7.3 Scenario voor hybride overleg
online
In de infographic op de pagina hiernaast is een vereenvoudigd scenario weergegeven voor het inrichten van het hybride overleg en vergaderen. In dit voorbeeld komen zowel synchrone als asynchrone elementen terug. Daar waar een overleg of vergadering voorheen voornamelijk bestond uit synchrone elementen – het fysiek bij elkaar komen om te vergaderen – zijn daar asynchrone elementen aan toegevoegd. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld het vooraf faciliteren van een online dialoog. De onderstaande weergave kan uw teamleden snel inzicht geven in de manier waarop hybride overleg binnen uw organisatie is vormgegeven.
Toepassen
herhalend
organisator
Het scenario in dit voorbeeld gaat er voor het gemak van uit dat u en uw medewerkers al gebruikmaken van Microsoft 365, waaronder Outlook, SharePoint, Microsoft Office en Teams vallen. Ander software kunt u ook gebruiken. Ook is het goed om te vermelden dat een dergelijke opzet vooral toepasbaar is voor zichzelf herhalende vergaderingen en vormen van overleg, zoals het MT-overleg, teamoverleg, scrum-bijeenkomsten, projectoverleg of raadsvergaderingen.
Stap 1
De organisator of planner van de vergadering denkt na over wat hij wil bespreken (doel) en met wie. Overigens is de organisator van de vergadering niet altijd meteen de voorzitter. Dit kunnen twee verschillende personen betreffen. Vervolgens bepaalt de organisator of planner of dit echt een vergadering of overleg moet zijn of dat het misschien ook anders kan, bijvoorbeeld via een chatbericht, een post in Teams of per e-mail.
Stap 2
uitnodiging
De organisator of planner kijkt in de agenda en plant het overleg in Outlook en respecteert daarbij andermans agenda. Hij maakt bewust de keuze voor een fysieke, virtuele of hybride vergadering of overleg en de tijd die hij denkt nodig te hebben. De uitnodiging vermeldt ook:
- het doel van het overleg;
- een agenda of onderwerp;
- wat de genodigden moeten voorbereiden;
- de
- vergaderruimte of de link naar de online vergadering.
Stap 3
accepteren
voorbereiden
De genodigden ontvangen de uitnodiging voor het overleg en accepteren of weigeren die. Betreft de uitnodiging een reeks van bijeenkomsten, dan is het gebruikelijk dat deelnemers de reeks accepteren. Op het moment dat iemand een keer niet kan, hoeven ze vervolgens alleen die vergadering te annuleren. Kan de voorzitter zelf niet, dan zoekt hij een vervanger of annuleert de vergadering voor de gehele groep van aanwezigen. Overigens is het bij zich herhalende vergaderingen altijd goed om met een vervanger te werken voor als de voorzitter zelf een keer verhinderd is. Bespreek met het team de voortgang van een bepaald overleg als er meerdere leden niet aanwezig kunnen zijn vanwege bijvoorbeeld vakantie.
Stap 4
Iedereen moet zich goed op de vergadering kunnen voorbereiden. In plaats van de agenda, documenten en acties of eventuele vragen via e-mail te versturen, kan de organisator of planner een speciale Microsoft Teams-site inrichten. Op deze site kunnen deelnemers vragen stellen, acties bekijken en gerelateerde documenten opslaan en delen. Bijvoorbeeld notulen, samenvattingen, ondersteunende presentaties, opnames van voorgaand overleg als naslagwerk.
Stap 5
documenten
De deelnemers bereiden zich voor op het overleg op een moment dat het hun uitkomt. Dit doen zij door in de uitnodiging te kijken naar de datum, het tijdstip, de aanwezigen en de vergaderagenda, maar ook door op de Microsoft Teams-site te kijken naar eventuele opeenstaande acties en ondersteunende documenten ter voorbereiding op het overleg.
Stap 6
In de huidige werkzame wereld is (hybride) vergaderen onvermijdelijk. Sommige organisaties spreken zelfs van een vergadercultuur, wat betekent dat er (onnodig?) veel vergaderingen zijn.
Het is voor een voorzitter van een overleg of vergadering verstandig om met de deelnemers de werkafspraak te maken dat zij zelf per vergadering inschatten of zij wel of niet een bijdrage denken te leveren.
Stap 7
Het overleg vindt in de gekozen vorm plaats. De voorzitter zorgt:
- voor
- de afhandeling van de agenda binnen de tijd;
- dat de actiepunten een eigenaar krijgen;
- dat alle aanwezigen a
- an bod komen tijdens de vergadering.
Ook degenen die niet fysiek aanwezig zijn of de meer introverte personen die zich niet zo snel mengen in discussies moeten aan bod kunnen komen.
Stap 8
Deze stap betreft het naleven van de specifiek voor dit overleg met elkaar afgesproken vergaderrituelen (zie ook paragraaf 7.2). Belangrijk is om niet te veel rituelen af te spreken. Eén tot drie rituelen is meer dan voldoende.
Stap 9
Na afloop deelt de organisator de notulen, aantekeningen, documenten en actiepunten op de Teams-site. Een belangrijk advies daarbij is om zo min mogelijk per e-mail te delen in verband met een ander verschijnsel van deze tijd (naast die van een vergadercultuur): een overvolle e-mailinbox.
Stap 10
Omdat het hier een zich herhalend overleg betreft, start ongeveer dezelfde overlegstructuur vanaf het begin opnieuw.