1.1 Leveranciers gegevens
niet alleen werkgevers
Inhoudingsplichtigen staan aan de start van de loonaangifteketen als leveranciers van de benodigde gegevens aan de overheid. Niet alleen werkgevers vallen onder de inhoudingsplichtigen. Ook uitkeringsinstanties en pensioenfondsen vallen hieronder. Deze partijen leveren ook gegevens over inkomstenverhoudingen aan de overheid.
Één loket
slechts één keer
Belastingdienst
Het principe van ‘eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik’ houdt in dat je onderneming de gegevens slechts één keer hoeft aan te leveren, via de aangifte loonheffingen. Hierbij heb je slechts met één loket binnen de loonaangifteketen te maken: de Belastingdienst. Naast ontvangst en verwerking van de loonaangiften is de fiscus verantwoordelijk voor afhandeling van de geldstroom op basis van het collectieve deel van de loonaangifte, de verschuldigde loonheffingen. De gegevens in de loonaangifte dienen om te kunnen controleren of een juiste inhouding en afdracht van loonheffingen heeft plaatsgevonden.
door naar UWV
De Belastingdienst stuurt het nominatieve deel van de aangifte – de werknemersgegevens – na controle door naar UWV, ter opname in de polisadministratie.
Als er iets wijzigt in wet- en regelgeving of als één van de keteneigenaren een (ander) gegeven nodig heeft voor de wettelijke taken, kan dat leiden tot wijziging in de uitgevraagde gegevens. Zulke wijzigingen in de aangifte loonheffingen worden bij een jaarovergang doorgevoerd.
Polisadministratie
per inkomstenverhouding
vele andere organisaties
UWV is verantwoordelijk voor verwerking van de aangeleverde werknemersgegevens in de polisadministratie en het beheer ervan. De polisadministratie is een centrale administratie van gegevens over loon, uitkeringen en arbeidscontracten van alle verzekerde werknemers in Nederland. Deze gegevens worden per inkomstenverhouding bijgehouden. Vandaar dat in de loonaangifte niet de gegevens per dienstbetrekking worden uitgevraagd maar de gegevens per inkomstenverhouding (zie ook paragraaf 5.3). De inkomstenverhouding kan gelijk zijn aan de dienstbetrekking, maar dat hoeft niet het geval te zijn.
wijzigen gegevens
UWV is vervolgens op haar beurt leverancier van de gegevens uit de polisadministratie aan vele andere (overheids)-organisaties die deze gegevens nodig hebben (zie ook paragraaf 1.2). Daarom is het van belang dat de gegevens actueel, juist en volledig zijn. Je moet fouten of onvolledigheden in een ingediende loonaangifte dan ook altijd zo snel mogelijk herstellen. Het wijzigen van de gegevens in de polisadministratie is alleen mogelijk door het indienen van een verbeterde aangifte loonheffingen of van correctieberichten (zie ook hoofdstuk 7).