2.1 Zakelijke kosten of investering?
afschrijvingstermijn
Kenmerkend voor een bedrijfsmiddel – en daarmee voor een investering – is dat je de aanschaf voor een langere termijn doet. Je koopt immers niet elk jaar een nieuwe vorkheftruck ter vervanging van de huidige, net zo min als je jaarlijks een nieuwe auto koopt of nieuwe computers. Bij elke uitgave die je doet voor je onderneming moet je jezelf daarom afvragen of je die moet aanmerken als (zakelijke) kosten of bedrijfsmiddel: wat is de levensduur? Bij bedrijfsmiddelen is de langere levensduur door de fiscus vertaald naar een afschrijvingstermijn. In principe geldt dat je alle kosten volledig aftrekt in het jaar waarin je ze hebt gemaakt. Gewoon omdat de kosten betrekking hebben op de bedrijfsvoering van dat ene jaar waarin je ze hebt gemaakt.
2.1.1 Zaken van geringe waarde
hoofdregel
Hetzelfde geldt ook voor zaken met een geringe waarde. Als vuistregel geldt dat je zaken met een aanschafprijs van minder dan € 450 in één keer ten laste van de winst mag brengen. Denk bijvoorbeeld aan de laptop die je gebruikt voor je administratie. Deze gaat in principe een aantal jaren mee, maar omdat het aankoopbedrag gering is, hoef je dit bedrag niet over een aantal jaren te spreiden. Op de hoofdregel (een levensduur van meer dan één jaar) geldt een belangrijke uitzondering. Er zijn namelijk uitgaven van meer dan € 450 die gemaakt worden voor zaken die langer dan een jaar meegaan en die toch worden aangemerkt als (zakelijke) kosten in plaats van een investering.
De kosten voor zaken met een geringe waarde gaan direct ten laste van de jaarwinst. Investeringen komen op de balans en worden geleidelijk aan afgeschreven.
2.1.2 Economisch voordeel
doel
Een tweede criterium om te bepalen of een aanschaf een investering is of een zakelijke kostenpost, is het doel waarmee je een uitgave doet. Beslissend is of je met de uitgave beoogt economisch voordeel te behalen.
Reclamekosten
klantwerving
Hoe dit criterium in de praktijk uitpakt, kan het beste worden uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. Stel je laat een website bouwen, omdat je jouw aanwezigheid op het internet noodzakelijk acht voor jouw zichtbaarheid en om klanten te werven, dan is sprake van reclamekosten. Als de website alleen is ontwikkeld voor het aanprijzen van je producten of diensten, kan je niet aantonen dat er sprake is van toekomstige economische voordelen. De website levert alleen indirect economisch voordeel op en de uitgaven worden gezien als kosten, zelfs al heb je € 5.000 uitgegeven aan de vormgeving en bouw van de site. Dit bedrag valt dus onder reclamekosten.
Voorbeeld webshop laten bouwen
immaterieel vast activum
onderzoeksfase
Laat je een webshop bouwen om een (extra) verkoopkanaal te creëren, bijvoorbeeld door de mogelijkheid van het plaatsen van bestellingen, dan is sprake van een investering. Je kunt de site activeren als immaterieel vast activum op de balans. De site kan je aanmerken als een bedrijfsmiddel. Maar je bent er nog steeds niet als het gaat om de boekhoudkundige verwerking van de uitgaven. Je boekt de uitgaven voor de bouw van de webshop deels als kosten en deels als investering. En dat ziet er als volgt uit:
- De uitgaven voor de onderzoeksfase zijn kosten.
- De uitgaven voor de ontwikkeling en bouw van de site zijn investeringen.
- De uitgaven voor het draaiend houden van de website, zoals de domeinnaam en hosting of updates aan de site, zijn kosten;
- De uitgaven voor de uitbreiding met functionaliteiten die gericht zijn op het economische voordeel, zoals een extra betaalfunctie, zijn investeringen.
- De uitgaven voor advertentie- en zoekmachinecampagnes zijn kosten.
waarde- vermindering
Het investeringsbedrag van de website kun je jaarlijks afschrijven. De minimale afschrijvingsduur bedraagt vijf jaar. Is sprake van een blijvende waardevermindering gedurende de afschrijvingsduur, dan mag je hier rekening mee houden door middel van een extra afwaardering.
Bedrijfsauto
brandstof
De bovenstaande oefening met de uitgaven voor de webshop kun je ook bij andere investeringen doen, zoals bij de aanschaf van een computer met alle bijkomende kosten of de investering in een nieuwe bedrijfsauto. Om een parallel te trekken met de webshop betekent dit voor de bedrijfsauto:
- De aanschaf van de auto zelf is een investering.
- De belettering van de bedrijfsauto met je logo zijn kosten.
- Het op de weg houden van de bedrijfsauto, zoals brandstof en lidmaatschap, zijn kosten.
- De auto uitrusten met een laadklep is een investering.