2.2 Aangiftemogelijkheden

drie

Voor het indienen van de digitale aangifte loonheffingen heeft je onderneming drie mogelijkheden: via het aangifteprogramma van de Belastingdienst, met andere aangiftesoftware of door inschakeling van een intermediair. Deze drie mogelijkheden worden hierna besproken.

Aangifteprogramma

online aangifte doen

Je kunt online aangifte loonheffingen doen via het portaal ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’. De Belastingdienst zet de loonaangifte zo’n acht dagen vóór het einde van het aangiftetijdvak online klaar voor je onderneming.

Er zijn twee manieren om in te loggen op het portaal van de fiscus:

• met DigiD (als het om een eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof) of maatschappij gaat);
• met eHerkenning (in alle andere gevallen).

voordeel

specificaties

Het voordeel van gebruik van het aangifteprogramma van de Belastingdienst is dat je loonaangifte sowieso voldoet aan de technische en inhoudelijke specificaties die de fiscus hierbij eist.

Aangiftesoftware

via Digipoort

digitale overheid

Je onderneming kan voor het doen van aangifte loonheffingen ook zelfontwikkelde of aangeschafte aangifte- of administratiesoftware gebruiken. In dit geval moet je aangifte doen via de ICT-centrale Digipoort (een soort elektronisch postkantoor), dus de software die je gebruikt moet geschikt zijn voor het gebruik van Digipoort. Op logius.nl vind je hier meer informatie over. Logius is een agentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat producten en diensten voor de digitale overheid aanbiedt, zoals Digipoort.

twee kanalen

ondersteunen

Digipoort heeft twee kanalen beschikbaar voor de loonaangifte: het standaardberichtenkanaal (WUS) en het groteberichtenkanaal (FTP). De grootte van je aangiftebericht is bepalend voor welk kanaal je gebruikt (zie het kader hierna). Voor beide kanalen is verschillende software nodig. De software van je onderneming moet dus het gebruik van het gebruikte kanaal ondersteunen en – indien nodig – ook het comprimeren van berichten. Voor het groteberichtenkanaal heb je bovendien een FTP-account bij Logius nodig. Dat kan iets zijn wat je softwareleverancier al voor je onderneming heeft geregeld. Verder moet je softwareleverancier ervoor zorgen dat de software – en dus de loonaangiften – aan de technische en inhoudelijke specificaties voldoet die de Belastingdienst hierbij eist.

Certificaat

geldig

elektronisch paspoort

aanvragen

Om Digipoort te kunnen gebruiken moet je onderneming verder over een geldig PKIoverheid services servercertificaat (Public Key Infrastructure) beschikken. Zo’n PKIoverheid services servercertificaat is een soort elektronisch paspoort dat een veilige en betrouwbare communicatie met de overheid waarborgt. Je hoeft niet per se over een nieuw certificaat te beschikken. Heeft je onderneming bijvoorbeeld voor de BTW-aangifte al een (geldig) PKIoverheid services servercertificaat dan kun je dit ook voor de loonaangifte gebruiken. Heeft je onderneming echter nog geen PKIoverheid services servercertificaat, dan kun je dit onder voorwaarden – én tegen een prijskaartje – aanvragen bij een Trust Service Provider (TSP), een vertrouwensdienstverlener.

Intermediair

afspraken

zelf (eind)verantwoordelijk

Je onderneming kan het doen van loonaangifte ook uitbesteden aan een intermediair, zoals een salarisverwerker, belastingadviseur of administratiekantoor. Deze partij stelt de aangifte loonheffingen met software samen, maar soms kan het zijn dat je de aangifte zelf digitaal in- of aanvult, afhankelijk van wat de afspraken zijn. Of de intermediair de loonaangifte ook ondertekent en verzendt, hangt ook af van de gemaakte afspraken (of je onderneming hem daartoe machtigt of niet, of dit (deels) voor eigen rekening neemt).

aandachtspunt

Bedenk dat ook bij het gebruik van de diensten van een intermediair je onderneming altijd zelf (eind)verantwoordelijk blijft voor het juist en tijdig doen van loonaangifte! Daarom zijn goede afspraken over de taakverdeling rondom de aangiften van groot belang.

Overstap

kan doorgaan

via nieuwe overeenkomst

De wisseling van intermediair is een aandachtspunt. Zo’n overstap zal immers meestal een wisseling van software betekenen. Dan is het dus belangrijk dat de opvolger – de nieuwe intermediair – bijvoorbeeld kan doorgaan met voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) en dezelfde nummers en begindata van de inkomstenverhoudingen (IKV’s) kan blijven gebruiken. Verder moet correctie van oude loonaangiften mogelijk zijn, met de oorspronkelijke aangiftesoftware. Ook moet de opvolger de bewaarplicht nakomen, óók voor wat betreft de gegevens die bij de oude intermediair zijn ondergebracht. Vergeet verder niet dat je de oude intermediair via een nieuwe (bewaar)overeenkomst weer de (AVG-)rechtsgrond geeft die hij (in de nieuwe situatie) nodig heeft om de (persoons)gegevens te mogen bewaren en verwerken.

van groot belang

Als je onderneming wisselt van intermediair zijn goede afspraken met de oude en nieuwe partij over de overdracht van gegevens of ondersteuning dus van groot belang. Bedenk daarbij dat je de oude intermediair nog jaren later nodig kunt hebben!