U bent hier

Organisatie & Leidinggeven
…
Zakelijke communicatiemiddelen2. Efficiënt e-mailen
Voor Organisatie & Leidinggeven

2. Efficiënt e-mailen

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Office Rendement
Publicatiedatum: april 2016

E-mail is handig en snel en wordt nog altijd volop gebruikt in het zakelijke verkeer. In het ideale geval wisselt u via mail bondige berichten met elkaar uit. Outlook biedt dan ook talloze opties om uw mailverkeer efficiënt in te richten. Bij e-mail als zakelijk communicatiemiddel komt echter meer kijken. Juist bij ­e-mail is het namelijk belangrijk dat u zich realiseert hoe een bericht kan overkomen op de ontvanger.

gebruiksgemak

Digitaal communiceren door middel van e-mail is handig en snel. Digitale berichten kunnen worden gemaakt en gelezen als het de maker of ontvanger uitkomt, ze zijn gemakkelijk op te slaan en kunnen redelijk eenvoudig worden aangepast of aangevuld. Het gebruiksgemak en de snelheid maken dat e-mail steeds vaker in de plaats komt van in- en externe telefoontjes, maar ook van papieren correspondentie. Dit heeft ook juridische gevolgen (zie paragraaf 2.3).

Een professionele mail voldoet aan de kenmerken van een brief. Gebruik een aanhef, bijvoorbeeld ‘Geachte mevrouw’, volg de klassieke briefindeling (opening, middenstuk en afsluiting) en zet een digitale handtekening.

2.1 Outlook slim gebruiken

Outlook is nog altijd één van de e-mailprogramma’s die zakelijk het meest worden gebruikt. Het programma helpt bij het organiseren van de dagelijkse werkzaamheden en bijbehorende communicatie, zoals het ontvangen en versturen van elektronische post, het verzamelen van e-mailadressen van contactpersonen en het noteren van afspraken en taken in de...

2.2 Aandachtspunten, valkuilen en etiquette

E-mailberichten zijn vaak informeel van toon en inhoud, bijvoorbeeld als werknemers via mail afspreken om een collega in het zonnetje te zetten. Maar e-mails kunnen ook heel formeel zijn. Een voorbeeld hiervan zijn onderhandelingen per mail over tarieven of contracten. Tussen de verjaardagsmail en de zakelijke onderhandeling zit een heel scala aan...

2.3 Juridische status

De juridische status van digitale communicatie was lange tijd onduidelijk. Toch krijgen digitale communicatiemiddelen steeds meer een status die vergelijkbaar is met die van communicatie op papier. Zo ligt er een voorstel om de wettelijke bepalingen voor het brief-, telefoon-, en telegraaf­geheim uit te breiden naar digitale communicatiemiddelen,...

2.4 Privacy

Digitale communicatie en privacy staan op gespannen voet met elkaar. De veiligheid van digitale communicatiemiddelen is nooit 100%. Hoe veilig een systeem ook lijkt; het lukt slimme hackers keer op keer om in te breken. De privacywetgeving rondom digitale communicatie staat dan ook nog in de kinderschoenen. E-mailverkeer monitoren Ten aanzien van...