8.2 Waarnemingen ter plaatse
openingstijden
Een bijzondere vorm van een bezoek door de Belastingdienst – dat voor de loonheffingen vaak wordt gebruikt – is een zogenoemde waarneming ter plaatse. De Belastingdienst komt dan tijdens de normale werk- of openingstijden bij jouw onderneming op bezoek en kijkt bijvoorbeeld:
- hoeveel werknemers er in jouw onderneming aan de slag zijn;
- hoe jouw onderneming omgaat met de arbeidsrelaties met opdrachtnemers (schijnzelfstandigheid);
- of jouw administratie volgens de regels is bijgehouden en up-to-date is.
inzicht
Iedereen die tijdens een waarneming ter plaatse op het betreffende bedrijfsadres aan het werk is (of lijkt te zijn), moet zich kunnen legitimeren tegenover de controleambtenaar. Een rijbewijs volstaat hierbij als legitimatiebewijs.
8.2.1 Doel
contantbedrijf
Het doel van een waarneming ter plaatse is om inzicht te krijgen in de dagelijkse gang van zaken van jouw onderneming. Waarnemingen ter plaatse vinden vaak plaats bij zogenoemde contantbedrijven, zoals horecabedrijven, coffeeshops en markten. De fiscus kan een waarneming ter plaatse ook gebruiken om te achterhalen wat de activiteiten van jouw onderneming zijn of op welke momenten bepaalde werkzaamheden worden verricht. Omdat de Belastingdienst op grond van een enkele waarneming geen harde conclusies kan trekken, worden er meestal meerdere waarnemingen ter plaatse gehouden.
Aankondiging bezoek van de inspecteur
schriftelijk
informeren
De Belastingdienst kondigt een voorgenomen waarneming ter plaatse bijna altijd schriftelijk van tevoren aan. Waar en wanneer dit exact zal plaatsvinden is dan nog onbekend. In de aankondiging staat alleen wat het doel van de waarneming ter plaatse is en welke gegevens je gereed moet hebben. Van eventuele vervolgbezoeken krijg je meestal geen aparte aankondiging. Voorkom onrust en informeer jouw werknemers ruim van tevoren over de aangekondigde waarneming ter plaatse.
8.2.2 Vergelijken
verzamelen
herstellen
De informatie die de controleambtenaren tijdens een waarneming ter plaatse verzamelen, kan:
- voor de fiscus aanleiding zijn om meteen verder onderzoek in te stellen;
- de fiscus bij een later onderzoek gebruiken;
- voor de controleambtenaar aanleiding zijn om je meteen in de gelegenheid te stellen een onbewust onjuiste toepassing van de fiscale regels te herstellen.
vergelijken
Als de controleambtenaren eenmaal een goed beeld hebben van de aanwezige arbeidskrachten, vergelijken ze die gegevens met de administratie en hun eigen contra-informatie.
Administratie
In de salarisadministratie moeten in elk geval de volgende gegevens op de juiste manier zijn vastgelegd, anders kan de onderneming een naheffingsaanslag met eventuele boete voor de kiezen krijgen:
- de gegevens voor de loonheffingen van alle aangetroffen werknemers;
- de identiteit van de werknemers.
Bij een waarneming ter plaatse zijn altijd meerdere controleambtenaren betrokken. Alle controleurs die de waarneming ter plaatse uitvoeren, moeten zich kunnen legitimeren met een speciale pas.