3.4 Route uitstippelen
het voortouw
Nu de doelen duidelijk zijn, kan de werknemer gaan bekijken hoe hij ze precies wil bereiken. Ook hierbij neemt hij zelf het voortouw. De inbreng van de leidinggevende is echter belangrijk: jij kunt meer duidelijkheid bieden over wat er nodig is om bepaalde doelen te bereiken en over de ondersteuning die de organisatie biedt.
3.4.1 Benodigde ontwikkeling
eerste vraag
De eerste vraag die de werknemer zich moet stellen bij het uitstippelen van de route is: welke ontwikkeling is nodig om mijn doel te bereiken?
Kwaliteiten
in kaart gebracht
De werknemer heeft zijn huidige situatie al in kaart gebracht. Hij weet over welke kennis, vaardigheden en talenten hij beschikt. Nu moet hij vaststellen over welke kwaliteiten hij moet beschikken om zijn doel te bereiken. Zeker bij een ontwikkelingsdoel binnen de organisatie kun je hierbij vaak goed helpen.
Je weet welke eisen er zijn voor het uitvoeren van bepaalde functies of taken. Spreek dit zorgvuldig door met de werknemer. Deze duidelijkheid heeft hij nodig om gericht naar zijn doel te kunnen toewerken en de juiste acties op te nemen in zijn POP.
Ontwikkelingsroute
een hoop aspecten
Op basis van het verschil tussen de huidige en gewenste kwaliteiten kan de werknemer een ontwikkelingsroute uitstippelen. Moet hij bijvoorbeeld kennis of juist ervaring opdoen? Of is het belangrijk dat hij bepaalde vaardigheden traint en inzichten opdoet? Bij één ontwikkelingstraject kunnen zo een hoop aspecten aan de orde komen. Vraag de werknemer die allemaal kort te beschrijven.
3.4.2 Middelen en acties
passend en nuttig
vastleggen
Als de route duidelijk is, kan de werknemer uitzoeken op welke manieren hij die kan bewandelen. Nu gaat het om de passende middelen en nuttige acties. Heeft de werknemer bepaalde kennis nodig om zijn doel te bereiken, dan kan hij bijvoorbeeld kiezen voor een opleiding. Heeft hij meer ervaring nodig, dan kan hij met je afspreken dat hij een aantal uren per week met een ervaren collega meeloopt. Of hij kan zelfstandig, maar met begeleiding, nieuwe taken oppakken en zo ervaring opdoen. Hij kan ook vastleggen dat hij geregeld om feedback vraagt aan bepaalde collega’s.
Passen
geheel nieuw
De middelen en acties die de werknemer uitkiest, moeten passen bij het ontwikkelingsdoel. Ze moeten echter ook passen bij de werknemer zelf én bij de organisatie. Bepaalde middelen kan je organisatie bieden, andere misschien niet. Wil een werknemer bijvoorbeeld ervaring opdoen die voor je organisatie geheel nieuw is, dan is begeleiding door een collega natuurlijk geen optie.
Wees eerlijk over de mogelijkheden binnen de organisatie, zodat je geen valse verwachtingen wekt. Zoek met de werknemer naar de best passende middelen en daadwerkelijk te realiseren doelen.
Budget
financieel ondersteunen
Eén van de middelen die de werknemer nodig kan hebben voor zijn plannen, is geld. De vraag is welke doelen je organisatie financieel wil ondersteunen en welk budget beschikbaar is. Als er geld is en de doelen van de werknemer sluiten aan bij die van je organisatie, ligt het voor de hand dat de werkgever de kosten draagt. Is het budget beperkt of dragen de doelen van werknemer maar beperkt bij aan de organisatie, dan kun je overleggen over andere tegemoetkomingen. Je kunt bijvoorbeeld vrije dagen bieden, waarin de werknemer aan zijn ontwikkeling kan werken, of een rustige plek om te studeren.
Hoofdstuk 5 gaat dieper in op de acties van de werknemer en de mogelijke hulpmiddelen die hem verder kunnen helpen.
3.4.3 Tijdspad
tussenfasen
afronden
De werknemer moet nadenken over een goed tijdspad. Welke tussenfasen ziet hij in de doelen die hij wil bereiken? Wanneer wil hij welke middelen inzetten om verder te komen in zijn ontwikkeling? Hierbij moet hij vooral kijken naar praktische zaken. Wanneer komt budget vrij? Wanneer kan een collega hem begeleiden? Op welk moment is het heel druk in zijn huidige functie en wanneer kan hij meer tijd besteden aan de volgende stap in het POP? Op welk moment moet hij bepaalde stappen hebben afgerond om de volgende fase te kunnen inzetten?
glazen bol
Zeker bij plannen die bijvoorbeeld drie jaar bestrijken, kan het een uitdaging zijn om een goede tijdsplanning op te stellen. Niemand heeft tenslotte een glazen bol om in de toekomst te kijken! Toch is het belangrijk om altijd een tijdspad vast te leggen. Het geeft niet als dit tussentijds een keer gewijzigd moet worden. Het geeft in ieder geval houvast.
