1.3 Laatste optie: groeien
meer werknemers
Naast de hiervoor besproken opties is er nog een vierde mogelijkheid: groeien. Naast meer werknemers aannemen om het groeiend aantal opdrachten te kunnen klaren, zijn er uiteraard ook andere redenen om te willen groeien. Denk dus eerst samen met de directie goed na over het doel van de groei en laat je daarbij adviseren (zie hoofdstuk 1).
1.3.1 De voorbereidende fase
netwerk
subsidiëren
Waarin wil je kantoor groeien: meer omzet, een groter klantenbestand, meer producten of diensten verkopen? Heb je het antwoord daarop, dan is de volgende vraag hoe je de groei van je kantoor wenst aan te pakken. Belangrijke vragen die je jezelf daarbij moet stellen zijn:
- Is mijn kantoor organisatorisch klaar voor een groei?
- Hoe ziet mijn netwerk eruit en hoe kan ik dit inzetten om mijn plan te realiseren?
- Wat is er nodig om je einddoel te bereiken? Moet ik investeren in personeel, bedrijfsmiddelen, huisvesting en digitalisering?
- Wil ik samenwerken met anderen? En zo ja, hoe ga ik de samenwerking vormgeven?
- Hoe ga ik mijn plannen financieren of subsidiëren?
- Welke financieringsvorm sluit het beste aan bij mijn plannen? Moet ik kijken naar een financieringsmix?
Hoewel je als financial al veel verstand zal hebben van een en ander op financieringsgebied kan het lonen om de hulp van een externe specialist in te schakelen.
1.3.2 Groeiplan maken
bedrijfsprofiel
Het antwoord op deze vragen leg je vast in een ondernemingsplan of beter gezegd groeiplan. Hiermee houd je focus op je doelen, creëer je overzicht. In het groeiplan moet je − net als in een ondernemingsplan − om te beginnen eerst een bedrijfsprofiel opnemen. In dit profiel bepaal je onder andere wat je missie is en welke bedrijfsdoelstellingen je hebt. Daarnaast omschrijf je de huidige situatie en waar je naartoe wil en wat de gevolgen zijn voor het personeel en de organisatie als geheel. Met de handvatten in hoofdstuk 3 kun je een groeiplan maken voor je kantoor.
1.3.3 Extra personeel en behoud personeel
salaris
Misschien is het oplossen van het personeelstekort de voornaamste reden voor jou om te willen groeien. Het personeelstekort zorgt bij een op de vier administratie- en -accountantskantoren ook voor een rem op de groei. Zo kunnen kleinere kantoren moeilijk accountants met drie tot vijf jaar ervaring vinden, omdat zij qua salarissen niet kunnen concurreren met de grote kantoren.
Profileren
arbeidsvoorwaarden
bedrijfscultuur
Zit je in hetzelfde schuitje? Dan zal je kantoor zich moeten onderscheiden op andere manieren, bijvoorbeeld door een betere werk-privébalans en meer variatie in werkzaamheden te bieden. De kans is groot dat je pas bepaalde acties kunt uitvoeren nadat je de arbeidsvoorwaarden hebt aangepast, nieuwe loopbaanpaden en ontwikkelmogelijkheden hebt geformuleerd of de bedrijfscultuur en het leiderschap hebt versterkt. Met strategische personeelsplanning breng je in kaart hoe het gewenste personeelsbestand er over een aantal jaar moet uitzien om jouw organisatie succesvol voort te zetten. Je leest hier meer over in hoofdstuk 4.
1.3.4 Werkprocessen automatiseren
automatisering
subsidie
Om de personeelsschaarste op te vangen zal je kantoor ook moeten investeren in automatisering en data-analyse. Automatiseer en digitaliseer routinematige werkzaamheden zoveel mogelijk. Dit verhoogt de efficiëntie, de kwaliteit en de concurrentiepositie. Daardoor komt ook meer tijd vrij om klanten te adviseren. Zo kunnen bankafschriften rechtstreeks in de administratie worden ingevoerd en kunnen gescande bonnen worden ingeboekt. Robotisering biedt meerwaarde bij routinematige werkzaamheden, bijvoorbeeld bij het controleren van zelfstandige subsidieaanvragen en het beoordelen van contracten in een databank.
Artificiële intelligentie
statistische verbanden
Ook andere vormen van innovatie kunnen meerwaarde hebben voor financials. Bijvoorbeeld bij artificiële intelligentie volgen systemen algoritmen, herkennen zij patronen en maken zij vervolgens beslissingen. Bij machine learning legt de computer autonoom statistische verbanden tussen data op basis van algoritmes. Het systeem hoeft dus niet geprogrammeerd te worden.
