2.2 OR-reglement als uitgangspunt
wijze van stemmen
Het OR-reglement beschrijft de verkiezingsprocedure. In het OR-reglement staat in ieder geval:
- de kandidaatstellingsprocedure (inclusief geldende termijnen, eventuele kiesgroepen en bepaling wanneer werknemers kiesgerechtigd of verkiesbaar zijn);
- de wijze van stemmen;
- de vaststelling van de uitslag;
- de vervulling van tussentijdse vacatures;
- de bezwaarregeling.
Uw OR kan de verkiezingen voor de OR op verschillende manieren vormgeven. Het is belangrijk om bij het opstellen en wijzigen van het OR-reglement de voor- en nadelen goed af te wegen. Kies wat het beste past bij uw eigen organisatie.
SER
voorbeeldreglement
Veel ondernemingsraden gebruiken het voorbeeldreglement van de Sociaal-Economische Raad (SER) om een OR-reglement op te stellen. Het modelreglement bestaat uit 23 artikelen, elk met een concreet tekstvoorstel en een toelichting. Dit biedt uw OR goede handvatten. U kunt eenvoudigweg het modelreglement aanpassen en zo een reglement opstellen dat past bij uw eigen organisatie.
SER-reglement is AVG-proof
De SER heeft zijn voorbeeldreglement in 2020 herzien. De bepalingen over de verkiezingen zijn aangepast aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De voorbeeldtekst en toelichting over digitaal stemmen zijn vernieuwd en er zijn voorbeeldteksten toegevoegd voor het gebruik van geoormerkte zetels.
Wijzigingen
cybercriminaliteit
Uw OR mag de voorbeeldteksten overnemen, maar dit is niet verplicht. De belangrijkste wijzigingen in het voorbeeldreglement gaan over persoonsgegevens en cybercriminaliteit, en informatie over elektronisch stemmen. U vindt het voorbeeldreglement van de SER als pdf via de volgende link: bit.ly/3Kf6gOx.
datum
Aan de hand van de artikelen in het OR-reglement maakt uw OR een verkiezingsdraaiboek. Een verkiezingsprocedure duurt gemiddeld negen tot 13 weken en begint met het bepalen van de datum waarop de verkiezingen plaatsvinden. Uw OR bepaalt deze datum in overleg met uw bestuurder. U kunt de verkiezingen ook over meerdere dagen uitsmeren.
De verkiezingsprocedure is de verantwoordelijkheid van uw OR, maar u mag de organisatie ‘uitbesteden’ aan een zogenoemde verkiezingscommissie. Dit is niet verplicht, maar kan handig zijn. Er moet ten minste één OR-lid in de verkiezingscommissie zitten.
2.2.1 Kiesgroepen
functie
Om te voorkomen dat bepaalde groepen werknemers niet vertegenwoordigd zijn in uw OR, kunt u kiesgroepen instellen. Deze mogelijkheid is vastgelegd in artikel 9 WOR. Een kiesgroep bestaat uit kiesgerechtigde werknemers die iets gemeen hebben met elkaar. Ze werken bijvoorbeeld op dezelfde afdeling, locatie of in dezelfde functie. De naam en omschrijving van de kiesgroep legt u vast in het OR-reglement. Ook het aantal zetels per kiesgroep noteert u in het OR-reglement.
kiesgroep
De verkiezingen organiseert u per kiesgroep. Dat betekent dat werknemers alleen op kandidaten mogen stemmen uit de kiesgroep waar ze zelf ook toe behoren. Ook wordt de uitslag van de verkiezingen bepaald per kiesgroep. De winnaars van alle kiesgroepen samen vormen de nieuwe ondernemingsraad van uw organisatie.
Lege zetels in uw OR voorkomen
oplossen
Het risico van het kiesgroepenstelsel is dat er onvervulde zetels zijn als er in een kiesgroep niet voldoende werknemers zijn die zich kandidaat stellen voor de OR-verkiezingen. Dit kunt u oplossen door te kiezen voor een integraal kiesstelsel met geoormerkte zetels.
Kandidaten
geoormerkte zetels
Uw OR wijst een aantal zetels voor bepaalde groepen werknemers, onderdelen of vestigingen van de organisatie aan. Zijn er geen kandidaten beschikbaar voor de geoormerkte zetels, dan kunnen die zetels worden bezet door kandidaten uit de andere kiesgroepen. Zo voorkomt u dat de OR bij aanvang incompleet is.
