6. Fraude onderzoeken

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: augustus 2022

Bij vermoedens van fraude, diefstal of bedrog kunt u niet zomaar iemand beschuldigen. U heeft echt bewijs en feiten nodig. Als u werknemers, klanten of relaties gaat onderzoeken, moet u onder meer rekening houden met de privacywetgeving. Houdt u zich niet aan de (privacy)regels, dan riskeert u een forse boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

voorzichtig

Objectiviteit en voorzichtigheid; dat zijn de sleutelwoorden bij elk onderzoek. In dit hoofdstuk vindt u de verschillende middelen die u van dienst kunnen zijn bij een fraudeonderzoek. Dat kan best lastig zijn als u een bekende vermoedt van fraude. In zo’n geval is het verstandig om een extern onderzoeksbureau in te schakelen (zie hoofdstuk 7).

6.1 Mystery shopper

Als een leidinggevende vermoedt dat een verkoopmedewerker artikelen buiten de kassa om verkoopt, kunt u proberen om diegene op heterdaad te betrappen door iemand – uiteraard anoniem – voor klant te laten spelen. U schakelt dan een mystery shopper in. Proefaankoop Met een zogenoemde proefaankoop kunt u controleren of de werknemer zich aan de nodige...

6.2 Financieel onderzoek

Bent u binnen uw onderneming op onregelmatigheden gestuit die verder onderzoek verdienen? U kunt dan misschien zelf een uitgebreid boekenonderzoek doen, waarbij u niet alleen de cijfertjes op juistheid controleert, maar ook de economische werkelijkheid hierachter blootlegt. De cijfers kunnen immers gemanipuleerd zijn zodat ze lijken te kloppen...

6.3 Digitaal onderzoek

Veel werkprocessen ondergaan op verschillende momenten een geautomatiseerde verwerking. Een werknemer vraagt iets digitaal aan, verwerkt een order, mailt een klant of pleegt overleg via zijn mobiele telefoon. Als u fraude op het spoor bent, kunt u deze bronnen zo goed mogelijk proberen te doorzoeken. Niet alle informatie blijft opgeslagen of is...

6.4 Observeren

U kunt een werknemer (laten) observeren als standaard controlemiddel, maar ook als u hem verdenkt van fraude. Elke situatie vraagt om een eigen aanpak. Soorten observaties Zo kunt u bij kassa’s camera’s laten plaatsen als waarschuwing voor mensen van buitenaf met een criminele inslag én om uw onderneming te beschermen tegen interne fraude. Het...

6.5 Afluisteren of opnemen

Telefoongesprekken tussen een werknemer en een ander afluisteren of opnemen is alleen toegestaan als u minder ingrijpende middelen heeft uitgeput en u geen andere optie ziet. Bovendien moet de OR hiermee instemmen. Ook moet u uw werknemers en hun gesprekspartners van tevoren informeren dat het gesprek wordt opgenomen. Voor in het geheim...

6.6 Internet en e-mail

Werknemers kunnen internet en e-mail misbruiken om gevoelige informatie te lekken. Het e-mail- en internetgebruik van werknemers mag u controleren als er een internet- en  e-mailprotocol is. Ook moeten ze weten dat controle mogelijk is. U moet daarbij de belangen van uw werknemers afwegen tegen die van uw onderneming. Bovendien moet u vooraf een...

6.7 Verhoren

Met een ondervraging wilt u specifieke informatie boven water krijgen en dit vergt voorbereiding en de nodige tact. Overweeg bij ernstige vermoedens van fraude om een specialist in interviewtechnieken aan te laten schuiven. Afhankelijk van de fase waarin u verkeert, kunt u voor een advocaat of een recherchebureau kiezen. Hiermee verkleint u de...

U bent hier