6.2 Soorten controles
in de controlefasen
aangiftebericht
In de controlefasen die in de vorige paragraaf zijn behandeld, worden verschillende soorten controles uitgevoerd door de Belastingdienst en UWV. Deze mogelijke controles komen hierna aan bod:
- technische controles;
- validatiecontroles op het aangiftebericht;
- consistentiecontroles op het aangiftebericht;
- vergelijkende controles met andere gegevensbronnen;
- controles op inhoudelijke juistheid.
Technisch
De technische controles hebben betrekking op het transport, de beveiliging, encryptie en compressie van je aangiftebericht. Hierbij zijn twee uitkomsten mogelijk:
- Je ontvangt een ‘responsemessage’ van het type ‘error’: je aangiftebericht wordt niet verwerkt. Je moet de aangegeven fout(en) herstellen en opnieuw aangifte doen.
- Je ontvangt een ‘responsemessage’ van het type ‘acknowledgement’: er zijn geen technische fouten (meer) aangetroffen. De fiscus neemt je aangifte in behandeling.
Gebruikt je onderneming (gekochte of zelfontwikkelde) aangiftesoftware, dan vindt de technische controle direct bij indiening van de loonaangifte plaats (‘aan de poort’).
Validatie
XML-bericht
aangeleverde waarden
Je bent verplicht de aangifte loonheffingen elektronisch te doen; dit betekent dat je onderneming een XML-bericht verstuurt. Bij de validatiecontroles wordt vastgesteld of het ingezonden XML-bericht valide is, oftewel voldoet aan de eisen die zijn vastgelegd in het XSD (XML Schema Definition). Er wordt gecontroleerd:
- of de juiste (technische) rubrieksnamen zijn gebruikt;
- of de volgorde en hiërarchie van de rubrieken klopt;
- of de onconditionele verplichtstelling van rubrieken is nageleefd;
- of de aangeleverde waarden voldoen aan de gestelde formaat- en domeineisen.
12 tekens
Bij een validatiecontrole wordt bijvoorbeeld gekeken of het loonheffingennummer is ingevuld (aangezien dat verplicht is) en of dit met 12 tekens is opgegeven (de eerste negen numeriek, de tiende de letter ‘L’ en de laatste twee numeriek en ongelijk aan ‘00’).
herstellen
Als je een ‘responsemessage’ van het type ‘error’ ontvangt, verwerkt de fiscus je aangiftebericht niet, omdat het niet valide is. Je moet de geconstateerde fout(en) – een teken van programmeerfouten in de gebruikte software – (laten) herstellen en opnieuw loonaangifte doen.
onderlinge samenhang
Gebruikt je onderneming het aangifteprogramma van de Belastingdienst, dan krijg je tijdens het invullen van de loonaangifte al melding van eventuele fouten. Je kunt de aangifte dan pas indienen na herstel daarvan. Afwijzing van een ingediende aangifte speelt daar dus niet bij.
Consistentie
of optellingen kloppen
De consistentiecontroles hebben betrekking op de onderlinge samenhang tussen de rubrieken binnen je aangiftebericht. Het gaat hierbij onder meer om de conditionele verplichtstelling, rekenkundige samenhang en uniciteit (geen dubbele sleutels). Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd:
- of er een personeelsnummer is aangeleverd als er geen burgerservicenummer (BSN) voor een werknemer is ingevuld;
- of de afgeronde optellingen van de werknemersgegevens kloppen met de corresponderende bedragen in het collectieve deel van de loonaangifte;
- of tijdvakken, inkomstenverhoudingen en inkomstenperioden niet dubbel zijn aangeleverd.
elfproef
Naast de controle op consistentie worden ook enkele controles uitgevoerd die niet eerder uitvoerbaar zijn, zoals de ‘elfproef’ op het BSN.
Fouten die de Belastingdienst bij deze controles constateert, zijn ook een teken van fouten in de gebruikte softwareprogramma’s. Je krijgt dan een ‘responsemessage’ van het type ‘error’ en je aangiftebericht wordt niet verwerkt. De aard en locatie van de fout(en) worden hierbij aangegeven, zodat je deze kunt (laten) herstellen en opnieuw aangifte kunt doen.
Bij de geautomatiseerde controles rond de loonaangifte controleert de Belastingdienst niet álle werknemersgegevens. Dat kan betekenen dat er gegevens bij UWV terechtkomen die niet kloppen. Hierop kan de fiscus of UWV dan later nog terugkomen.
