3. Het Handelsregister
Als financial wil je dat alle cijfers kloppen, zodat je risico’s kunt verkleinen en snel kunt schakelen. Daarvoor heb je betrouwbare en actuele informatie nodig. De KvK beheert meerdere registers die je hierbij kunnen ondersteunen. Het Handelsregister is het meest bekende KvK-register. Daarmee kun je eenvoudig controleren of een klant of zakenpartner is ingeschreven en wie bij die organisatie de touwtjes in handen heeft.
rechts- zekerheid
bedrijfs- activiteiten
Ondernemingen en rechtspersonen (zoals bv’s, nv’s en stichtingen) in Nederland zijn op grond van artikel 18 van de Handelsregisterwet verplicht om zich in te schrijven in het Handelsregister van de KvK. De wetgever verplicht de inschrijving om de rechtszekerheid te bevorderen. Door de inschrijving kun je snel zien met wie je organisatie te maken heeft, wie tekenbevoegd is, wie aansprakelijk is, en of er misschien sprake is van een faillissement. In het Handelsregister vind je onder meer de bedrijfsactiviteiten, de omvang van de onderneming, de handelsnaam, de contactgegevens, de oprichtingsdatum, de rechtsvorm, het aantal werknemers en (in de meeste gevallen) de functionarissen. Deze gegevens kun je voor verschillende doelen gebruiken.
De gegevens in het Handelsregister zijn openbaar en dus door iedereen te bekijken. Bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, kunnen ook de niet-openbare gegevens zien. Denk hierbij aan woonadressen, telefoonnummers, en afgeschermde bezoekadressen.
3.1 Inschrijven
De inschrijving moet een week voor of na de start van de bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Dit gebeurt via de link kvk.nl/inschrijven. En dat doe je als volgt:
- Klik op ‘Begin je inschrijving’.
- Kies de juiste rechtsvorm en doorloop de stappen.
- Vul de (online) formulieren volledig in.
- Maak een afspraak op een KvK-kantoor om de inschrijving definitief te maken. Neem een geldig identiteitsbewijs mee en als het nodig is een ander bewijs.
De afspraak maakt de ondernemer online door in te loggen met DigiD. Hij kiest zelf de datum, het tijdstip en de locatie.
Het is ook mogelijk om eerder bij de KvK langs te gaan voor de controle van de vooraf ingevulde gegevens en het identiteitsbewijs. Dit kan tot maximaal drie maanden voor de startdatum. Een afspraak kun je maximaal acht weken vooruitplannen.
3.1.1 Wie zorgt voor de inschrijving?
Het verschilt per rechtsvorm wie de inschrijving mag regelen bij de KvK. Zo schrijft de eigenaar van een eenmanszaak zelf zijn onderneming in bij de KvK.
Samenwerkingsverbanden
Een (beherend) vennoot of maat die als persoon bij de (commanditaire) vof of maatschap komt mag de inschrijving doen. Alle (beherend) vennoten of maten die personen zijn gaan mee naar de afspraak. Zijn de (beherend) vennoten of maten organisaties, dan moeten ze de formulieren invullen en doen deze samen met ander bewijs op de post. Alle vennoten mogen de (commanditaire) vof inschrijven. Deze beherend vennoten of maten hoeven geen afspraak te maken om langs te gaan bij KvK. Stille of commanditaire vennoten hoeven niet langs te gaan bij de KvK.
Besloten vennootschap en naamloze vennootschap
Voor de oprichting van een bv of nv maakt de notaris een oprichtingsakte op met daarin de statuten. Daarna zorgt hij meestal ook voor de inschrijving van de bv en de UBO’s in het Handelsregister (zie hoofdstuk 4).
Binnen twee weken na de inschrijving ontvangt de ondernemer per post een brief met het KvK-nummer (zie paragraaf 3.1.3). De KvK geeft de bedrijfsgegevens door aan de Belastingdienst. De ondernemer ontvangt dan een BTW-nummer en BTW-identificatienummer.
Sinds 1 januari 2024 is het voor ondernemers ook mogelijk om zelf hun bv digitaal op te richten. De notaris houdt overigens nog wel een grote rol. Zo moet hij nog steeds de identiteit van de ondernemer vaststellen, maar dat gebeurt dan volledig online. Dat geldt ook voor het ondertekenen van de oprichtingsakte. De digitale oprichting loopt via het online platform Digitaal Passeren dat beheerd wordt door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
Andere rechtsvormen
Net als de bv en nv regelt de notaris ook de inschrijving van een stichting, een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, een coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij en een Europese rechtsvorm. Men hoeft dus niet langs te gaan bij de KvK.
Buitenlandse vennootschap
Ook een buitenlandse vennootschap met een vestiging in Nederland moet zich inschrijven in het Handelsregister. De inschrijving mag worden gedaan door de bestuurder, de beheerder of de gevolmachtigde van de Nederlandse vestiging of door een Nederlandse notaris. De beheerder of de gevolmachtigde moet zich ook inschrijven in het Handelsregister. Voor de gevolmachtigde is een Nederlandse volmacht nodig met originele handtekeningen van de bestuurder(s), de beheerder of de gevolmachtigde.
