6.1 Controlefasen

drie opeenvolgende fasen

De controles rond de aangiften loonheffingen van je onderneming vinden in drie opeenvolgende fasen plaats. Als je loonaangifte de ene fase doorkomt, gaat de aangifte door naar de volgende fase.

Fase 1

direct na indienen

opnieuw aangifte doen

Controlefase 1 vindt meestal direct plaats na het indienen van de aangifte loonheffingen, en anders in elk geval binnen 24 uur. In deze eerste fase controleert de Belastingdienst of je aangiftebericht aan de technische eisen voldoet en of er een geldig certificaat is gebruikt (zie ook paragraaf 2.2). Als dat niet het geval is, krijg je een foutmelding en wordt je aangifte niet geaccepteerd. Je onderneming heeft dan feitelijk geen loonaangifte gedaan. Je moet de fout(en) herstellen en opnieuw aangifte doen. Als alles in orde is, gaat je aangifte door naar fase 2.

In welke vorm je een foutmelding op je scherm te zien krijgt, hangt af van de aangiftesoftware die je onderneming gebruikt. Datzelfde geldt voor de melding dat je aangiftebericht is geaccepteerd voor verdere behandeling.

Fase 2

logische fouten

melding

Controlefase 2 vindt meestal direct na de eerste controlefase plaats, en anders binnen 72 uur na indiening van de loonaangifte. In deze fase controleert de Belastingdienst op zogeheten logische fouten, bijvoorbeeld:

• of het aangiftetijdvak bestaat (het tijdvak 2 januari tot en met 31 januari bestaat bijvoorbeeld niet);
• of er letters in velden staan waar cijfers horen;
• of de opgegeven inkomstenverhoudingen uniek zijn;
• of de ingevulde data bestaan (de datum 31 juni bestaat bijvoorbeeld niet);
• of de aangifte telfouten bevat.

alsnog niet geaccepteerd

Als bij deze controle alles in orde blijkt, krijg je daar melding van. Worden er echter fouten geconstateerd, dan krijg je een foutmelding. Je aangiftebericht wordt dan (alsnog) niet geaccepteerd en je onderneming heeft feitelijk geen loonaangifte gedaan. Je moet de fout(en) dan herstellen en opnieuw aangifte doen. Het kan zijn dat de fiscus de geconstateerde fouten niet digitaal aan je onderneming kan doorgeven. In dat geval zal de Belastingdienst je hierover bellen en ontvang je daarna een brief met de gemaakte afspraken.

aangifte verwerken

gevolg van controle

Als je loonaangifte door de tweede controlefase heen komt, kan de fiscus de aangifte verwerken. Daar krijg je dan melding van. Je kunt via ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’ terugzien dat je loonaangifte is ontvangen en geaccepteerd. Je moet hiervoor inloggen met DigiD of eHerkenning, afhankelijk van of het om een eenmanszaak gaat of niet.

Fase 3

nog fouten ontdekken

Controlefase 3 vindt plaats binnen twee weken na verloop van de aangiftetermijn, maar ook daarna zijn er nog verschillende controlemomenten mogelijk. Enerzijds voert de Belastingdienst verdere controles uit en anderzijds doet UWV dat. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld naar aanleiding van een boekenonderzoek nog fouten in loonaangiften van je onderneming ontdekken. In dat geval ontvangt je onderneming hierover een brief met een correctieverplichting (zie ook paragraaf 7.2).

eventuele fouten

op een later moment

Na afloop van de aangiftetermijn controleert UWV de werknemersgegevens uit je loonaangifte. UWV geeft eventuele fouten door aan de Belastingdienst en die stuurt je onderneming hierover een brief met een foutenrapport (zie ook paragraaf 6.2). Je loonaangifte wordt door deze controles dus niet (alsnog) afgewezen maar je moet de betreffende aangifte(n) dan corrigeren.

welke actie

Ook op een later moment kan UWV aan de hand van de polisadministratie ontdekken dat er nog fouten in de werknemersgegevens zitten, bijvoorbeeld op het moment dat er een uitkering voor een (ex-)werknemer moet worden berekend. Ook in dat geval ontvangt je onderneming hierover een brief van de Belastingdienst met welke actie er verder van je onderneming wordt verwacht.

Correcties

afkeuren

De Belastingdienst kan ook een correctiebericht dat je met een aangifte loonheffingen meestuurt of een losse correctie die je indient – zie ook paragraaf 7.2 – afkeuren. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij een los correctiebericht als deze manier van corrigeren niet is toegestaan in de betreffende situatie. Of als je een correctie meestuurt met een loonaangifte voor een aangiftetijdvak waarvoor je onderneming nog geen loonaangifte heeft gedaan.