5.1 Identificerende gegevens
onderverdeeld
De Belastingdienst moet kunnen vaststellen van wie de betreffende aangifte loonheffingen afkomstig is en voor welk aangiftetijdvak de gegevens zijn ingediend. Ook heeft de fiscus bepaalde gegevens over het aangiftebericht zelf nodig. Zulke zaken worden uitgevraagd in het identificerende deel van de loonaangifte, dat is onderverdeeld in de gegevensgroepen ‘Bericht’, ‘Administratieve eenheid’ en ‘Tijdvak’.
Bericht
acht rubrieken
In de diverse rubrieken in deze gegevensgroep worden de identificerende gegevens van de loonaangifte uitgevraagd. Je bent verplicht om de acht rubrieken in te vullen:
- Belastingjaar: het jaar waarvoor je de aangifte doet (op dit moment dus 2026);
- Berichtversie: de versie van de berichtspecificatie waarvan je gebruik hebt gemaakt bij het samenstellen van de aangifte (bij loonaangiften is de berichtversie ‘1’);
identificatie bericht
relatienummer
softwarepakket
De gegevens ‘Belastingjaar’ en ‘Berichtversie’ hoef je niet zelf in te vullen, maar worden automatisch in de loonaangifte opgenomen. Met deze gegevens kan de Belastingdienst je loonaangifte juist interpreteren en verwerken.
- Bericht kenmerk aanleveraar: een unieke code die je aan het bericht toekent ter identificatie van het bericht, waarbij het handig is als je hierin het loonheffingennummer van je onderneming verwerkt;
- Datum en tijdstip aanmaak: de dag en het tijdstip waarop je het bericht hebt aangemaakt, deze mogen niet ná de datum en het tijdstip van ontvangst van het bericht door de Belastingdienst liggen;
- Contactpersoon aanleveraar: de naam van de persoon die namens je onderneming eventuele fiscaaltechnische vragen en vragen over de inhoud van het bericht kan beantwoorden aan de Belastingdienst (voor intermediairs geldt een specifieke invulinstructie);
- Telefoonnummer contactpersoon aanleveraar;
- Relatienummer: het (relatie)nummer waaronder de ontwikkelaar van het gebruikte softwarepakket als abonnee bekend is bij de Belastingdienst;
- Gebruikt softwarepakket: beschrijving van het softwarepakket – naam en versienummer – waarmee je het bericht hebt aangemaakt.
De gegevens ‘Relatienummer’ en ‘Gebruikt softwarepakket’ hoef je niet zelf in te vullen, maar mogen door de softwareontwikkelaar in de loonaangifte worden opgenomen.
Administratieve eenheid
In deze gegevensgroep worden de identificerende gegevens van de administratieve eenheid uitgevraagd. Een administratieve eenheid is een door de Belastingdienst en UWV erkende organisatorische eenheid, voorgezeten door een inhoudingsplichtige ter naleving van de wettelijke verplichtingen rond de loonheffingen. Oftewel een zelfstandig onderdeel van de inhoudingsplichtige. Ook voor deze rubrieken geldt dat je verplicht bent om ze in te vullen. Het betreft:
- Loonheffingennummer: dit is het bij aanmelding als werkgever door de Belastingdienst toegekende identificatienummer waaronder je onderneming bekend is bij UWV en Belastingdienst;
- Naam inhoudingspichtige: de naam van je onderneming zoals deze bekend is bij de Belastingdienst.
subnummer
Het loonheffingennummer bestaat uit het fiscaal nummer van je onderneming gevolgd door een hoofdletter L en een subnummer. In de loonaangifte moet je een fiscaal nummer van negen cijfers invullen. Bestaat het fiscaal nummer van je onderneming uit minder dan negen cijfers, dan moet je het nummer aanvullen tot de vereiste negen cijfers door ervóór het benodigde aantal (voorloop)nullen te plaatsen.
Het subnummer geeft de administratieve eenheid aan, en kan de waarde 01 tot en met 99 hebben. Een inhoudingsplichtige bestaat meestal slechts uit één administratieve eenheid – dus alleen het subnummer 01 wordt gebruikt – maar kán uit meerdere administratieve eenheden bestaan. Per subnummer moet je apart loonaangifte doen.
Gebruik je in een loonaangifte een verkeerd loonheffingennummer of subnummer, dan moet je die fout herstellen. Hoe je dat precies moet doen, is afhankelijk van de gemaakte fout (zie paragraaf 7.1).
Tijdvak
Aangiftebrief
laatste dag
In deze gegevensgroep geef je aan over welk aangiftetijdvak je onderneming loonaangifte doet (of corrigeert). Hierbij houd je de tijdvakken aan zoals vermeld in de Aangiftebrief loonheffingen (zie ook hoofdstuk 7). Je bent verplicht om de rubrieken in deze groep in te vullen. Het gaat hierbij om:
- Datum aanvang tijdvak: de datum van de eerste dag van het aangiftetijdvak waarop de aangifte betrekking heeft (het eerste tijdvak van het jaar start altijd op 1 januari, ongeacht het aangiftetijdvak);
- Datum einde tijdvak: de datum van de laatste dag van het aangiftetijdvak waarop de aangifte betrekking heeft (het laatste tijdvak van het jaar eindigt altijd op 31 december, ongeacht het aangiftetijdvak).
twee of meer correcties
Een loonaangiftebericht moet minstens één tijdvakaangifte bevatten – zijnde een volledige aangifte of een aanvullende aangifte – of één tijdvakcorrectie. Bevat een loonaangiftebericht zowel een aangifte als een tijdvakcorrectie of twee of meer tijdvakcorrecties, dan moeten deze betrekking hebben op verschillende tijdvakken.