3.1.2 Inschrijfvergoeding
Voor de inschrijving van een nieuwe onderneming of organisatie in het Handelsregister vraagt de KvK in 2026 om een eenmalige inschrijfvergoeding van € 85,15. Het tarief voor deze inschrijfvergoeding wordt jaarlijks aangepast. De aanpassing is afhankelijk van de inflatie. Nadat de ondernemer bij een KvK-kantoor is geweest om de inschrijving af te ronden, krijgt hij een e-mail met de factuur. De afzender is [email protected]. Gaat de inschrijving via de post en hoeft de ondernemer niet langs te gaan bij een KvK-kantoor? Dan ontvangt hij de factuur per post. De inschrijfvergoeding is overigens fiscaal aftrekbaar.
Je betaalt ook een inschrijfvergoeding bij voortzetting, overname, splitsing of fusie waarbij een nieuwe inschrijving in het Handelsregister ontstaat met een nieuw KvK-nummer.
3.1.3 Het KvK-nummer
Na de inschrijving ontvangt de ondernemer een KvK-nummer van acht cijfers. Dit unieke KvK-nummer laat zien dat een ondernemer officieel ingeschreven staat in het Handelsregister van de KvK.
Gebruik van KvK-nummer
Met het KvK-nummer kun je uitzoeken met wie je organisatie zakendoet. Het KvK-nummer moet dan ook staan op alle brieven, offertes, facturen, de bedrijfswebsite en in zakelijke e-mails van het bedrijf of de organisatie. Dit is wettelijk verplicht. Het KvK-nummer wordt ook vaak gebruikt bij:
- het afsluiten van bedrijfsverzekeringen;
- het afsluiten van (telefoon)abonnementen;
- het afsluiten van een lening voor je organisatie;
- het inkopen bij een groothandel;
- het openen van een zakelijke bankrekening.
Iedere onderneming heeft maar één KvK-nummer. Ook als die onderneming meer bedrijfsactiviteiten of bedrijfsnamen heeft.
3.1.4 Hoe zoek je een bedrijf in het Handelsregister?
Voordat je organisatie met een partij in zee gaat, kun je in het Handelsregister de gegevens controleren. Zo kun je veilig zakendoen. Je kunt bedrijven en organisaties in het Handelsregister gratis zoeken op de handelsnaam, het adres of het KvK-nummer. Deze ‘basisinformatie’ kun je gratis vinden. Wil je een document met uitgebreidere informatie, dan kost dat geld. Heb je maar een paar bedrijfsgegevens nodig, zoals het KvK-nummer of de rechtsvorm van een bedrijf? Gebruik dan de zoekbalk op kvk.nl.
Uittreksel
Heb je meer bedrijfsinformatie nodig? Denk bijvoorbeeld aan wie er tekenbevoegd is of wie de bestuurders en aandeelhouders zijn. Bestel dan een Handelsregister-uittreksel dat je online kunt inzien, maar ook digitaal of papier gewaarmerkt te verkrijgen is. In het uittreksel kan een bedrijf of organisatie ook laten opnemen dat reclame per post, e-mail of verkoop aan de deur of telefoon niet gewenst is. Sommige banken en de meeste groothandels vragen ook om een Handelsregister-uittreksel. Controleer voordat je een uittreksel bestelt of een digitale versie geaccepteerd wordt.
Onderzoek
Voor een uitgebreider onderzoek kun je tegen betaling ook andere documenten bestellen bij de KvK, zoals:
- jaarrekeningen;
- een overzicht van deponeringen;
- een overzicht van historische activiteiten (KvK Handelsregisterhistorie);
- relaties met andere bedrijven (Handelsregister concernrelaties).
Regiodata
Heb je een ondernemersrapport nodig over een bepaalde regio? Bekijk dan de KvK’s regiotools. Deze tools bundelen gegevens uit het Handelsregister en brengen met actuele cijfers regionale, economische ontwikkelingen in beeld. Met de regiodata van de KvK kun je dan ook op een eenvoudige wijze gebieden onderling vergelijken.
Gebruikt je organisatie vaak Handelsregisterdata? Dan kan het lonen om met de API’s (Application Programming Interfaces) van de KvK het Handelsregister te koppelen aan je eigen systemen, zoals het CRM-systeem. Je haalt dan automatisch actuele bedrijfsinformatie op. Dit scheelt tijd en fouten doordat je de gegevens niet meer handmatig invult.
Privacy en het Handelsregister
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt ook voor het Handelsregister. De AVG beschermt de privacy van personen. Denk hierbij aan de gegevens van personen die eigenaar zijn van een onderneming (zoals een eenmanszaak, vof, cv en maatschap) en gegevens van functionarissen (zoals bestuurders) van een rechtspersoon (zoals een bv, nv en stichting). Maar de KvK moet bepaalde persoonsgegevens wel openbaar maken. Er gelden bovendien andere regels voor mensen die ingeschreven staan in het Handelsregister. Zij mogen bijvoorbeeld niet vragen om hun gegevens uit het Handelsregister te laten weghalen (het ‘recht om vergeten te worden’).
Buitenland
Bedrijven en organisaties die alleen ondernemingen in het buitenland hebben, staan niet in het Handelsregister. Doet je organisatie zaken met een dergelijk bedrijf of dergelijke organisatie? Raadpleeg dan de buitenlandse registers op de website van de KvK. Daar vind je de informatie die je helpt om veiliger internationaal zaken te doen.