3.8 Vervoer
zakelijk
Rond het zakelijke vervoer van werknemers kun je zowel met een gerichte vrijstelling als met een nihilwaardering voor dit loon in natura te maken hebben.
Kilometervergoeding
reiskosten
eigen vervoermiddel
Het is uiteraard geen loon in natura, maar voor de volledigheid vermelden we ook de (vaste) vergoeding van zakelijke reiskosten. Hierbij geldt een gerichte vrijstelling van maximaal € 0,23 per kilometer (2025). Je moet de vergoeding wel als eindheffingsloon aanwijzen. Het maakt voor de vrijstelling verder niet uit of de werknemer de zakelijke reizen met een eigen vervoermiddel maakt of met het openbaar vervoer.
Als werknemers zakelijk reizen met een taxi, boot of vliegtuig, geldt voor de vergoeding van de werkelijke kosten of van de boot- of vliegtickets een gerichte vrijstelling onder voorwaarde van aanwijzing als eindheffingsloon. Hierbij geldt niet de maximale kilometervergoeding van € 0,23.
Parkeervoorziening
vervoermiddel van de zaak
Of een verstrekte of ter beschikking gestelde (of vergoede) parkeervoorziening voor werknemers al dan niet belast loon vormt, hangt af van het gebruikte vervoermiddel en de parkeerlocatie:
- eigen vervoermiddel:
- parkeervoorziening bij de woning: belast loon;
- parkeervoorziening bij het werk, op het bedrijfsterrein: onbelast vanwege nihilwaardering;
- parkeervoorziening bij het werk, op een andere plek: onbelast zolang in totaal de € 0,23 per kilometer van de gerichte vrijstelling niet wordt overschreden;
- vervoermiddel van de zaak:
- parkeervoorziening op naam bij woning: belast loon als deze ook voor andere vervoermiddelen is te gebruiken;
- parkeervoorziening op kenteken of alleen voor vervoermiddel van de zaak: onbelast vanwege intermediaire kosten;
- gebruik eigen garage: onbelaste vergoeding mogelijk bij reële (zakelijke) verhuursituatie.
Vervoerbewijzen
Voor de verstrekking en terbeschikkingstelling van losse plaatsbewijzen voor zakelijke reizen met het openbaar vervoer geldt een gerichte vrijstelling, onder voorwaarde dat je dit loon in natura als eindheffingsloon aanwijst. Er is dan sprake van vervoer vanwege de werkgever. Hetzelfde geldt voor de verstrekking of terbeschikkingstelling van een recht op vrij reizen of een recht op korting op het openbaar vervoer. Hierbij geldt als extra voorwaarde dat de werknemer het recht ook voor zakelijke reizen gebruikt, waaronder het woon-werkverkeer. De mate van privégebruik ervan is verder niet van belang (en ook niet belast). Het staat de gerichte vrijstelling niet in de weg als het recht op vrij reizen of korting op naam van de werknemer staat.
Een recht op vrij reizen of op korting kan bijvoorbeeld een abonnement zijn dat je onderneming voor de werknemer heeft afgesloten. Of de mogelijkheid om op kosten van je organisatie het openbaar vervoer te gebruiken zonder abonnement, zoals via een mobiliteitskaart of -app.
Voor de vergoeding van de werkelijke zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer geldt ook een gerichte vrijstelling. Voorwaarde hierbij is dat je de vergoeding aan de werknemer als eindheffingsloon aanwijst en aannemelijk maakt dat hij met het openbaar vervoer heeft gereisd. Hiervoor bewaar je bijvoorbeeld kopie-vervoerbewijzen bij de administratie of de overzichten van de reizen en kosten die de werknemer heeft gemaakt met de mobiliteitskaart of mobiliteitsapp.