Data-analyse
Door het inzetten van (klant)data-analyse kun je dus interne processen optimaliseren en de klant nog beter van dienst zijn. Dit kan bijvoorbeeld door controlewerkzaamheden via artificiële intelligentie te laten uitvoeren of door bepaalde bestanden aan elkaar te koppelen. Deze technologieën kunnen je kantoor helpen bij het beter beheren, rapporteren en verzamelen van gegevens. In hoofdstuk 5 kun je lezen hoe je hier werk van kunt maken.
1.3.5 Bedrijfsovername
specialisatie
Het is ook verstandig om een strategische koers uit te zetten. Daarbij moet je kantoor ook een duidelijke keuze maken, bijvoorbeeld voor schaalvergroting door fusies en overnames of door specialisatie. Een kantoor kan zich bijvoorbeeld richten op een specifieke sector of een bepaalde dienstverlening, zoals samenstel- en advieswerk.
Koopprofiel
zoekcriteria
Afhankelijk van de groeifase waarin je kantoor zit, kan het interessant zijn om een ander kantoor over te nemen. Je moet dan wel duidelijk voor ogen hebben wat je wil bereiken met de overname. De volgende stap is een profiel maken van jouw gewenste kantoor met zoekcriteria, zoals branche, specialismes, bedrijfsomvang en positie in de keten en zeker niet onbelangrijk de bedrijfscultuur. Misschien ken je al een mogelijk geschikt kantoor uit je eigen netwerk.
Due diligence-onderzoek
kat in de zak
overnameprijs
Heb je een geschikt kantoor gevonden, dan begint het echte werk. Als koper wil je natuurlijk zo veel mogelijk te weten komen over de onderneming die je wilt overnemen. Zo kun je vooraf vaak voorkomen dat je een kat in de zak koopt. Je wilt vaststellen of de onderneming aan jouw verwachtingen voldoet, welke risico’s aan de overname zitten en wat een redelijke overnameprijs is. Een volledig onderzoek naar juridische, fiscale, financiële en commerciële aspecten biedt jou als koper meer zekerheid. In hoofdstuk 6 komen de belangrijkste onderdelen van dit due diligence’-onderzoek aan bod.
Vóór de koop moet je nog de volgende afweging maken: Koop je de hele onderneming of slechts een deel? En hoeveel geld heb je beschikbaar voor de overname?
1.3.6 Rechtsvormen en fiscale gevolgen
aansprakelijk
Bij de oprichting van je onderneming is er een rechtsvorm gekozen die toen het beste aansloot op de situatie. En die rechtsvorm bepaalt onder meer de (privé-)aansprakelijkheid voor schulden en belastingverplichtingen. Misschien past de huidige rechtsvorm door de groei in omzet of het aantal werknemers niet meer bij je kantoor. In dat geval is het verstandig om de rechtsvorm te wijzigen. Er zijn verschillende faciliteiten waardoor dit zonder belastingheffing kan. Welke dat zijn lees je in hoofdstuk 7.
Past de bedrijfsruimte bij je groeiambities?
bedrijfspand
thuiswerken
verhuizen
Als je de komende jaren veel meer werknemers moet aantrekken om een groei bij te benen, moet je daar ook bij de grootte van het bedrijfspand rekening mee houden. Een grotere ruimte kopen of huren is overigens niet altijd nodig. Omdat werknemers tegenwoordig veel meer thuis -werken dan vroeger, zijn bedrijfspanden op sommige dagen nog niet eens voor de helft gevuld. Misschien kun je zelfs verhuizen naar een kleinere en vaak ook goedkopere locatie met flexplekken. Houd daarbij de plannen en doelstellingen van je onderneming voor de lange termijn wel in je achterhoofd.
1.3.7 Financiering
lening
Om jouw groeiambities te verwezenlijken is financiering nodig. Er zijn allerlei mogelijkheden, zoals bankfinanciering, non-bancaire financiering en subsidies, of een combinatie hiervan. In hoofdstuk 8 zetten we deze voor je op een rij. Bij het afsluiten van een lening komen er ook verplichtingen kijken. Kijk daarom eerst of je binnen jouw eigen bedrijf geld vrij kunt maken. Denk aan eigen geld of het doorvoeren van besparingsmogelijkheden. Ook het verbeteren van het debiteuren- en crediteurenbeheer kan geld opleveren.