2.2.2 Actief en passief kiesrecht
recht
1 januari
Artikel 6 WOR regelt hoelang een werknemer in dienst moet zijn om actief en passief kiesrecht te hebben. Actief kiesrecht houdt in dat de werknemer het recht heeft om tijdens de OR-verkiezingen te stemmen. Passief kiesrecht betekent dat een werknemer zich verkiesbaar mag stellen om zitting te nemen in de OR.
Nieuwe werknemers eerder kiesrecht
inlenende organisatie
Per 1 januari 2022 zijn de termijnen voor actief en passief kiesrecht in de WOR aangepast. Tot 1 januari van dit jaar konden werknemers die zes maanden in dienst waren, stemmen voor de OR (actief kiesrecht) en zich na 12 maanden verkiesbaar stellen (passief kiesrecht). Beide termijnen zijn verkort tot drie maanden.
Uitzendkracht
afwijken
Ook voor uitzendkrachten zijn de termijnen gewijzigd. Zij mochten eerst pas na 30 maanden stemmen en waren na 36 maanden verkiesbaar bij de inlenende organisatie. Sinds 1 januari 2022 bouwt een uitzendkracht na 15 maanden medezeggenschapsrechten op. Drie maanden later – als hij 18 maanden werkzaam is bij de inlenende organisatie – mag hij zowel stemmen als verkozen worden voor de OR van de inlener.
Afwijken
Het blijft mogelijk om in het OR-reglement in positieve zin af te wijken van de wettelijke termijnen. Uw OR mag dus zowel voor vaste als voor flexkrachten kortere kiesrechttermijnen opnemen in uw reglement.
vakbonden
Uiterlijk negen weken voor de verkiezingsdatum stelt de OR een werknemerslijst op waarin op naam wordt aangegeven wie passief en wie actief kiesrecht heeft. U hoeft geen toestemming te vragen aan werknemers om ze op deze lijst te mogen plaatsen.
Als uw OR deze lijst aan de vakbonden wil verstrekken, is wel toestemming nodig volgens de bepalingen van de AVG. De werknemerslijst wordt in de organisatie bekendgemaakt, zodat alle werknemers weten wie zich bijvoorbeeld kandidaat mag stellen voor de verkiezingen. Zo’n lijst heet ook wel een verkiezingsregister.
2.2.3 Kandidaatstelling
vrije lijst
bereidheidsverklaring
Kandidaatstelling gaat op een bepaalde volgorde: eerst mogen de vakorganisaties kandidatenlijsten indienen, daarna kunnen werknemers die niet via de vakorganisaties kandidaat gesteld zijn een zogenoemde vrije lijst indienen. Tegenwoordig voeren veel ondernemingsraden deze twee stappen gelijktijdig uit. Zodoende is het mogelijk om de verkiezingsprocedure te verkorten van 13 naar negen weken. Iedere kandidaat moet een schriftelijke en ondertekende ‘bereidheidsverklaring’ inleveren. Hiermee geeft de kandidaat aan dat hij het eens is met de kandidatuur en verklaart hij zich bereid om zitting te nemen in de OR, mocht hij worden verkozen.
Als er niet meer kandidaten zijn dan OR-zetels, slaat u artikel 10 tot en met 12 WOR over. Werknemers brengen geen stem uit en de kandidaten zijn op de dag van de OR-verkiezing automatisch gekozen als OR-lid.
keuze
Zijn er meer kandidaten dan te bezetten zetels, dan schrijft u een verkiezing uit. De kiesgerechtigde werknemers mogen dan een keuze uit de kandidaten maken. Voorheen werkten veel organisaties met stembiljetten. Inmiddels vinden OR-verkiezingen meer en meer digitaal plaats.
2.2.4 Uitbrengen van de stemmen
procedure
stelsel
Het uitbrengen van de stemmen kan op twee manieren, namelijk via het personenstelsel en het lijstenstelsel. In het OR-reglement legt u vast welk stelsel u gebruikt.
ongeldig
programma
Bij het personenstelsel stemt een kiesgerechtigde werknemer op zoveel kandidaten als er OR-zetels te vervullen zijn. Als er vijf OR-zetels te vervullen zijn, moet een werknemer dus vijf namen aankruisen. Doet hij dit niet, dan is het stembiljet ongeldig. Dit stelsel wordt meestal gebruikt bij kleine of middelgrote organisaties, al dan niet gecombineerd met kiesgroepen.
