3. Beschikkingen bewaren in de loonadministratie

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: mei 2025

Je hebt voor de loonadministratie diverse documenten nodig. Krijg je van een werknemer bijvoorbeeld een kopie van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’, dan bewaar je deze bij de loonadministratie. Ook een beschikking die je direct van de fiscus krijgt, bewaar je goed voor de loonaangifte. Daarnaast kan de inspecteur hiernaar vragen tijdens een controle.

Alle informatie die van belang kan zijn voor de belastingheffing van de onderneming, ben je verplicht te bewaren. Hieronder vallen ook beschikkingen, verklaringen en andere officiële documenten, zoals een kopie van een identiteitsbewijs. Dit hoofdstuk zoomt in op de beschikkingen die je bij de loonadministratie moet bewaren.

3.1 Wat is een beschikking?

Een beschikking is volgens de Algemene wet bestuursrecht (AWB) een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling die niet van algemene strekking is, met inbegrip van de afwijzing van een aanvraag daarvan. Het is dus een specifieke, concrete of individuele vorm van een besluit, waartegen je...

3.2 Beschikking sectoraansluiting

Bij de start van jouw onderneming heeft de Belastingdienst beoordeeld onder welke sector de onderneming valt (zie paragraaf 2.1). Binnen acht weken na aanmelding krijg je van de Belastingdienst een beschikking met de code en de naam van de sector waarbij je bent aangesloten. De fiscus baseert zich hierbij op de opgegeven werkzaamheden van de...

3.3 Beschikking Werkhervattingskas

Jouw onderneming betaalt via de premies werknemersverzekeringen ook de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Die bestaat uit een premiedeel voor de financiering van uitkeringen op basis van de: Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) voor werknemers met een vast dienstverband en flexwerkers; en Ziektewet (ZW) voor...

3.4 Beschikking eigenrisicodragerschap

Een onderneming kan ervoor kiezen om eigenrisicodrager te worden voor de WGA en de ZW. Eigenrisicodrager worden voor één van beide regelingen kan ook. Wat houdt dat precies in? 3.4.1 Eigenrisicodragerschap voor WGA Als jouw onderneming kiest voor eigenrisicodragerschap voor de WGA, draagt zij vanaf het moment dat een werknemer in de WGA...

3.5 Beschikking 30%-regeling

Je krijgt ook een beschikking van de fiscus als je de 30%-regeling wilt toepassen voor werknemers die jouw onderneming vanuit het buitenland werft. Het voordeel van de toepassing van de 30%-regeling is dat je – zonder nader bewijs – maximaal 30% van het loon van de werknemer inclusief de vergoeding onbelast kunt uitbetalen ter compensatie van de...

3.6 Verklaring geen privégebruik auto

Een andere beschikking die je ook in jouw loonadministratie moet bewaren, is de ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Je krijgt deze verklaring van een werknemer die met een ter beschikking gestelde auto op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Bijtelling Als je in het bezit bent van een geldige verklaring: laat je de bijtelling...

3.7 Model- of goedgekeurde overeenkomst zzp’er

Werkt jouw onderneming met een freelancer of zzp’er en twijfel je of er sprake is van een dienstbetrekking? Je kon hier zekerheid over krijgen door een modelovereenkomst van de Belastingdienst te gebruiken of jouw overeenkomst voor te leggen aan de belastinginspecteur. Sinds 6 september 2024 beoordeelt de Belastingdienst geen nieuwe overeenkomsten...

3.8 Diverse andere beschikkingen

In de vorige paragrafen zijn de meest voorkomende beschikkingen besproken. Er zijn er nog veel meer. Samenhangende groep inhoudingsplichtigen Een onderneming kan ook een beschikking van de Belastingdienst krijgen voor een samenhangende groep inhoudingsplichtigen. Je verzoekt de fiscus dan om jouw samenwerkingsverband aan te wijzen als een...

U bent hier