2. Verplichtingen bij eerste (nieuwe) werknemer

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: mei 2025

Als jouw onderneming voor het eerst een werknemer in dienst neemt, is een aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst vereist. Na deze aanmelding gelden er verschillende administratieve verplichtingen bij nieuwe werknemers. Eén van die verplichtingen is het verzamelen van gegevens van de nieuwe werknemer om hem in de loonaangifte te kunnen opnemen. Daarnaast moet je de identiteit van de werknemer vaststellen. Maar er komt nog veel meer bij kijken.

bewaren

In de aangifte loonheffingen vraagt de Belastingdienst om bepaalde gegevens van jouw onderneming én van de werknemers. Die gegevens moet je dus nauwkeurig bewaren in jouw loonadministratie. Hiervoor gelden uiteraard wel strikte regels (zie paragraaf 2.6).

2.1 Gegevens onderneming

Bij indiensttreding van de allereerste werknemer moet jouw onderneming zich als werkgever bij de Belastingdienst aanmelden. Na aanmelding als werkgever krijg je een loonheffingennummer van de fiscus. Dit nummer gebruik je voor het doen van loonaangifte en voor andere correspondentie met de fiscus. Daarnaast ontvang je een aangiftebrief met de...

2.2 Gegevens werknemer

Voor het doen van loonaangifte heb je bepaalde gegevens van de werknemer nodig. De werknemer moet deze gegevens schriftelijk aan je doorgeven, ondertekend en voorzien van dagtekening. Hij moet dat doen vóór de eerste werkdag. Valt de eerste werkdag samen met de dag dat jouw onderneming de werknemer aanneemt, dan mag aanlevering van de gegevens op...

2.3 Ontbrekende gegevens werknemer

Als je niet alle voor de loonheffingen benodigde gegevens van de werknemer ontvangt, moet je het anoniementarief toepassen. Dat betekent dat je: op het loon van de werknemer een vast hoog percentage van 52% aan loonbelasting/premie volksverzekeringen moet inhouden; geen rekening mag houden met: de loonheffingskorting; het maximumpremieloon voor de...

2.4 Administratieve verplichtingen

Bij de indiensttreding van werknemers legt de fiscus diverse administratieve verplichtingen op. Zo moet je een deel van de werknemersgegevens op de loonstaat zetten, die je per dienstbetrekking aanlegt. In een loonstaat houd je onder meer de persoonsgegevens, de toepassing van de loonheffingskorting en het nummer van de inkomstenverhouding bij van...

2.5 Werkwijze bij overname

Het kan ook zijn dat de in dienst tredende werknemer niet nieuw is voor jouw onderneming, of in elk geval niet als zodanig moet worden behandeld. Dit is het geval bij opvolgend werkgeverschap. 2.5.1 Opvolgend werkgeverschap Wanneer er sprake is van opvolgend werkgeverschap, is niet wettelijk vastgelegd. Dit is wel af te leiden uit jurisprudentie...

2.6 Bewaarplicht

De loonadministratie is onderdeel van de zogenoemde basisgegevens van jouw onderneming. Voor deze basisgegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Wel kun je soms met de fiscus afspraken maken over kortere bewaartermijnen. 2.6.1 Bewaartermijnen Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn. De volgende...

U bent hier