6.3 Forfait of werkelijke kosten en uitgaven
toerekenbaar
Om een WBSO-voordeel te kunnen krijgen, moet er een duidelijk verband zijn tussen de opgegeven kosten en de te verrichten S&O-werkzaamheden. De kosten moeten voor 100% zijn toe te rekenen aan het project. De uitgaven mogen daarentegen wel gedeeltelijk toerekenbaar zijn. De betalingen moeten bovendien drukken op de S&O-inhoudingsplichtige. Dat zullen in de praktijk vaak loonkosten van ‘innoverende’ werknemers zijn.
Kosten en uitgaven
verbruiks-goederen
licentie
De kosten die in aanmerking komen voor de WBSO bestaan dus uit loonkosten enerzijds en kosten en uitgaven anderzijds. Afhankelijk van het S&O kunnen de volgende kosten en uitgaven in aanmerking komen. Denk bijvoorbeeld aan:
- aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en onderdelen voor het doen van proeven of het maken van proefbatches;
- aanschaf van materialen en onderdelen voor het zelf vervaardigen van een prototype zonder potentiële productieve of commerciële betekenis in het kader van een eigen ontwikkelingsproject;
- aanschaf van licenties voor specifieke softwaretools of ICT-tools die noodzakelijk zijn voor het zelf ontwikkelen van technisch nieuwe programmatuur;
- kosten voor de huur van apparatuur of (delen van) gebouwen die uitsluitend dienstbaar zijn aan de eigen S&O-werkzaamheden;
- (delen van) nieuwe gebouwen voor zover deze direct toerekenbaar en dienstbaar zijn aan de eigen S&O-werkzaamheden.
Niet alle noviteiten zijn innovatie voor de WBSO. De kosten van een machine voor het maken van prototypes vallen bijvoorbeeld wel onder de WBSO. Maar kosten voor machines om het nieuwe product vervolgens op de markt te brengen niet. Want dát is niet meer de innovatie.
6.3.1 Forfaitaire benadering
Bij de vaststelling van de totale kosten en uitgaven, kun je als onderneming (niet als zelfstandige!) kiezen:
- voor toepassing van een forfaitair bedrag (vast bedrag per S&O-uur);
- voor het daadwerkelijke bedrag aan kosten en uitgaven.
berekening
S&O-uren
melden
Voor de berekening van het forfait is het aantal aangevraagde S&O-uren van belang. Het forfait bedraagt € 10 per S&O-uur (tot een maximum van 1.800 S&O-uren per kalenderjaar) met daar bovenop € 4 per S&O-uur voor eventuele overige S&O-uren. Het forfait levert je een administratieve lastenverlichting op: je hoeft dan namelijk geen administratie bij te houden van de gemaakte kosten en uitgaven en hoeft deze ook niet te melden bij de RVO (zie paragraaf 5.5).
Keuze maken
per kalenderjaar
Let er wel op dat de keuze die je bij de eerste WBSO-aanvraag voor 2025 maakt, voor het hele kalenderjaar geldt. Dus als je in de eerste aanvraag van het kalenderjaar voor werkelijke kosten en uitgaven kiest, dan kun je in dat kalenderjaar geen gebruik meer maken van het forfait. Ook als de daadwerkelijke kosten en uitgaven minder zijn dan verwacht, kun je later niet alsnog voor het forfaitaire bedrag kiezen of andersom.
6.3.2 Werkelijke kosten en uitgaven
Bij keuze voor de werkelijke kosten en uitgaven is een administratie van de gemaakte kosten en uitgaven noodzakelijk. Je bent dan verplicht jaarlijks naast de gemaakte S&O-uren ook de gemaakte kosten en uitgaven te melden bij RVO. De rekenvoorbeelden in paragraaf 6.7 maken inzichtelijk hoeveel voordeel je uit de WBSO-regeling kunt halen.