6.5 Aanvraag en controle

Achteraf WBSO aanvragen is niet mogelijk. Je kunt alléén WBSO aanvragen voor toekomstige S&O-werkzaamheden. Je dient een WBSO-aanvraag digitaal in op de website van de RVO (rvo.nl). Je kunt het WBSO-aanvraagprogramma downloaden om het offline voor te bereiden. Bij indiening van de aanvraag word je doorgeleid naar eLoket en moet je jezelf kunnen identificeren met een eHerkenningsmiddel met betrouwbaarheidsniveau 3 (eH3).

6.5.1 Algemene voorwaarden

BSN-nummer

beschrijving

aanvraag-
termijn

Voor de WBSO gelden de volgende voorwaarden:

• Je mag maximaal vier keer per jaar tot en met 31 augustus een aanvraag indienen. Voor zelfstandigen (S&O-belastingplichtigen) geldt geen maximum. Elke aanvraag loopt automatisch door t/m 31 december.
• Als je in 2023 gebruikmaakte van de WBSO, moet je bij een aanvraag voor 2025 de BSN-nummers van de werknemers die toen het S&O verrichtten, doorgeven voor de berekening van het S&O-uurloon.
• Een aanvraagperiode is minimaal drie en maximaal twaalf kalendermaanden.
• Een aanvraag mag meerdere projecten omvatten.
• De aanvraag bevat een beschrijving van het S&O-project, inclusief de S&O-werkzaamheden, S&O-uren (en de S&O-kosten en -uitgaven en de hoogte hiervan) die je per project van plan bent te maken tot en met 31 december.
• Je moet bij jouw aanvraag aangeven of je kiest voor de forfaitaire benadering of de werkelijke kosten/uitgaven (voor S&O-inhoudingsplichtigen en zelfstandigen die voor hun personeel WBSO aanvragen).
• De aanvraagtermijnen voor ondernemers met personeel en zelfstandige ondernemers zijn verschillend. Raadpleeg de WBSO-kalender van RVO voor alle actuele data.

6.5.2 Controle en beoordeling

S&O-
verklaring

Na ontvangst van je aanvraag controleert de RVO of jouw aanvraag volledig is. Als dat het geval is, beoordeelt een adviseur je aanvraag. Zijn er onduidelijkheden, dan kan de adviseur aanvullende vragen stellen. RVO kan jouw aanvraag geheel of gedeeltelijk toewijzen of afwijzen. Bij een positieve beoordeling, ontvang je een S&O-verklaring. In deze S&O-verklaring staat het maximale bedrag aan afdrachtvermindering dat je mag verrekenen.

6.5.3 Plichten

Bij gebruikmaking van de WBSO en bezit van een S&O-verklaring, heb je de volgende verplichtingen:

• Je moet een S&O-administratie bijhouden.
• Je moet altijd melden hoeveel S&O-uren je hebt gemaakt, ook als dat nihil is.
• Bij keuze voor de werkelijke kosten en uitgaven moet je melden hoeveel kosten en uitgaven je hebt gemaakt. Bij keuze voor het forfait hoef je de werkelijk gemaakte kosten en uitgaven niet door te geven.
• Soms moet je de BSN’s doorgeven voor de berekening van het S&O-uurloon.

S&O-administratie

urenadministratie

beschikking

gerealiseerde S&O-uren

Vanaf de start van een project moet je een S&O-administratie bijhouden, ook al heb je nog geen S&O-verklaring ontvangen. Als later blijkt dat een (deel van een) project is afgewezen, komen de daarvoor gemaakte uren niet in aanmerking voor subsidie. Hier moet je rekening houden met een aantal aandachtspunten:

• Administreer het aantal gerealiseerde S&O-uren per dag, per project en per werknemer (urenadministratie). Zorg ervoor dat de S&O-urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie.
• Bundel documenten overzichtelijk per project en voorzie documenten van datum en naam van de opsteller. Bewaar jouw administratie zeven jaar, inclusief alle correspondentie en beschikkingen van RVO.
• Houd per project een administratie bij waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze de aard, inhoud en voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden blijkt.
• Leg binnen tien werkdagen de gemaakte S&O-uren vast. Binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal behoort de rest van je S&O-administratie gereed te zijn.
• Meld binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, dus uiterlijk 31 maart, het aantal gerealiseerde S&O-uren.