5.3 Werknemersgegevens

gedetailleerde gegevens

In het nominatieve deel van de loonaangifte – de werknemersgegevens – worden de gedetailleerde gegevens per inkomstenverhouding (IKV) uitgevraagd. Het nominatieve deel is onderverdeeld in de gegevensgroepen ‘Inkomstenverhouding initieel’, ‘Natuurlijk persoon’, ‘Adres binnenland’, ‘Adres buitenland’, ‘Inkomstenperiode’, ‘Werknemersgegevens’, ‘Sector’ en ‘Inkomstenverhouding intrekking’.

Inkomstenverhouding

basisgegevens

nummer

als deze situatie speelt

waarom

In de gegevensgroep ‘Inkomstenverhouding initieel’ worden allereerst de basisgegevens van de IKV uitgevraagd. Het gaat daarbij om de volgende rubrieken:

• Nummer inkomstenverhouding: hier vul je het nummer in (van groter of gelijk aan 0) zoals in de loonstaat van de werknemer is opgenomen;
• Datum aanvang inkomstenverhouding: deze rubriek ben je verplicht om in te vullen, en wel met de exacte dag waarop de IKV ingaat;
• Datum einde inkomstenverhouding: deze rubriek is uiteraard optioneel maar als deze situatie speelt, moet je hier de exacte dag invullen waarop de dienstbetrekking eindigt (in het aangiftetijdvak), waarbij het niet uitmaakt of de werkzaamheden daadwerkelijk op die dag eindigen;
• Code reden einde arbeidsverhouding: deze code hoef je alleen in te vullen als de arbeidsverhouding met de werknemer ten einde is gekomen, en met de betreffende code geef je aan waarom dat is gebeurd;
• Personeelsnummer: dit nummer moet je invullen als je voor de werknemer niet over een burgerservicenummer beschikt en dat dus niet hebt ingevuld (zie hierna bij de persoonsgegevens).

Persoonlijke gegevens

burgerservicenummer

geboortenaam

BRP

In de gegevensgroep ‘Natuurlijk persoon’ vul je de persoonlijke gegevens van de werknemer in. Je onderneming is verplicht om de betreffende rubrieken in te vullen, tenzij anders aangegeven:

• Burgerservicenummer: een burgerservicenummer (BSN) moet uit negen cijfers bestaan (als dat niet het geval is, vul je het nummer aan tot negen cijfers door aan de voorkant (voorloop)nullen te plaatsen);
• Voorletters: hier mag je alleen hoofdletters invullen, aaneengesloten en zonder punten, deze rubriek is optioneel;
• Voorvoegsel: deze rubriek is optioneel;
• Significant deel van de achternaam: hier vul je de geboortenaam van de werknemer in (en niet die van de partner) zonder voorvoegsels, zoals opgenomen op zijn ID-bewijs;
• Geboortedatum;
• Nationaliteit: hier vul je een code in conform de codering van de Basisregistratie Personen (BRP), zoals door de fiscus gepubliceerd op odb.belastingdienst.nl;
• Geslacht.

Adresgegevens

slechts één van de twee

In de gegevensgroepen ‘Adres binnenland’ en ‘Adres buitenland’ worden de adresgegevens van de werknemer uitgevraagd. Je onderneming is verplicht om de adresgegevens in te vullen, maar je mag slechts één van de twee gegevensgroepen invullen en niet beide:

• Adres binnenland: in deze gegevensgroep zijn de rubrieken Straatnaam, Postcode en Woonplaatsnaam verplicht, en de rubrieken Huisnummer, Huisnummer toevoeging en Locatieomschrijving optioneel;
• Adres buitenland: in deze gegevensgroep zijn de rubrieken Straatnaam buitenland, Woonplaatsnaam en Landcode ISO buitenland verplicht, en de rubrieken Huisnummer buitenland, Locatieomschrijving buitenland, Postcode buitenland en Regionaam buitenland optioneel.