Als een werknemer geen tijdsplanning maakt, is de kans veel groter dat hij de acties in zijn plan voor zich uit blijft schuiven, omdat er steeds zaken tussenkomen. Deadlines zijn heel nuttig als stok achter de deur.
Chronologisch
Vraag de werknemer een chronologisch overzicht te maken van de acties die hij wil ondernemen en wanneer hij ze wil afronden. Op die manier ontstaat er een helder tijdspad, waar je ook gemakkelijk voortgangsbesprekingen en evaluatiemomenten aan kunt verbinden.
3.4.4 Ondersteuning en begeleiding
advies
De werknemer gaat aan de hand van het POP aan de slag met zijn ontwikkelacties. Veel werknemers kunnen hier wel wat steun bij gebruiken. Dit kan financiële steun zijn, maar ook advies, begeleiding, andere werktijden of nog heel iets anders.
Afspraken
aanbieden
Je kunt werknemers een hoop materiële en niet-materiële zaken aanbieden om hun ontwikkelingstraject te ondersteunen. Je kunt het echter beter aan de werknemer overlaten om aan te geven wat hij nodig heeft. Laat hem weten dat je hem wilt ondersteunen als dit nodig is. Vraag hem om precies aan te geven welke hulp of ondersteuning hij denkt nodig te hebben. Daarna kun je samen bespreken of dit ook mogelijk is. Neem de afspraken die je samen maakt ook op in het POP. Zo weet de werknemer wat hij van de organisatie mag verwachten.
3.4.5 Voortgangsgesprekken en evaluatie
vinger aan de pols
nieuwe impuls
Een vorm van ondersteuning die je als leidinggevende altijd kunt (en zou moeten) geven, is het bespreken van de voortgang van de uitvoering van het POP. Op deze manier kun je ook een vinger aan de pols houden. Je kunt de werknemer helpen eventuele knelpunten op te lossen en te kijken of de doelen nog haalbaar zijn en of de middelen en acties inderdaad passen. Concluderen jullie samen dat dit niet het geval is, dan kun je de werknemer vragen het POP tussentijds aan de passen. Zo kan de uitvoering ervan een nieuwe impuls krijgen. Periodieke voortgangsgesprekken kunnen apart ingepland worden. Een andere optie is dat je deze verbindt aan bijvoorbeeld de vaste functioneringsgesprekken. Het kan wel voorkomen dat een voortgangsgesprek over het POP zinvol is op het moment dat er volgens de vaste functioneringscyclus nog geen gesprek is.
Evaluatie
verloop
zinvol
Rondt de werknemer bepaalde fasen van zijn POP of het volledige plan af, evalueer dan samen het verloop ervan. Zeker bij een ontwikkelingstraject dat langer duurt dan één jaar, zijn tussentijdse evaluaties belangrijk. Beslaat het plan één jaar, dan zijn tussentijdse voortgangsgesprekken zinvol, maar kun je vaak volstaan met één afsluitende evaluatie.
Het POP kernachtig op papier zetten
Als laatste stap zet de werknemer het POP op papier. Kernachtig is hierbij het toverwoord: vraag de werknemer alle onderdelen beknopt en puntsgewijs op te nemen. Er moeten in ieder geval de volgende zaken in staan:
- De huidige stand van zaken:
- de functie en werkzaamheden van de werknemer;
- in hoeverre hij hiermee tevreden is;
- zijn kwaliteiten en sterke en zwakke punten.
- Welke wensen de werknemer heeft voor zijn loopbaan op de langere en korte termijn, en in hoeverre die overeenkomen met de behoeften van de organisatie.
- De concrete doelen die de werknemer zichzelf stelt.
- Welke ontwikkeling de werknemer moet of wil doormaken om die doelen te bereiken.
- Welke acties hij daarvoor onderneemt en welke middelen hij inzet.
- Welke (financiële) steun en begeleiding hij daarvoor van de organisatie krijgt.
- Welk tijdspad de werknemer volgt bij de verschillende deelstappen en wanneer hij de doelen wil bereiken.
- Wanneer het POP wordt besproken en geëvalueerd.
ondertekenen
Zowel jij als de werknemer ondertekenen ten slotte het plan.