7.2 Thuiswerkvergoeding
per dag of dagdeel
Thuiswerken brengt extra kosten voor werknemers met zich mee. Je onderneming mag ze hiervoor een gericht vrijgestelde vergoeding geven van maximaal € 2,40 per thuisgewerkte dag of dagdeel (bedrag 2025).
Vast
evenredig toepassen
Onder voorwaarden mag je onderneming de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding als vaste onbelaste vergoeding geven. De werknemer moet hiervoor op minstens 128 dagen per kalenderjaar thuiswerken, en dan kun je hem een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding geven voor 214 werkdagen per jaar. Deze aantallen moet je evenredig toepassen als de werknemer op minder dan vijf dagen per week thuiswerkt of de dienstbetrekking start of stopt in de loop van het betreffende kalenderjaar.
minstens
Dus stel dat een werknemer van zijn vijf werkdagen per week er vier thuiswerkt en één op kantoor (of dat hij slechts vier dagen per week werkt, en dat thuis doet). Dan moet hij minstens 4/5 × 128 = 102 dagen op kalenderjaarbasis thuiswerken. Nu dat het geval is, mag je hem een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding geven van 4/5 × 214 × € 2,40 = € 410,88 op jaarbasis, zijnde € 34,24 per maand.
Het is erg belangrijk om de afspraken met werknemers over thuiswerken goed vast te leggen. Een handig overzicht van de onderwerpen die bij die vastlegging kunnen spelen, vind je op rendement.nl/salarisdossier.
Herberekenen
van tijd tot tijd toetsen
Als de werknemer de thuiswerkvergoeding als vaste vergoeding ontvangt, moet je niet vergeten die van tijd tot tijd opnieuw aan de voorwaarden te toetsen of te herberekenen bij verandering van de situatie.
als dat het geval is
Dus stel dat de werknemer uit het voorbeeld hiervoor per 1 juli nog maar twee dagen per week thuiswerkt en drie op kantoor. Dan moet je bekijken of nog steeds aan de 128-dagenregeling wordt voldaan om de vaste thuiswerkvergoeding onbelast te kunnen geven. Je moet dus toetsen of de werknemer in de maanden juli tot en met december minstens 6/12 × 2/5 × 128 = 25 dagen thuiswerkt. Als dat het geval is, mag je hem een onbelaste thuiswerkvergoeding geven over genoemde maanden van 6/12 × 2/5 × 214 × € 2,40 = € 102,72, zijnde € 8,56 per maand.
eenzelfde werkdag
Op rendement.nl/salarisdossier vind je een handige tool om de vaste thuiswerkvergoeding mee te berekenen.
Tegelijk
andere zakelijke kilometers
werkdag
Je mag voor eenzelfde werkdag niet de gerichte vrijstelling voor reiskosten én voor thuiswerken toepassen. Dat is alleen anders als de werknemer eenzelfde werkdag deels thuiswerkt en een zakelijke (dienst)reis – niet zijnde woon-werkverkeer – maakt. Dan mag je wel de reiskosten en thuiswerkkosten tegelijk gericht vrijgesteld vergoeden tot de gestelde maxima. Maar bij andere zakelijke kilometers zijn de twee gerichte vrijstellingen dus niet tegelijk mogelijk. Ook als de werknemer zo’n gemengde werkdag gebruikmaakt van vervoer vanwege de werkgever – denk aan een ov-abonnement of auto van de zaak – om naar de vaste plaats van werkzaamheden te reizen, is een gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerken niet mogelijk.
Kiezen: reiskosten óf thuiswerken vergoeden
wenselijker
Voor een werkdag waarop een werknemer zowel (deels) thuiswerkt als zakelijk naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, moet je onderneming de keuze maken of de reiskosten of thuiswerkkosten onbelast worden vergoed. Hierbij spelen diverse factoren een rol, zoals de enkelereisafstand van de zakelijke reis. Is die 5,2 kilometer of minder, dan is de maximaal gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding lager dan de maximaal gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding. Bij een grotere reisafstand is dat juist andersom. Het is aan je onderneming om te bepalen wat wenselijker is: om zo min mogelijk kosten te maken of om de werknemer een zo hoog mogelijk gericht vrijgestelde vergoeding te geven.