Vergelijkend
Bij vergelijkende controles wordt je aangiftebericht getoetst aan andere gegevensbronnen. Zulke bronnen zijn bijvoorbeeld de basisregistratie personen (BRP) van de gemeente, de polisadministratie van UWV en de werkgeversadministratie van de Belastingdienst. Er vindt ook controle plaats met tabellen die onafhankelijk van de aangiftespecificaties worden beheerd, zoals de cao-codelijst van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). En er vinden een aantal bericht-intrinsieke controles plaats.
aangifteplicht
Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd:
- of er voor het aangeleverde tijdvak een aangifteplicht is;
- of een aangeleverd BSN daadwerkelijk in gebruik is;
- of de opgegeven nationaliteit voorkomt op de nationaliteitentabel van de BRP;
- of de aangegeven cao-code voorkomt op de cao-codelijst van SZW.
klantcontact
instructie
Constateert de fiscus bij vergelijkende controles fouten, dan is de berichtgeving hierover afhankelijk van de locatie:
- in de collectieve gegevens: je wordt via direct klantcontact op de hoogte gesteld van de fout(en), waarbij afspraken worden gemaakt over de afhandeling ervan;
- in de werknemersgegevens: je wordt via een brief – een zogeheten ‘foutenrapport’ – op de hoogte gesteld van de fout(en), inclusief instructie om deze te herstellen en in de toekomst te voorkomen, maar je aangiftebericht wordt niet afgewezen.
overige juistheid
Je kunt een toelichting bij het foutenrapport downloaden via belastingdienst.nl, door te zoeken op ‘Toelichting foutmeldingen werknemersgegevens aangifte loonheffingen’. De Belastingdienst past deze toelichting soms gedurende het kalenderjaar aan.
Inhoudelijk
juiste premiepercentages
De inhoudelijke controles hebben betrekking op de overige inhoudelijke juistheid van de aangiften loonheffingen van je onderneming. Deze controles vinden dus plaats nadat je loonaangiften zijn verwerkt door de Belastingdienst. Er wordt dan gecontroleerd of is voldaan aan de (nog niet gecontroleerde) condities, of de aangeleverde gegevens een juiste weergave van de werkelijkheid zijn en of je onderneming wet- en regelgeving op de juiste wijze heeft toegepast. Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd:
- of de juiste premiepercentages zijn toegepast bij berekening van de loonheffingen;
- of alle werknemers in de loonaangifte zijn opgenomen.
Als er fouten worden geconstateerd, stelt de Belastingdienst je onderneming hiervan op de hoogte.
Bij geconstateerde inhoudelijke fouten kan de Belastingdienst kiezen voor één of meer van deze maatregelen: schriftelijk of telefonisch contact opnemen, een correctieverplichting opleggen, een naheffingsaanslag opleggen en een boekenonderzoek uitvoeren.
Praktijk
vaak gemaakt
ongeldige code
indicatie staat op N(ee)
niet juist ingevuld
Er zijn bepaalde fouten in de aangifte loonheffingen die in de praktijk vaak worden gemaakt. Hierna een opsomming van zulke fouten, zodat je daar extra alert op kunt zijn!
- Er is geen of een ongeldig BSN ingevuld.
- De combinatie van BSN en geboortedatum is ongeldig.
- De combinatie van BSN en nummer inkomstenverhouding komt vaker voor (terwijl die uniek moet zijn).
- Er is een ongeldige code bij ‘nationaliteit’ ingevuld.
- Er is een onjuiste code bij ‘sector’ ingevuld.
- Er is geen of een ongeldige ‘code cao’ ingevuld.
- Er is geen ‘datum aanvang inkomstenverhouding’ aangeleverd.
- De ‘datum aanvang inkomstenverhouding’ of ‘datum einde inkomstenverhouding’ ligt ná de einddatum van het aangiftetijdvak.
- De verzekeringsindicatie voor de WAO en WW staat op ‘J(a)’ terwijl de werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt.
- Er is geen ‘code verzekeringssituatie Zorgverzekeringswet (ZVW)’ ingevuld.
- Er is een ‘code reden geen bijtelling auto’ aangeleverd terwijl de ‘waarde privégebruik auto’ groter is dan ‘€ 0’.
- Er is een ‘code reden geen bijtelling auto’ aangeleverd terwijl het saldo van de ‘waarde privégebruik auto’ en ‘werknemersbijdrage privégebruik auto’ groter is dan ‘€ 0’.
- De indicatie oproepovereenkomst staat op ‘N(ee)’ terwijl het ‘aantal contracturen per week’ 0 is.
- Één of meer rubrieken ‘aanwas in het cumulatieve premieloon’ voor de premies werknemersverzekeringen is ongelijk aan € 0 terwijl de werknemer op de ingevulde ‘datum aanvang tijdvak’ de AOW-leeftijd had.
- Er is geen ‘code reden einde arbeidsverhouding’ aangeleverd terwijl er een ‘datum einde inkomstenverhouding’ is ingevuld.
- Er is een onjuiste ‘code loonbelastingtabel’ ingevuld.
- De ‘vakantiebijslag’ en het ‘opgebouwde recht vakantiebijslag’ zijn niet juist ingevuld.
- Als ‘aantal verloonde uren’ is het gewerkte aantal uren ingevuld (terwijl dit niet hetzelfde hoeft te zijn).