5.2 Algemene voorwaarden
kleine lettertjes
rechtbank
Bij elke overeenkomst hoort een bijlage met algemene voorwaarden. Deze voorwaarden worden ook wel de ‘kleine lettertjes’ genoemd. Je kunt de algemene voorwaarden van je organisatie bij de KvK of de rechtbank deponeren. Voor het deponeren bij de KvK betaal je € 21,70 (bedrag in 2026) per document per kalenderjaar. Je betaalt een deponering altijd per lopend jaar en dit gaat in vanaf de deponeringsdatum. Voor het deponeren bij de rechtbank betaal je € 135 (bedrag in 2026) griffierecht. Voor het opvragen van de algemene voorwaarden worden geen kosten berekend.
Ieder document telt als een aparte deponering. Als je bijvoorbeeld je algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden in het Nederlands en Engels deponeert, betaal je dus in totaal voor vier deponeringen.
Bewijsfunctie
telefonische verkoop
Het deponeren van de algemene voorwaarden bij de KvK is niet verplicht, maar het kan wel verstandig zijn als je organisatie de voorwaarden niet aan de klant kan overhandigen, bijvoorbeeld in het geval van telefonische verkoop. Op die manier kan je klant ze toch opvragen en inzien. Door de algemene voorwaarden te deponeren bij de KvK voorkom je ook dat er discussie ontstaat over welke voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam. Dit heeft dus ook een bewijsfunctie.
Vereisten
Let wel erop dat de KvK je algemene voorwaarden niet controleert. Deponering betekent dus niet dat je algemene voorwaarden ook aan alle wettelijke eisen voldoen. Wil je weten wat je wel of juist niet moet zetten in de algemene voorwaarden? Gebruik dan de checklist op rendement.nl/fadossier.
5.2.1 Hoe deponeer je de algemene voorwaarden?
lettergrootte
bedrijfsnaam
Je deponeert de algemene voorwaarden als volgt:
- Lever per voorwaarden en per vertaling een apart document op A4-formaat in.
- Maak de voorwaarden op in een Word- of PDF-bestand. Zorg ervoor dat de tekst duidelijk leesbaar is. De lettergrootte mag niet kleiner zijn dan Arial 10.
- Voorzie het document van de bedrijfsnaam (deze bedrijfsnaam moet gelijk zijn aan de naam waarmee je organisatie is ingeschreven in het Handelsregister).
- Stuur het document naar het volgende e-mailadres: [email protected].
deponeringsdatum
De datum waarop de KvK je mail ontvangt, geldt als de deponeringsdatum. Zodra de deponering is geadministreerd ontvang je een bevestigingsbrief met de datum van deponering en een factuur.
Neemt je organisatie een al bestaande onderneming over waarvan de algemene voorwaarden al gedeponeerd zijn bij de KvK? Dan vervallen de eerder ingediende algemene voorwaarden. Je organisatie is zelf verantwoordelijk om in dat geval nieuwe algemene voorwaarden te deponeren.
5.2.2 Hoe geef je wijzigingen door?
vervanging
Als je wijzigingen wilt doorgeven, moet je de volledig nieuwe versie van de algemene voorwaarden deponeren bij de KvK. Vermeld bij het deponeren duidelijk dat het gaat om de vervanging van de reeds gedeponeerde algemene voorwaarden. Er zijn geen extra kosten verbonden aan het wijzigen van algemene voorwaarden.
Wil je de deponering stopzetten, geef dit dan vóór de verlengingsdatum door. De verlengingsdatum is gelijk aan de deponeringsdatum. Je zet je deponering stop door een e-mail te sturen naar [email protected] met als onderwerp: ‘Stopzetting algemene voorwaarden’.