6.5 Timemanagement

organiseren

Een flexibele werkplanning vraagt van werknemers dat ze goed kunnen plannen en organiseren. Werknemers die dit van nature niet zo goed kunnen, lopen dan ook het risico dat zij in de knel komen met hun werkplanning. Dit kan leiden tot werkdruk en – uiteindelijk – uitval. Een cursus time­management kan uitkomst bieden.

6.5.1 Voordelen

effectief en efficiënt

Timemanagement leert werknemers om doelen te stellen en activiteiten te analyseren, te plannen, te delegeren en te prioriteren. Zo kunnen zij beter omgaan met de flexibele werkplanning en ervaren zij minder werkdruk. Dat geeft de nodige rust. Ook voor u als OR-lid kan een cursus time­management veel voordelen opleveren!

De kunst van timemanagement is om taken effectief en efficiënt af te handelen, zonder dat dit voor het werk en privé­leven problemen oplevert. Effectief wil zeggen: de juiste taken oppakken, dus prioriteiten en doelen stellen. Efficiënt houdt in: het systematisch afwerken van taken, dus goed plannen en werken met een ‘to-dolijst’.

6.5.2 Plannen

Timemanagement staat of valt met goed plannen. Een paar tips om goed te plannen:

• Werknemers moeten niet per werkdag, maar per werkweek plannen. Zij moeten een tijdsmarge inbouwen van zo’n 25% voor onverwachte zaken.
• Werknemers doen er goed aan de belangrijkste zaken op rustige momenten te plannen.
• Werknemers kunnen denkwerk het beste ’s ochtends doen, want dan is hun concentratie het grootst. De routineklussen kunnen zij het beste aan het begin van de middag plannen, met het oog op de eventuele lunchdip.

6.5.3 Goed organiseren

takenlijstje

opsplitsen

Ook het goed organiseren van taken valt onder timemanagement. Denk aan het gebruik van een takenlijstje, waarop de werknemer afgeronde taken afstreept. Simpel, maar overzichtelijk.

Een andere mogelijkheid is om grote werkzaamheden op te splitsen in brokjes. Daarnaast kunnen werknemers overwegen om – als dat mogelijk is – werk te delegeren en gelijksoortige werkzaamheden achter elkaar af te handelen. Dus eerst alle e-mails, daarna alle telefoontjes.

6.5.4 Houd overzicht

Overzicht bewaren is noodzakelijk als werknemers hun tijd efficiënter willen indelen. De volgende tips kunnen uw achterban helpen. Werknemers doen er goed aan:

• hun bureau opgeruimd te houden en een document dat bij hen terecht komt, direct af te handelen;
• selectief te zijn in wat zij lezen en hierin slimme keuzes te maken;
• snelleestechnieken te gebruiken en vooraf hun leesdoel te bepalen. Vervolgens lezen zij doelgericht en selectief, waarbij zij zich beperken tot woordgroepen, kopjes, intro’s en samenvatting;
• te zorgen voor een gestructureerd eigen archief met mappen. Dat vereenvoudigt opzoeken.