4.3 Verantwoordingsmoment

loonaangifte

Het moment waarop je loonaangifte moet doen, is nu duidelijk. Maar wanneer moet je het loon van de werknemer precies in een bepaalde loonaangifte opnemen? Hierbij is het zogeheten genietingsmoment van het loon bepalend. Al het loon dat in een bepaald aangiftetijdvak fiscaal wordt genoten, moet je in de loonaangifte over dat tijdvak verantwoorden.

4.3.1 Genietingsmoment

verrekening

inbaar

Het genietingsmoment van loon is het moment dat één van de volgende situaties zich als eerste voordoet:

• de betaling, verrekening of terbeschikkingstelling van het loon;
• het rentedragend worden van het loon;
• het vorderbaar en inbaar worden van het loon.

Meestal wordt loon dus genoten op het moment dat je het aan de werknemers betaalt.

4.3.2 Loon-insystematiek

voorschot

afwijken

overwerkloon

Als hoofdregel geldt dat je bijvoorbeeld nabetalingen en voorschotten aan werknemers in de loonaangifte opneemt over het aangiftetijdvak waarin de werknemer het loon geniet. Je mag alleen in de volgende situaties afwijken van deze loon-insystematiek:

• Bij fictief loon van een aanmerkelijkbelanghouder. Het genietingsmoment is in dat geval het eind van het kalenderjaar of een eerder einde van de dienstbetrekking.
• Bij loon dat een werknemer (deels) op een ongebruikelijk tijdstip ontvangt. Als genietingsmoment geldt het moment waarop de werknemer dat loon normaal gesproken (als werknemer in reguliere dienstbetrekking) zou genieten.
• Bij loon dat je in januari uitbetaalt, maar dat bij het vorige jaar hoort. Je mag dit loon opnemen in de laatste loonaangifte van het vorige jaar (en dus tegen de toen geldende tarieven verwerken). Dit speelt bijvoorbeeld bij overwerkloon of een dertiende maand.
• Bij variabele kilometervergoedingen aan werknemers. Je mag onder voorwaarden de gemiddelde vergoeding toetsen aan de grens voor de gerichte vrijstelling ervan van maximaal € 0,23 (2025) per kilometer.

4.3.3 Nabetalingen

hoofdregel

gebruikelijk

Voor nabetalingen aan werknemers heb je de mogelijkheid om af te wijken van de hoofdregel: het verwerken van de nabetaling in de aangifte over het tijdvak van uitbetaling. Je geeft de nabetalingen dan aan in de loonaangifte over het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Deze zogenoemde loon-oversystematiek mag je slechts toepassen als:

• het gaat om een nabetaling over een eerder tijdvak uit hetzelfde kalenderjaar;
• het ook in voorgaande jaren voor de onderneming gebruikelijk was om nabetalingen volgens de loon-over­systematiek te verwerken (bestendige gedragslijn);
• je alle nabetalingen aan werknemers op dezelfde manier verwerkt volgens de loon-oversystematiek en dus nieuwe loonberekeningen maakt voor de betreffende tijdvakken;
• je bij verwerking van een nabetaling voor een tijdvak waarover je al loonaangifte hebt gedaan de aangifte corrigeert.

4.3.4 Loon-overmethode

salarispakket

Het standaard toepassen van de loon-overmethode – dus niet alleen bij nabetalingen – is alleen toegestaan als:

• jouw onderneming voor het eerst loonheffingen verschuldigd is;
• je een salarispakket gaat gebruiken dat is gebaseerd op de loon-oversystematiek.

overstappen

Het overstappen van de loon-in- naar de loon-overmethode is toegestaan als je een ander salarispakket gaat gebruiken dat is gebaseerd op de loon-overmethode. Het toepassen van de loon-inmethode is altijd toegestaan (zelfs verplicht). Je mag ook overstappen van de loon-overmethode naar de loon-inmethode. Maak zo’n overstap bij voorkeur per 1 januari!