5.1 De jaarrekening
jaarverslag
deponeringseisen
Sommige rechtsvormen zijn op grond van artikel 2:210 van het Burgerlijk Wetboek (BW) verplicht om een jaarrekening op te stellen, waarin het financiële overzicht van het afgelopen boekjaar staat. De jaarrekening vormt als onderdeel van het jaarverslag het financiële sluitstuk. De jaarrekening geeft weer of de gewenste resultaten behaald zijn en of hiervoor meer of minder middelen nodig zijn geweest dan verwacht. Standaard bevat een jaarrekening een balans, de winst-en-verliesrekening met een toelichting daarop en eventuele overige gegevens. Op rendement.nl/fadossier vind je een checklist met de verplichte onderdelen van een jaarrekening, de deponeringseisen en een voorbeeld van een inhoudsopgave van een jaarrekening.
Jaarrekeningregimes
rechtspersoon
criteria
Hoe de jaarrekening er precies uit moet zien, is afhankelijk van de grootte van de onderneming. Er zijn vier jaarrekeningregimes: een regime voor micro-, kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Het is daarom handig om eerst vast te stellen onder welke categorie je organisatie valt. Een rechtspersoon wordt ingedeeld in één van de onderstaande categorieën, als op twee opeenvolgende boekjaren wordt voldaan aan minstens twee van de drie criteria.
| Micro | Kleine | Middelgroot | Groot | |
| Balans-totaal | ≤ € 450.000 | ≤ € 7,5 miljoen | ≤ € 25 miljoen | > € 25 miljoen |
| Netto-omzet | ≤ € 900.000 | ≤ € 15 miljoen | ≤ € 50 miljoen | > € 50 miljoen |
| Werk-nemers | < 10 FTE | < 50 FTE | < 250 FTE | ≥ 250 FTE |
vrijstelling
Kwalificeert je organisatie als een kleine of micro-onderneming, dan hoef je minder informatie op te nemen in de jaarrekening. Dit is het gevolg van een aantal vrijstellingen. Kijk op rendement.nl/fadossier voor alle vrijstellingen.
5.1.1 Wie moeten een jaarrekening deponeren?
openbaar maken
vof
stichting
buitenlandse rechtspersoon
uittreksel
Artikel 2:394 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat rechtspersonen de jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling openbaar moeten maken. Dit gebeurt door deponering van de jaarrekening bij het Handelsregister. De volgende rechtsvormen zijn wettelijk verplicht om de jaarrekening op tijd, volledig en juist bij de KvK te deponeren:
- besloten vennootschappen;
- naamloze vennootschappen;
- coöperaties;
- onderlinge waarborgmaatschappijen;
- vof´s en cv´s waarvan alle beherend vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn;
- verenigingen en stichtingen met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 7,5 miljoen per jaar omzetten;
- buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren;
- ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen. Zij moeten een jaarrekening deponeren volgens de Nederlandse regels én een jaarrekening volgens de regels van het herkomstland. Ze moeten ook een uittreksel uit het buitenlandse register deponeren;
- organisaties in enkele specifieke branches waaronder pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.
Een pensioen-bv of stamrecht-bv hoeft geen jaarrekening te deponeren, als deze in de bedrijfsklasse ‘klein’ of ‘micro’ valt én geen winst als doel heeft. Als een organisatie ervoor kiest geen jaarrekening te deponeren moet zij wel altijd een accountantsverklaring deponeren.
Regels voor bv’s
bestuur
aandeel-houders
uitstel
De regels voor deponeren hangen af van de rechtsvorm van de onderneming. Maar voor alle rechtsvormen geldt dat de jaarrekening binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd moet zijn bij de KvK. Bij een bv gaat dat als volgt. Het bestuur van de bv maakt de jaarrekening en stuurt die binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar naar de aandeelhouders. De aandeelhouders geven het bestuur maximaal vijf maanden uitstel als er bijzondere omstandigheden zijn. Zijn er geen bijzondere omstandigheden, maar de jaarrekening is nog niet klaar of de controle door de accountant kost meer tijd? Dan hebben de aandeelhouders maximaal twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Is het boekjaar een kalenderjaar, dan moet je de jaarrekening uiterlijk 8 augustus (vijf maanden + twee maanden + acht dagen) deponeren. Heeft het bestuur van de bv maximaal uitstel gekregen? Dan is dit 31 december (vijf maanden + vijf maanden + twee maanden).
