Loonberekeningen
Om van het brutoloon van werknemers naar het uit te betalen bedrag te komen, is één grote berekening. Dit traject gaat van bepaling wat het belaste brutoloon vormt, de aftrekposten hierop, via de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing) naar het nettoloon, en vervolgens via toevoeging van onbelaste vergoedingen naar het uit te betalen bedrag. Hoofdstuk 2 behandelt niet alleen het bruto-nettotraject, maar ook de benodigde berekeningen voor als je onderneming een nettoloonafspraak met werknemers maakt.
Tabellen
Berekening van de in te houden loonheffing gaat via loonbelastingtabellen. Van belang is om te weten wanneer welke tabel geldt en hoe de tabellen precies werken. In hoofdstuk 3 staat dit centraal. Ook komt aan bod onder welke voorwaarden je minder loonheffing mag afdragen dan je hebt ingehouden: de afdrachtvermindering.
Een belangrijk punt bij bepaling van de juiste inhouding van loonheffing is of je voor de werknemer de loonheffingskorting toepast. Uitleg van wat deze korting is en hoe je de vijf onderdelen ervan precies kunt berekenen, vind je in hoofdstuk 3.
Kosten
Werknemers kosten je onderneming geld. Dat zit hem niet alleen in de kosten van loon en bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen (zie hoofdstuk 6), maar ook in de werkgeverslasten over het belaste loon. Je moet de premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet berekenen via het voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR). Hoe je de heffingsgrondslag volgens deze methode berekent, lees je in hoofdstuk 4. Welke premiepercentages je vervolgens over die grondslag toepast en de aandachtspunten daarbij, vind je in hoofdstuk 5.
De werkgeverslasten zijn slechts een onderdeel van de totale loonkosten van een werknemer. Het is belangrijk om inzicht in die kosten te hebben om te weten wat werknemers je onderneming écht kosten. Hoe je de loonkosten van een werknemer berekent, lees je in hoofdstuk 6, inclusief de aandachtspunten voor als je de loonkostprijs per uur wilt berekenen.
Vergoedingen
In je werk heb je ongetwijfeld met vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te maken. Hierbij is van belang om de fiscale regels goed te volgen. Daarbij zijn goede berekeningen onontbeerlijk. Denk aan bepaling van de hoogte van een vaste reiskostenvergoeding of vaste thuiswerkvergoeding aan werknemers. Daarbij heb je niet alleen met de grenzen van de gerichte vrijstelling te maken, maar ook met het feit dat je beide vergoedingen niet op één en dezelfde dag mag geven. Of denk aan hoe je omgaat met een variabele reiskostenvergoeding. Ook rond de expatregeling is het maken van goede berekening van belang, om ervoor te zorgen dat je niet te veel aan extraterritoriale kosten onbelast vergoedt aan werknemers en de Belastingdienst achteraf verhaal komt halen. Al deze vergoedingen en verstrekkingen komen aan bod in hoofdstuk 7.
Het uitruilen van belaste loonbestanddelen voor onbelast loon kan niet alleen voor de werknemer maar ook voor je onderneming gunstig uitpakken. In hoofdstuk 7 lees je welk voordeel er voor beide partijen te behalen is bij de zogeheten cafetariaregeling.
Ruimte
Belaste vergoedingen en verstrekkingen zijn door je onderneming in onbelast loon voor de werknemer om te zetten via gebruik van de vrije ruimte. Het financiële voordeel hiervan voor je onderneming is een besparing op de werkgeverslasten. Bij deze mogelijkheid is het uiteraard van belang om te weten hoe groot de vrije ruimte is waar je onderneming over beschikt. En hoe je die ruimte berekent als de onderdelen van een concern hiervoor samengaan. Ook interessant en een goede berekening waard bij netto toezegging van een vergoeding of verstrekking, is of bruteren een alternatief is voor het betalen van eindheffing wegens overschrijding van de vrije ruimte. Deze zaken staan centraal in hoofdstuk 8.
Doorbetaling
Bij ziekte of arbeidsongeschiktheid van werknemers heeft je onderneming een loondoorbetalingsverplichting. Hierbij is het belangrijk om te berekenen welk bedrag je precies moet doorbetalen, sowieso om niet in de knel te komen met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. In hoofdstuk 9 lees je hoe je het door te betalen loon precies berekent én toetst aan het minimumloon dat voor de werknemer geldt. Ook vind je in dit hoofdstuk terug hoe je het dagloon van een werknemer berekent en dus de uitkering die je onderneming hem moet betalen in het geval van eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet.
Uitdiensttreding
Bij het einde van een dienstverband komen ook vele berekeningen kijken. Aandachtspunt hierbij is bijvoorbeeld de loonberekening als een werknemer gaandeweg de maand uit dienst gaat. Verder is je onderneming de vertrekkende werknemer een transitievergoeding verschuldigd als de uitdiensttreding op initiatief van je onderneming plaatsvindt. Wat is het juiste vergoedingsbedrag dat je onderneming dan moet betalen? En als er sprake is van een zogeheten regeling voor vervroegde uittreding, wil dat niet zeggen dat de volledige uitkering(en) belast is/zijn met pseudo-eindheffing. Je moet uiteraard goed berekenen tot welk bedrag de drempelvrijstelling geldt. Dit alles komt aan bod in hoofdstuk 10.
De kans is groot dat je onderneming een aanzegverplichting heeft bij het einde van een tijdelijke arbeidsovereenkomst. Hoe je de aan de werknemer verschuldigde aanzegvergoeding berekent als je onderneming zich niet aan deze verplichting houdt, vind je in hoofdstuk 10.