U bent hier

OR & Medezeggenschap
…
Rapporteren16. Rapporteren bij een ­project
Voor OR & Medezeggenschap

16. Rapporteren bij een ­project

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum: februari 2015

Een projectrapport is een gedetailleerd document waarin een projectgroep volledige verantwoording aflegt en inzicht biedt in de behaalde resultaten. Een projectrapportage schrijven is groepswerk en hoe dan ook een arbeidsintensieve klus. Maar veel werk kan worden bespaard door al in de beginfase van een project duidelijkheid te scheppen met heldere definities, doelstellingen en randvoorwaarden.

Het schrijven van een projectrapportage is dus meer, veel meer, dan een formaliteit achteraf. Het is bovendien een moment van reflectie op het eigen functioneren en dat van de leden van de projectgroep. Het verslag biedt ook, als het goed is, een inkijkje in het functioneren van de organisatie.

Wie snel iets wil leren over het reilen en zeilen van een organisatie en haar werknemers, moet zich vooral verdiepen in recente projectrapporten. Daaruit blijkt namelijk wat er goed gaat en wat minder goed.

16.1 Soorten projecten

Het ene project is het andere niet. Ze zijn er in alle soorten en maten, afhankelijk van en afgestemd op de activiteiten van uw organisatie. Een heldere definitie vooraf is van belang: u heeft dan een eerste inzicht in de complexiteit van en de obstakels bij de projectrapportage. 16.1.1 De aard van het project Voor de algemene definitie van een...

16.2 Projectdefinitie in zeven stappen

Hoe beter het project is gedefinieerd, hoe minder moeite het u zou moeten kosten om een goed en representatief projectrapport te schrijven. Een goede definitie bespaart u dus tijd! Als vooraf nooit duidelijk is geweest naar welke concrete doelstellingen nu echt werd gestreefd of wat nu wel of niet tot het project behoort, wordt de rapportage al...

16.3 De projectrapportage

Gedurende een project zijn er verschillende rapportagemomenten en zeker bij langdurige projecten zal verslaglegging plaatsvinden in tussentijdse (evaluatie)rapporten en voortgangsrapportages. Aan het eind van het project wacht de afronding met een projectrapport (of: eindrapport). Dit is, kort samengevat, een schriftelijke verantwoording van de...

16.4 Evaluatierapport

Tot nu toe is in dit hoofdstuk bij het opstellen van een projectrapport uitgegaan van een eindrapportage. Het project is afgesloten, de balans kan worden opgemaakt. Maar zeker bij lang(er) lopende projecten zal ook sprake zijn van tussentijdse rapporten en/of evaluatierapporten. Evalueren kan natuurlijk altijd na afloop van een project, maar een...