Uitzondering
vaststellen
deponeer-datum
Als alle aandeelhouders ook bestuurders zijn, dan is de jaarrekening meestal vastgesteld zodra alle bestuurders en commissarissen die hebben ondertekend. De twee maanden om de jaarrekening vast te stellen tellen dan niet. Dit betekent dat je de jaarrekening dan deponeert binnen tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar. Dan is de uiterste deponeerdatum, dus 8 november (tien maanden + acht dagen). De deponeringsplicht geldt overigens tot de datum dat de rechtspersoon wordt opgeheven.
Niet op tijd deponeren is een economisch delict. De bestuurder kan hiervoor een boete krijgen of het Openbaar Ministerie kan een rechtszaak tegen hem beginnen. Bovendien kan hij aansprakelijk gesteld worden als hij niet op tijd deponeert en zijn onderneming failliet gaat.
Dochterbedrijven
aansprakelijk
groeps- vrijstelling
jaarrekening
Een dochterbedrijf hoeft onder de onderstaande voorwaarden geen eigen jaarrekening te deponeren:
- De moedermaatschappij stelt zich aansprakelijk voor schulden van het dochterbedrijf met een aansprakelijkheidsverklaring (artikel 2:403 BW). Om gebruik te kunnen maken van deze concern- of groepsvrijstelling moet je deze 403-verklaring deponeren bij de KvK.
- De leden of aandeelhouders hebben na de aanvang van het boekjaar en voor de vaststelling van de jaarrekening schriftelijk verklaard met afwijking van de voorschriften in te stemmen. Deze instemmingsverklaring moet elk jaar opnieuw gedeponeerd worden bij de KvK.
- De moedermaatschappij deponeert een groepsjaarrekening (geconsolideerde jaarrekening) waarin de cijfers van het dochterbedrijf zijn opgenomen.
Je deponeert de aansprakelijkheid-, instemmings- en accountantsverklaring via de post naar dit adres: KvK, Backoffice Verklaringen, Postbus 1544, 3000 DP Rotterdam. De instemmings- of accountantsverklaring kun je ook deponeren door te mailen naar [email protected].
5.1.2 Hoe deponeer je de jaarrekening?
bedrijfsklasse
SBR
Hoe je de jaarrekening deponeert, hangt af van de bedrijfsklasse. Ondernemingen in de klasse micro en klein zijn verplicht om hun jaarrekening digitaal te deponeren bij de KvK. Dit kan via SBR-software (Standard Business Reporting), maar ook via het online portaal ‘Zelf Deponeren Jaarrekening’ van de KvK. Dit portaal werkt met handmatige invoer, maar is gebaseerd op SBR.
(Middel)groot
XBRL-tool
Ondernemingen in de klasse middelgroot en groot moeten meer informatie deponeren. Dit gebeurt doorgaans met gespecialiseerde software. Bij de meeste SBR-software is een PKIoverheid-certificaat nodig om de jaarrekening digitaal te verzenden. Heeft je organisatie geen SBR-software en valt ze in de klasse middelgroot? Dan kun je een XBRL-jaarrekening opstellen en deponeren met de XBRL-tool van de KvK. Hiervoor is geen PKIoverheid-certificaat nodig. Er zijn overigens plannen om de XBRL-tool te vervangen door een nieuwe uploadfunctionaliteit. Wanneer dat zal zijn is nog niet bekend. Grote ondernemingen moeten hun jaarrekening deponeren via SBR-software en met een PKIoverheid-certificaat. Kijk voor meer uitleg op rendement.nl/fadossier.
De KvK registreert de documenten die je aanlevert, maar controleert de inhoud niet. Blijkt er na vaststelling van de jaarrekening sprake te zijn van een ernstige fout of tekortkoming? Dan moet je hierover een mededeling in het Handelsregister deponeren. Dit is een désaveuverklaring.