7.2 Correctiemogelijkheden
moment
Het moment waarop je een aangifte loonheffingen moet corrigeren, bepaalt hoe je die correctie kunt of moet doen. Ook de manier waarop je loonaangifte doet voor je onderneming, kan daarbij een rol spelen.
Correctiemoment
op eigen initiatief
enige optie
Wanneer je een loonaangifte precies moet corrigeren, is afhankelijk van wie de fout erin ontdekt. Ben je dat zelf, dan moet je dit op eigen initiatief corrigeren. Deze vrijwillige correctie moet bij de eerstvolgende of de daaropvolgende loonaangifte gebeuren. Moet je herstellen via een losse correctie (zie hierna), dan moet je die indienen binnen acht weken na het ontdekken van de fout.
ontvangen
deadline
Is het de Belastingdienst die de fout ontdekt – bijvoorbeeld naar aanleiding van een boekenonderzoek bij je onderneming – dan kan je onderneming een correctieverzoek of correctieverplichting ontvangen voor de geconstateerde fout(en). Aan een correctieverzoek moet je bij de eerstvolgende of daaropvolgende loonaangifte gehoor geven, tenzij de correctie via een losse correctie moet gebeuren. Dan staat in het correctieverzoek een deadline vermeld. In een correctieverplichting is altijd een deadline opgenomen.
laatste tijdvak
Of het correctiemoment binnen de aangiftetermijn van het te corrigeren aangiftetijdvak valt of erbuiten, is bepalend voor je correctiemogelijkheden. In dat laatste geval is ook bepalend of het binnen of buiten de aangiftetermijn van het laatste aangiftetijdvak van het betreffende kalenderjaar valt.
Nieuwe aangifte
fout herstellen
overschrijft volledig
Zolang de aangiftetermijn van het te corrigeren aangiftetijdvak nog niet is verstreken, kun je een fout herstellen door een volledige nieuwe loonaangifte in te dienen. Dit geldt ongeacht de wijze waarop je aangifte doet: via het aangifteprogramma van de Belastingdienst of andere aangiftesoftware.
nog niet gebonden
De nieuwe loonaangifte overschrijft volledig de eerder ingediende aangifte over het betreffende tijdvak. Daarom moet je het complete collectieve deel van de aangifte en alle werknemersgegevens opnieuw indienen. Dus ook de gegevens die niet zijn veranderd ten opzichte van de eerder ingediende aangifte. Feitelijk is een volledige nieuwe loonaangifte geen correctie. Tot het verstrijken van de aangiftetermijn ben je immers nog niet gebonden aan een ingediende aangifte loonheffingen en kun je probleemloos opnieuw aangifte doen. Dat is dus op z’n laatst mogelijk op de uiterste aangiftedatum van het betreffende tijdvak.
Als je via de nieuwe aangifte niet het complete collectieve deel en alle werknemersgegevens opnieuw indient, gaan de gegevens uit de vorige aangifte die je nu niet invult verloren. Ze worden dan namelijk overschreven door ‘niets’.
Aanvullende aangifte
als software ondersteunt
Als de aangiftetermijn van het te corrigeren aangiftetijdvak nog niet is verstreken, kun je een fout ook herstellen door een aanvullende loonaangifte in te dienen. Het indienen van een aanvullende aangifte is echter alleen mogelijk als je softwarepakket dit ondersteunt. Bij gebruik van het aangifteprogramma van de Belastingdienst kun je bijvoorbeeld geen aanvullende aangifte doen.
altijd aanleveren
onaangetast
De aanvullende loonaangifte overschrijft alle gegevens van het collectieve deel van de eerder ingediende aangifte over het betreffende tijdvak. Je moet dus altijd het collectieve deel aanleveren, ook als hierin niets verandert. Verder overschrijft de aanvullende aangifte de gegevens van de inkomstenverhoudingen (IKV’s) waarin je één of meer wijzigingen aanbrengt. Je moet daarom álle gegevens aanleveren van een IKV waarin je iets verandert, dus ook de gegevens van de betreffende IKV die niet veranderen. De (eerder aangeleverde) gegevens van de IKV’s die je niet vermeldt in de aanvullende loonaangifte, blijven onaangetast. Je kunt ook een aanvullende aangifte op z’n laatst indienen op de uiterste aangiftedatum van het betreffende tijdvak.
