6.2 Oorzaken van wanbetaling
niet altijd onwil
Te late betaling vloeit niet altijd voort uit onwil of onmacht. Sterker nog, uw onderneming kan ook zelf tekort zijn geschoten, bijvoorbeeld omdat u een klacht niet afhandelde of een factuur niet of naar het verkeerde adres verzond. Tot slot zijn er dan ook nog de ‘echte’ wanbetalers, de debiteuren die met opzet (veel) te laat of helemaal niet betalen.
Uitblijvende betalingen als gevolg van surseance van betaling of een (naderend) faillissement zijn soms te voorkomen. U kunt immers vóór het moment van leveren betrouwbare kredietinformatie inwinnen.
Administratie
controle
Zoals aangegeven kan het betalingsprobleem ook heel goed bij uw eigen onderneming liggen. Zorg er daarom voor dat uw administratieve organisatie goed op orde is. Hiervoor moet u ook adequate controlemechanismen in uw administratie inbouwen. Een goede administratie begint immers bij een gedegen documentatie. U moet in staat zijn snel na te gaan of een niet-betalende klant terecht in gebreke blijft of niet. Ga na of er een klacht loopt en anticipeer op de mogelijke oorzaken daarvan.
Documenten
kopieën
Als uw onderneming een herinnering stuurt, kan het van pas komen kopieën van een orderbevestiging, een getekende offerte of eerder verzonden factuur mee te sturen. U moet deze documenten dan wel uit uw administratie kunnen halen.
overleg
proactief
Uw klant hoeft dan niet zelf te gaan zoeken naar onderliggende documenten en zal eerder bereid zijn te gaan betalen. Overleg met betrokken afdelingen en medewerkers over de geleverde producten of de verrichte diensten. Als u vervolgens vaststelt dat de factuur correct is en er geen sprake is van niet-afgehandelde vragen of klachten, ligt de oorzaak van het betalingsprobleem bij de klant. Met deze aanpak laat uw onderneming zien dat het debiteurenbeleid op orde is en dat u proactief te werk gaat als de afnemers in gebreke blijven.