Inkomstenperiode

feitelijk het loontijdvak

soort IKV

belastingtabel

resterende rubrieken

In de gegevensgroep ‘Inkomstenperiode’ worden gegevens over de inkomstenperiode uitgevraagd, waarmee feitelijk het loontijdvak wordt bedoeld. De volgende rubrieken in deze gegevensgroep ben je verplicht om in te vullen:

• Datum aanvang inkomstenperiode: de datum vanaf wanneer de in deze gegevensgroep opgenomen gegevens over de inkomstenverhouding (IKV) geldig zijn in het aangiftetijdvak;
• Code soort inkomstenverhouding/inkomenscode: je geeft met deze code aan wat voor soort IKV het betreft;
• Code aard arbeidsverhouding: met deze code geef je aan welk soort arbeidsverhouding bepalend is voor de vaststelling dat de werknemer verplicht verzekerd is voor de werknemersverzekeringen;
• Indicatie loonheffingskorting: hier vul je J(a) of N(ee) in;
• Code belastingtabel: met deze code geef je aan welke tabel voor de inhouding van loonheffing is toegepast;
• Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, WW en ZW: in te vullen met J(a) of N(ee);
• Code verzekeringssituatie Zvw: met deze code geef je aan of de werknemer al dan niet verzekerd is voor de ZVW en welk tarief van toepassing is.

alleen als van toepassing

onbepaalde tijd

loonkostenvoordeel

vervoer

De resterende rubrieken in de gegevensgroep ‘Inkomstenperiode’ zijn niet verplicht maar optioneel. De betreffende rubrieken vul je dus alleen in als de betreffende situatie van toepassing is voor de IKV bij je onderneming:

• Code invloed verzekeringsplicht;
• Code fase indeling F&Z;
• Code CAO;
• Code CAO inlener;
• Indicatie arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Indicatie schriftelijke arbeidsovereenkomst;
• Indicatie oproepovereenkomst;
• Indicatie jaarurennorm;
• Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd;
• Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel oudere werknemer, arbeidsgehandicapte werknemer, doelgroep banenafspraak en herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer;
• Code reden geen bijtelling auto;
• Indicatie wachtgeld oude regeling;
• Indicatie deelname tijdspaarfonds;
• Indicatie loon bestaat (mede) uit een AOW- en/of AIO-uitkering voor alleenstaande;
• Indicatie loon inclusief Wajong-uitkering;
• Indicatie vervoer vanwege de inhoudingsplichtige;
• Code incidentele inkomstenvermindering.

Werknemersgegevens

loongegevens werknemer

loon in geld

In de gegevensgroep ‘Werknemersgegevens’ ben je verplicht om alle rubrieken in te vullen. In deze rubrieken worden de gegevens uitgevraagd die betrekking hebben op de loongegevens van de werknemer, zoals de rubrieken Loon LB/PH en Loon SV (waar je het bedrag uit kolom 14 respectievelijk 8 van de loonstaat opneemt). Je geeft hier ook het loon in geld op van de werknemer en de waarde van zijn niet in geld uitgekeerde loon. Je geeft hier verder het loon op dat volgens de tabel bijzondere beloningen is belast (zie ook paragraaf 4.1), het overwerkloon, wat de werknemer aan vakantiebijslag heeft ontvangen en heeft opgebouwd en wat hij aan arbeidsvoorwaardenbedrag heeft opgenomen en heeft opgebouwd.

aanwas premieloon

Verder vul je voor alle premies werknemersverzekeringen de aanwas in het cumulatieve premieloon in, en de betreffende bedragen aan premie, net als de verschuldigde werkgeversheffing ZVW voor de werknemer.

aanvulling

personeels-lening

Ook de inhoudingen op het loon van de werknemer worden hier uitgevraagd: de loonbelasting/premie volksverzekeringen, inclusief de verrekende arbeidskorting, en de bijdrage ZVW. Ook moet je hier het contractloon invullen, en het aantal contracturen per week en de verloonde uren in het aangiftetijdvak. Overige rubrieken zijn:

• Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering;
• Waarde privégebruik auto;
• Werknemersbijdrage privégebruik auto;
• Bedrag vergoeding reiskosten;
• Bedrag rente- en/of kostenvoordeel personeelslening;
• Bedrag in uitkering begrepen doorbetaalde alimentatie;
• Bedrag rechtstreeks betaalde alimentatie.

Sector

indicaties op J(a)

Je moet de gegevensgroep ‘Sector’ invullen als één of meer indicaties voor verzekering voor de werknemersverzekeringen op J(a) staat. De bijbehorende rubrieken zijn Datum aanvang sector, Datum einde sector en Sector.