7.1 Reikwijdte correctieplicht

elke fout moet gecorrigeerd

Elk gegeven in de aangiften loonheffingen van je onderneming moet kloppen. Dat betekent dat elke fout in een loonaangifte moet worden gecorrigeerd. Hierbij maakt het niet uit of de fout wel of geen gevolgen heeft voor het bedrag aan loonheffingen dat je onderneming is verschuldigd. Je moet dus bijvoorbeeld ook fouten in namen, geboortedata en burgerservicenummers van werknemers corrigeren, net als fouten in gebruikte coderingen.

kleine fout

Als het echter om een kleine fout in bijvoorbeeld de naam van de werknemer of zijn adresgegevens gaat – denk bijvoorbeeld aan de ‘Sporstraat’ in plaats van de ‘Spoorstraat’ – hoef je hiervoor geen correctie in te dienen. Maar je moet er dan wel voor zorgen dat het betreffende gegeven vanaf de volgende aangifte loonheffingen juist wordt opgenomen.

Loonheffingennummer

in het subnummer

andere fout

Heb je aangifte loonheffingen gedaan onder vermelding van een onjuist loonheffingennummer, dan moet je sowieso (opnieuw) loonaangifte doen voor het juiste loonheffingennummer. Door de fout heeft je onderneming immers feitelijk geen loonaangifte gedaan voor het (juiste) loonheffingennummer. Wat je daarnaast nog moet doen, hangt af van waar het mis is gegaan:

• De fout zit (alleen) in het subnummer, zijnde de ‘L’ en de laatste twee cijfers van het loonheffingennummer: hierbij hangt het ervan af of je onderneming voor het loonheffingennummer met dat subnummer loonaangifte moet doen. Als dat het geval is, moet je de aangifte corrigeren. Zo niet, dan hoef je verder niets te doen.
• Het betreft een andere fout in het loonheffingennummer: als je onderneming hiervoor geen foutmelding van de Belastingdienst heeft ontvangen, neem dan contact op met de BelastingTelefoon via 0800-0543.

Werknemersgegevens

drie mogelijkheden

ten onrechte aangegeven

Is er in de loonaangifte een fout in de werknemersgegevens geslopen, dan heb je met drie mogelijkheden te maken:

• Als het om een vergeten inkomstenverhouding (IKV) gaat, voeg je deze alsnog toe.
• Als het om onjuist ingevulde gegevens gaat, vul je in elk geval voor de betreffende IKV alle gegevens in, dus zowel de verbeterde gegevens als de gegevens die al juist waren (of je in dit geval ook de andere IKV’s moet opnemen, hangt af van de correctiewijze en de gebruikte aangiftesoftware, zie paragraaf 7.2).
• Als het om een ten onrechte aangegeven IKV gaat, trek je die in; dit kun je via een volledig nieuwe loonaangifte, via een aanvullende aangifte (als je softwarepakket zo’n aangifte ondersteunt) of via een correctiebericht doen, afhankelijk van de mogelijke correctiewijze (zie paragraaf 7.2).

Alternatief

niet opwegen tegen de lasten

uitsluitend

Soms kun je onder het corrigeren van loonaangiften uitkomen door de Belastingdienst om een naheffingsaanslag te vragen. Dat is mogelijk als de (uitkerings)belangen van de betreffende werknemers en de belangen van gebruikers van de gegevens uit de polisadministratie niet opwegen tegen de administratieve lasten voor je onderneming van correctie van de werknemersgegevens. Je mag de fiscus daarom als alternatief in de volgende situaties om een naheffingsaanslag vragen, en in de laatste twee situaties ook om een teruggaaf:

• Het betreft loonbestanddelen of tariefsverschillen die moeilijk te individualiseren zijn.
• Het betreft uitsluitend collectieve gegevens (eindheffingen of afdrachtverminderingen).
• De leverancier van de software waarmee je de eerdere loonaangiften hebt gedaan, heeft zijn activiteiten definitief beëindigd, waardoor je geen correcties meer kunt indienen (je hoeft dan in 2026 geen correcties over 2021 en 2022 te doen).

in de vorm van eindheffing

teruggaaf

Bij een naheffingsaanslag betaalt je onderneming de loonbelasting/premie volksverzekeringen in de vorm van eindheffing, samen met de verschuldigde premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (zie ook paragraaf 9.1). Bij een teruggaaf ontvangt je onderneming de te veel afgedragen loonbelasting/premie volksverzekeringen van de Belastingdienst, of de te weinig opgegeven afdrachtvermindering.