4.1 Zet strategische personeelsplanning in
kwalificaties
Bij de zoektocht naar een oplossing voor een kwantitatief tekort aan mensen loop je mogelijk tegen een tekort aan mensen met de juiste kwalificaties en vaardigheden aan. Bedenk daarom eerst goed hoe het werk er in de toekomst in je bedrijf uitziet: welke richting gaat je kantoor op en welke ontwikkelingen vinden er in je branche plaats? Wat is de invloed van veranderingen op de klantvraag, op het werk, op de producten en op de diensten die je levert? Kunnen de werknemers mee veranderen? Is er voldoende potentieel op de arbeidsmarkt beschikbaar? Hoeveel werknemers heb je in de toekomst nodig en op welke functies? En wat moeten deze werknemers kunnen en willen? Strategische personeelsplanning (SPP) helpt je hierbij.
4.1.1 Wat levert SPP op?
kwaliteit
interventie
Met SPP kun je een goede inschatting maken van wat er nodig is om het personeelsbestand klaar te maken voor de toekomst. Het draait hierbij zowel om kwaliteit als kwantiteit. Je brengt namelijk in kaart hoe het gewenste personeelsbestand er over een aantal jaar uitziet. Vervolgens zet je het gewenste personeelsbestand af tegen het huidige personeelsbestand, waardoor zichtbaar wordt wat ontbreekt. Inzicht in deze kloof geeft richting aan acties en interventies die je kunt inzetten om de kloof te verkleinen. Denk bijvoorbeeld aan gerichte investeringen in opleiding en ontwikkeling om de continuïteit en kwaliteit te waarborgen. SPP draagt er op die manier aan bij dat je onderneming haar doelstellingen kan behalen.
SPP geeft richting aan visie en groeistrategie
uitstroom
instroom
inwerktraject
Stel in je bedrijf heerst het beeld dat vooral jongeren uitstromen. Analyses geven dan inzicht in hoe het werkelijk is gesteld met de uitstroom van personeel. Hoeveel procent van de nieuwe instroom vertrekt daadwerkelijk binnen twee jaar? En in welke leeftijdscategorie vallen deze ‘uitstromers’? Als het percentage vertrekkers hoog is, is dat aanleiding tot verder onderzoek. Werft en selecteert dit bedrijf bijvoorbeeld verkeerd? Sluit het inwerktraject niet aan bij de behoefte van nieuwe werknemers? Om inzicht te krijgen in de redenen voor vertrek, kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van het ‘Formulier exitgesprek’ dat te downloaden is via rendement.nl/fadossier.
4.1.2 Welke mensen heb je in de toekomst nodig?
sleutelposities
pensioen
traineeprogramma
Door de sleutelposities in je bedrijf in kaart te brengen en inzicht te verkrijgen in het verwachte verloop, kun je gericht actie ondernemen om de sleutelposities bezet te houden. Zo kun je inzichtelijk maken hoelang mensen gemiddeld werken bij je onderneming en hoeveel mensen er jaarlijks met pensioen gaan. Op die manier kun je inschatten hoeveel mensen je jaarlijks zou moeten aannemen zonder dat er groei plaatsvindt. Door bijvoorbeeld te beginnen met het werven van nieuwe werknemers vóór ze écht nodig zijn, kun je een personeelstekort voorkomen. En met een eigen stage- of traineeprogramma kun je vroegtijdig starten met werven zonder dat het voor een specifieke functie is.
4.1.3 Welke rol spelen leidinggevenden?
vaardigheden
Om een goede inschatting te maken van de impact op het personeel is een heel concreet beeld nodig van de ontwikkelingen die op je bedrijf af komen en van de gewenste competenties en vaardigheden van de werknemers. Doordat leidinggevenden bewust en actief bezig zijn met de toekomst en de impact op het personeel, geeft SPP aan hen ook input voor het gesprek over de toekomst met de werknemer.
Om SPP te doen slagen, moet je de personeelsbehoefte op lange termijn (strategisch) concreet koppelen aan de personeelsbehoefte op korte termijn (operationeel). Zonder deze koppeling blijft SPP een abstract gegeven. Op rendement.nl/fadossier lees je hoe je dat kunt doen.
ontwikkelen
SPP daagt leidinggevenden uit om vooruit te kijken, zodat zij ook beter in staat zijn om werknemers duidelijk te maken wat er in de toekomst nodig is en welke ontwikkeling ze daarin moeten maken. Voor werknemers is dan ook meteen duidelijk in welke richting zij zich kunnen ontwikkelen om een bijdrage te blijven leveren aan de resultaten van de onderneming. Zo vergroten zij hun duurzame inzetbaarheid.
4.1.4 Hamvragen
koers
missie
acties
Met SPP geef je een antwoord op de volgende drie vragen:
- Wat is de koers van mijn bedrijf?
- Analyse van externe en interne ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan externe zaken, zoals vergrijzing, een onvoorziene crisis, digitale veranderingen of interne zaken waar je wel invloed op kunt uitoefenen, zoals een fusie of veranderingen in de (bedrijfs)cultuur.
- Missie, visie en strategie. Staan alle neuzen nog steeds dezelfde kant op?
- Analyse van hoe het werk (de primaire processen en ondersteunende functies) moet veranderen om de doelstellingen te kunnen behalen.
- Welk personeel (kwantiteit en kwaliteit) is nodig?
- Wat is het verschil tussen het bestaande personeelsbestand en het gewenste personeelsbestand?
- Welke acties en oplossingen ga je nemen?
- Moet je naar aanleiding van nieuwe informatie acties en interventies bijstellen?
SPP is geen eenmalige actie, maar een cyclisch proces, dat je periodiek moet herhalen. Nieuwe feiten beïnvloeden immers steeds weer de in de SPP gemaakte inschattingen over personele ontwikkelingen. De toolbox op rendement.nl/fadossier leidt je stap-voor-stap door de SPP en ondersteunt je met tools om je personeelsplan tot een succes te maken.
De toolbox ‘Zo implementeer je de strategische personeelsplanning’ helpt je met het vinden van oplossingen voor de knelpunten, het opstellen en uitvoeren van het actieplan, het maken van een kosten-batenanalyse en het implementeren en borgen van de SPP.