4.1 Manieren om loonaangifte doen
Er zijn diverse manieren om aangifte loonheffingen te doen, maar het moet in elk geval altijd elektronisch gebeuren.
intermediair
accountant
Je kunt de aangifte loonheffingen:
- zelf doen met het aangifteprogramma van de Belastingdienst;
- zelf doen met andere aangifte- of administratiesoftware;
- uitbesteden aan een intermediair, zoals een belastingadviseur of accountant.
4.1.1 Aangifteprogramma
inloggen
Als je per loonheffingennummer maximaal tien inkomstenverhoudingen hebt, kun je online aangifte doen via het portal Mijn Belastingdienst Zakelijk. Inloggen is mogelijk met DigiD (voor eenmanszaken, vof’s en maatschappen) of eHerkenning. Bij meer dan tien inkomstenverhoudingen moet je kiezen voor één van de twee andere aangifteopties.
Computer- en internetproblemen ontslaan jouw onderneming niet van de verplichting om op tijd en correct aangifte te doen. Wacht dus niet tot het laatste moment om de loonaangifte te doen.
4.1.2 Aangiftesoftware
software
Zijn er meer dan tien inkomstenverhoudingen bij jouw onderneming, dan kun je de loonaangifte via gekochte of zelfontwikkelde aangifte- of administratiesoftware doen. Je verstuurt de loonaangifte dan rechtstreeks via jouw software naar de Belastingdienst. Die verzending gaat via Digipoort. Hiervoor heeft jouw onderneming een (geldig) PKIoverheid servercertificaat nodig.
Certificaat
Een geldig servercertificaat vraag je aan bij onder meer:
- Digidentity (www.digidentity.eu);
- KPN (certificaat.kpn.com);
- Cleverbase (www.cleverbase.com);
- QuoVadis (www.quovadisglobal.nl).
Wisseling van softwarepakket
Wissel je van softwarepakket, dan moet je met de nieuwe software hetzelfde nummer inkomstenverhouding kunnen blijven gebruiken en door kunnen gaan met voortschrijdend cumulatief rekenen (voor de berekening van onder meer de premie werknemersverzekeringen). Dit gaat in de praktijk helaas niet altijd goed. Informeer dus ruim van tevoren bij jouw softwareleverancier naar de mogelijkheden.
Let erop dat je na het wisselen van softwarepakket meestal geen historische data hebt in het nieuwe softwarepakket. Stem daarom met de oude leverancier af hoe je omgaat met de correcties over oudere jaren.
4.1.3 Intermediair
machtiging
Een andere optie is de loonaangifte laten verzorgen door een intermediair, zoals een accountant of belastingadviseur. Deze zal de aangifte loonheffingen met software samenstellen. Als je de intermediair daartoe hebt gemachtigd, zal hij de aangifte invullen, ondertekenen en insturen. Ontbreekt die machtiging, dan moet je de aangifte na samenstelling zelf in- of aanvullen, ondertekenen en insturen.
Ook al besteed je het loonaangifteproces uit aan een intermediair, jouw onderneming blijft zelf verantwoordelijk voor het correct en op tijd doen van de aangiften.