Als je software niet de melding meegeeft dat het om een aanvullende aangifte gaat, wordt de (aanvullende) aangifte als een volledige nieuwe aangifte gezien. Dat betekent dat je eerdere loonaangifte dus volledig wordt overschreven, terwijl niet alles is ingevuld. Voorkom dat dit gebeurt!
Correctie meesturen
met reguliere loonaangifte
Is de aangiftetermijn van het te corrigeren aangiftetijdvak verstreken maar de laatste aangiftetermijn van dat kalenderjaar nog niet, dan kun je een correctie meesturen met een reguliere loonaangifte over een ander tijdvak van dat kalenderjaar. Dat is mogelijk bij elke manier van aangifte doen.
álle gegevens
lever niets aan
Bij een correctie die je meestuurt met een aangifte moet je sowieso het volledige collectieve deel van de loonaangifte aanleveren, ook als daar niets in verandert. Verder geldt:
- Doe je aangifte met het aangifteprogramma van de Belastingdienst, dan moet je naast de collectieve gegevens álle gegevens van álle IKV’s invullen.
- Doe je aangifte met andere aangiftesoftware, dan moet je naast de collectieve gegevens alleen álle gegevens invullen van de IKV’s waarin iets verandert (dus ook de gegevens van die IKV die niet wijzigen). Betreft de correctie alleen het collectieve deel, dan lever je dus in dat geval naast de collectieve gegevens verder niets aan.
Losse correctie
verstreken
gegevens zijn dezelfde
Zijn zowel de aangiftetermijn van het te corrigeren aangiftetijdvak als de aangiftetermijn van het laatste tijdvak van het betreffende kalenderjaar verstreken, dan kun je alleen nog een losse correctie indienen. Dit geldt ongeacht de manier waarop je aangifte doet. In de volgende situaties is corrigeren via een losse correctie sowieso de enige optie:
- Je onderneming hoeft geen loonaangifte meer te doen (je ontving een ‘Mededeling Intrekking aangiftebrief’ van de Belastingdienst).
- Je doet loonaangifte per halfjaar of per jaar.
- Je doet niet periodiek aangifte loonheffingen (op grond van de artiesten- en beroepssportersregeling).
De gegevens die je moet aanleveren bij een losse correctie zijn dezelfde als bij een correctie die je meestuurt met een aangifte (zie hiervoor). Dus altijd alle collectieve gegevens, bij aangifte met het programma van de Belastingdienst ook alle gegevens van alle IKV’s en bij andere aangiftesoftware alleen alle gegevens van de IKV’s waarin iets wijzigt.
Het is niet mogelijk om een ingediende correctie in te trekken. Als je onderneming dus een onjuiste of onvolledige correctie of ten onrechte een correctie heeft ingediend, moet je dat herstellen met een nieuwe correctie.
Resultaat
te veel of te weinig
Het gevolg van een correctie kan zijn dat je onderneming bij de eerdere loonaangifte te veel of te weinig loonheffingen heeft afgedragen. Betreft het een correctie die je meestuurt met een loonaangifte, dan moet je dat resultaat per correctietijdvak aangeven en zelf verrekenen met de verschuldigde loonheffingen van die aangifte. Als dat tot een negatieve uitkomst leidt, wordt het correctiebericht aangemerkt als een verzoek om ambtshalve teruggave. Bij een losse correctie is het de Belastingdienst die het resultaat berekent, waarna je onderneming een naheffingsaanslag of teruggaaf ontvangt.
Verder kan het corrigeren van loongegevens gevolgen hebben voor bedragen van loonaangiften ná de aangifte die je corrigeert, waardoor je die aangiften ook moet corrigeren.