7.1 Reiskostenvergoeding
variabele vergoeding
Je onderneming mag werknemers maximaal € 0,23 (bedrag 2025) gericht vrijgesteld vergoeden per zakelijke kilometer die ze met eigen of openbaar vervoer afleggen, onder voorwaarde van aanwijzing als eindheffingsloon.
Salderen
eerder tijdvak
Het kan zijn dat je onderneming werknemers een variabele kilometervergoeding geeft, bijvoorbeeld € 0,30 per kilometer woon-werkverkeer en € 0,15 voor overige zakelijke kilometers. Onder voorwaarden mag je dan het gemiddelde nemen van deze kilometervergoedingen om te bepalen of de reiskostenvergoeding gemiddeld meer is dan de maximaal gericht vrijgestelde € 0,23 per kilometer. Dit is de salderingsregeling. Je moet de hogere en lagere kilometervergoeding salderen vóór de uiterste aangiftedatum van de laatste aangifte over het betreffende kalenderjaar. Of vóór de uiterste aangiftedatum van de aangifte over een eerder tijdvak dat jaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.
resultaat
Dus stel dat je onderneming met de hiervoor gegeven variabele reiskostenvergoeding 3.500 aan kilometers woon-werkverkeer vergoedt over 2025 en 2.000 aan overige zakelijke kilometers. Dat levert een kilometervergoeding over 2025 op van (3.500 × € 0,30) + (2.000 × € 0,15) = € 1.350. Over 2025 mag je maximaal (3.500 + 2.000) × € 0,23 = € 1.265 onbelast vergoeden aan reiskosten. Dat betekent dat de saldering als resultaat € 85 aan belast loon oplevert.
Als de saldering belast loon oplevert, moet je dat als loon voor de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken. Dat doe je in de laatste aangifte van het kalenderjaar (of de eerdere aangifte over het tijdvak van uitdiensttreding).
Vast
vaste onbelaste vergoeding
uitgangspunt
mogelijk
meer dan twee maanden
Aan werknemers die voor hun werk naar een vaste plaats van werkzaamheden reizen, kan je onderneming een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Er is in elk geval sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op diezelfde plaats werkt. Voor berekening van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding heeft de Belastingdienst twee praktische methodes gegeven.
Methode 1
Bij Methode 1 is het uitgangspunt dat de werknemer in een heel kalenderjaar in minstens (70% van 52 =) 36 weken op vijf dagen per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, en dat een jaar 214 werkdagen heeft. Bij een dienstverband dat niet het hele jaar duurt, ga je uit van 70% van het aantal volle weken van het dienstverband.
maximaal
Bij bijvoorbeeld een dienstverband vanaf 1 september 2025 moet de werknemer bij Methode 1 dus in minstens (70% van 17 =) 12 weken op vijf dagen per week naar de vaste plaats van werkzaamheden reizen. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is maximaal 214 × het aantal kilometers per dag × € 0,23 op jaarbasis. Voor het bedrag per maand of per week deel je de uitkomst door 12 of 52.
ruimere methode
Je mag beide methodes ook toepassen als de werknemer minder dan vijf dagen per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist omdat hij bijvoorbeeld in deeltijd werkt (stel vier dagen per week). Je berekent de vergoeding dan evenredig (in dit geval × 4/5).
Methode 2
aanpassen
Methode 2 is een ruimere methode, omdat je die mag toepassen als de werknemer niet altijd naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. De uitgangspunten bij deze methode zijn dat de werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plaats van werkzaamheden reist, en een jaar 214 werkdagen heeft. Deze uitgangspunten moet je naar evenredigheid aanpassen als de werknemer ‘in de regel’ op minder dan vijf dagen per week naar de vaste plaats van werkzaamheden reist.
Dus stel dat een werknemer in de regel op zijn drie werkdagen per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Als hij in het kalenderjaar op minstens (3/5 × 128 =) 77 dagen naar de vaste plaats van werkzaamheden reist, is deze vaste onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk. Bij een enkelereisafstand van 20 kilometer is een onbelaste vergoeding van maximaal (3/5 × 214) × (2 × 20) × € 0,23 = € 1.181 op jaarbasis mogelijk, wat neerkomt op €98,42 per maand.
beoordelen
Een werknemer reist niet meer ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden als hij meer dan twee aaneengesloten maanden niet naar die vaste plaats van werkzaamheden reist. Deze periode moet je per aanleiding – zoals een verlofopname, het gaan volgen van een cursus of arbeidsongeschiktheid – en per kalenderjaar beoordelen. Bij een jaargrensoverschrijdende aanleiding wordt die per 1 januari als een nieuwe aanleiding gezien.
Herrekenen vaste reiskostenvergoeding
gedurende kalenderjaar
hoogte wijzigt
Soms kan het nodig zijn dat je de vaste onbelaste reiskostenvergoeding herrekent, ongeacht welke praktische methode je hanteert. Als je bijvoorbeeld gedurende het kalenderjaar start of stopt met de vergoeding – bijvoorbeeld vanwege in- of uitdiensttreding van de werknemer – moet je het aantal dagen waarop de vaste reiskostenvergoeding is gebaseerd naar tijdsgelang herrekenen. Datzelfde geldt als de grondslag wijzigt gedurende het kalenderjaar – zoals wijziging van de enkelereisafstand door een verhuizing – of als je onderneming de hoogte van de vaste vergoeding wijzigt in de loop van het kalenderjaar.