2.1 Aangiftemoment
na afloop van het tijdvak
Je moet de loonheffingen van je onderneming aangeven per aangiftetijdvak. Dat moet in principe na afloop van het betreffende tijdvak, maar kan ook gedurende het tijdvak als je zeker weet dat de gegevens van de loonaangifte toch niet meer zullen wijzigen. Al het loon dat in een aangiftetijdvak fiscaal wordt genoten (zie verderop), moet je in de loonaangifte over dat tijdvak verantwoorden.
Aangiftetijdvak
meestal
Het aangiftetijdvak is meestal een kalendermaand of een periode van vier weken, maar kan anders zijn:
- een halfjaar, bij personeel van zelfstandige binnenschippers die aan boord van het schip wonen;
- een jaar, bij personeel aan huis en bij meewerkende kinderen.
wijzigen
niet mogelijk
Je kunt het aangiftetijdvak wijzigen dat de Belastingdienst je onderneming heeft toegewezen (of dat je eerder zelf hebt gekozen). Dat is altijd alleen mogelijk per 1 januari van een jaar. Je moet hiervoor het formulier ‘Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen’ uiterlijk 14 december van het jaar ervoor indienen. Dus stel dat je onderneming per 2027 van aangiftetijdvak wil wijzigen en het aanvraagformulier komt na 14 december 2026 binnen bij de fiscus, dan is dat niet mogelijk. De wijziging kan dan pas per 1 januari 2028 ingaan.
Loontijdvak
kúnnen verschillen
Het aangiftetijdvak is iets anders dan het loontijdvak: het tijdvak waarover je loonaangifte doet versus het tijdvak waarover een werknemer loon geniet. Als je onderneming met de werknemers bijvoorbeeld afspreekt dat ze per maand betaald krijgen, is het loontijdvak dus een maand. De twee tijdvakken kúnnen van elkaar verschillen, al is het raadzaam dat het aangiftetijdvak aansluit bij het loontijdvak.
Aangiftetijdvak verschilt van loontijdvak
uitbetaalde loon
eerste datum
Als het aangiftetijdvak niet gelijk is aan het loontijdvak, moet je rekening houden met de volgende punten:
- Je moet per aangiftetijdvak aangifte doen voor het uitbetaalde loon in dat betreffende tijdvak (tenzij je de loon-oversystematiek toepast, zie verderop).
- Je mag bij de ‘Datum aanvang inkomstenperiode’ geen datum invullen die buiten het aangiftetijdvak ligt (enkele uitzonderingssituaties bij bepaalde uitkeringen en bij code aard arbeidsverhouding 11 daargelaten). Ligt de datum vóór het aangiftetijdvak, dan moet je er de eerste datum van dat tijdvak invullen.
Genietingsmoment
als eerste voordoet
Bij het loon dat je in de loonaangifte voor een bepaald tijdvak moet opnemen, is het zogeheten genietingsmoment bepalend. Het fiscale genietingsmoment is het moment dat zich van de volgende vijf als eerste voordoet:
- Het loon wordt betaald.
- Het loon wordt verrekend.
- Het loon wordt ter beschikking gesteld.
- Het loon wordt rentedragend.
- Het loon wordt vorderbaar en inbaar.
Systematiek
hoofdregel
De loon-insystematiek volgt het genietingsmoment van het loon en vormt daardoor de hoofdregel. Hierbij moet je bijvoorbeeld nabetalingen opnemen in de loonaangifte over het aangiftetijdvak waarin de werknemer het loon geniet.
onder voorwaarden
De loon-oversystematiek wijkt af van verantwoording op het genietingsmoment, en vormt dus een uitzondering op de hoofdregel. Hierbij verwerk je bijvoorbeeld nabetalingen in de loonaangifte over het tijdvak waarop ze betrekking hebben. Deze werkwijze is slechts onder voorwaarden toegestaan.
Nul- of nihilaangifte
Hoeft je onderneming over een aangiftetijdvak geen loon en loonheffingen aan te geven, dan moet je toch tijdig loonaangifte doen. Je doet een nihilaangifte als er in het aangiftetijdvak geen werknemers in dienst waren, en een nulaangifte als er wel werknemers in dienst waren maar je geen loon hebt uitbetaald.
wel opnemen
Het kan ook zijn dat je over een aangiftetijdvak wel loon en loonheffingen moet aangeven, maar er ook werknemers in dienst waren die geen loon ontvingen. Dan moet je die werknemers wel opnemen in de loonaangifte, alle werknemersgegevens invullen, maar bij loon, loonheffingen en verloonde uren voor hen ‘0’ invullen.
Het verschil tussen een nihil- en nulaangifte is dat je bij een nihilaangifte geen werknemersgegevens invult en het collectieve deel leeg laat of er ‘0’ invult. Bij een nulaangifte vul je alle werknemersgegevens in, maar bij het loon, de loonheffingen en verloonde uren vul je ‘0’ in.