Het lijstenstelsel is een systeem waarbij kandidaten worden gegroepeerd op een gezamenlijke lijst met een bepaald programma of onderwerp. De kiezer mag één stem uitbrengen op een lijst, dus niet op een afzonderlijke kandidaat. Dit gebeurt vaak in grote(re) organisaties waar de kiezers de kandidaten niet persoonlijk kennen. Dan kiezen werknemers een kandidaat op onderwerp, net als bij de verkiezingen voor de Tweede Kamer.
2.2.5 Uitslag van de verkiezingen
bestuurder
onjuiste uitvoering
De verkiezingscommissie stelt de uitslag van de OR-verkiezingen vast. De commissie maakt de uitslag bekend aan de achterban, de vakbonden en de bestuurder. Dit gebeurt ook als er geen verkiezing heeft plaatsgevonden omdat er evenveel of minder kandidaten dan zetels waren. Na de bezwaartermijn maakt de verkiezingscommissie de definitieve namen van de verkozen OR-leden bekend aan de werknemers, de vakbonden en de bestuurder.
Lege zetels in uw OR voorkomen
praktijk
Iedere belanghebbende heeft het recht om bezwaar te maken tegen een onjuiste uitvoering van de wet of het OR-reglement, maar alleen over de volgende situaties:
- de datum, het tijdstip, de plaats en de wijze waarop de verkiezing wordt gehouden;
- de samenstelling van de lijst met verkiesbare en kiesgerechtigde personen;
- de samenstelling van de
- kandidatenlijst;
- de
- uitslag van de verkiezingen.
Het is de bedoeling dat een bezwaar zo snel mogelijk wordt ingediend en afgehandeld. In de praktijk houdt dat in dat een bezwaartermijn van een week redelijk is. De details, de termijn voor het indienen van het bezwaar en de reactietermijn voor uw OR legt u vast in uw OR-reglement.
2.2.6
Tussentijdse vacatures
In elke ondernemingsraad kan een tussentijdse vacature ontstaan, omdat een OR-lid tijdens de zittingsperiode van de raad aftreedt.
Een reden voor aftreden kan zijn dat het OR-lid een baan buiten de organisatie heeft gevonden of dat hij het OR-werk niet meer kan combineren met zijn functie. Er is geen tussentijdse vacature als een OR-lid vanwege een zwangerschap of ziekte langere tijd afwezig is.
aanstellen
Hoe uw OR omgaat met een tussentijdse vacature, legt u vast in het OR-reglement. In paragraaf 2.2.4 kon u lezen over het personenstelsel en het lijstenstelsel. De procedure die u volgt, is afhankelijk van het kiesstelsel dat uw OR hanteert.
Eerstvolgende kandidaat met meeste stemmen in OR
Werkt uw OR volgens het personenstelsel, dan vervult u de tussentijdse vacature door de kandidaat aan te stellen die bij de laatste OR-verkiezingen de meeste stemmen kreeg na de gekozen kandidaat. Het kan natuurlijk voorkomen dat twee of meer kandidaten evenveel stemmen kregen. In dat geval moeten zij loten wie er in de raad komt.
Bij het personenstelsel brengt de kiezer meestal één stem uit voor elke zetel. Als er veel zetels te verdelen zijn, kan uw OR vanwege het overzicht besluiten om het aantal uit te brengen stemmen te beperken. Het aantal stemmen moet dan gelijk zijn voor alle kiezers.
De verdeling van de zetels verloopt eenvoudig: de kandidaten die de meeste stemmen hebben gekregen, komen in de ondernemingsraad.
Eerstvolgende persoon op de lijst in OR
vertrekkend lid
Bij het lijstenstelsel vervult uw OR de tussentijdse vacature door de eerstvolgende persoon toe te laten die bij de laatste verkiezingen op dezelfde lijst stond als het vertrekkende lid. Zijn er geen kandidaten meer, dan moet u tussentijdse verkiezingen organiseren om de vacature op te vullen.
Lijstenstelsel werkt als Tweede Kamerverkiezingen
gemeenteraad
Grotere organisaties waar werknemers elkaar niet altijd persoonlijk kennen, gebruiken meestal het lijstenstelsel. Dit stelsel werkt ongeveer hetzelfde als de verkiezingen voor de Tweede Kamer of gemeenteraad.
Programmapunten
keuze
Verschillende partijen, zoals groepen werknemers of een vakbond, kunnen kandidatenlijsten samenstellen en een programma naar buiten brengen. Kiezers baseren hun keuze voornamelijk op de programmapunten van de lijst. De kiezer brengt slechts één stem uit, op een kandidaat op de lijst van zijn keuze.