9.1 Risicomanagement

risico-
beoordeling

Sinds 25 juli 2018 is het hoofdstuk ‘Risicomanagement’ in de Wwft opgenomen. Dit hoofdstuk verplicht EU-lidstaten om een nationale risicobeoordeling op te stellen voor witwasrisico’s in hun land. Dit rapport moet elke twee jaar worden geactualiseerd. Op basis van deze nationale rapporten wordt door de EU ook iedere twee jaar een supranationale risicobeoordeling opgesteld.

9.1.1 Het kantoor is meldingsplichtig

vastleggen

handreikingen

Maar ook meldingsplichtigen moeten aan risicomanagement doen. Een meldingsplichtige moet volgens de wet maatregelen nemen om haar witwasrisico’s vast te stellen en te beoordelen. Dat moet ook vastgelegd worden. In de Wwft staat ook dat een meldingsplichtige moet beschikken over gedragslijnen, procedures en maatregelen om witwasrisico’s te beperken en te beheersen. Daarbij gaat het om de witwasrisico’s uit de nationale en supranationale rapporten. De beroepsorganisaties voor belastingadviseurs NOB en RB hebben bijvoorbeeld hiervoor handreikingen opgesteld. Het is handig om die als uitgangspunt te hanteren.

Overige verplichtingen

compliancefunctie

auditfunctie

Als sluitstuk verplicht de Wwft advieskantoren tot:

• het benoemen van een dagelijks beleidsbepalende Wwft-verantwoordelijke;
• het instellen van een onafhankelijke en effectieve compliancefunctie;
• het zorgdragen voor een auditfunctie die de naleving van de Wwft en de compliancefunctie controleert.

hoog risico

Deze verplichtingen gelden afhankelijk van de aard en de omvang van de instelling. Het BFT hanteert als uitgangspunt dat een compliancefunctie nodig is bij een instelling van vijftig of meer werknemers. Maar als een instelling veel hoogrisicocliënten bedient, kan ook bij een kleinere instelling de inrichting van een compliancefunctie verplicht zijn.

9.1.2 Bewaren van bewijsstukken

cliëntcontrole

Een adviseur moet de stukken bewaren die hij verzamelt voor de cliëntcontrole en de eventuele melding van een transactie. Deze moet hij bewaren tot vijf jaar na het einde van de relatie met de cliënt en tot vijf jaar na het melden van de transactie. Het niet voldoen aan deze verplichting is niet alleen beboetbaar door het BFT maar ook strafbaar op grond van de Wet economische delicten.

Gegevens

natuurlijke personen

ID-bewijs

KvK-gegevens

Wat moet je bewaren? Dat gaat voor natuurlijke personen om gegevens over naam, geboortedatum, adres en woonplaats. Ook moet je als adviseur de gegevens bewaren aan de hand waarvan deze personalia zijn gecontroleerd. Je mag, maar dat is niet verplicht, ook een kopie van een ID-bewijs bewaren. Voor vennootschappen en rechtspersonen moeten de meest gebruikelijke KvK-gegevens worden bewaard. Voor trusts en doelvermogens moet ook het doel en de aard worden genoteerd. Het verdient aanbeveling om alle gegevens periodiek te actualiseren.

9.1.3 Opleiding en doorlichting

nevenfuncties

Meldingsplichtigen moeten hun medewerkers doorlichten en opleiden, zodat zij de Wwft goed kunnen uitvoeren. Onder doorlichten vallen in ieder geval de vaak gebruikelijke procedures bij indiensttreding: identiteitscontrole, controle van het curriculum vitae en de diploma’s, en eventuele nevenfuncties. Het is niet verplicht om een medewerker online uitgebreid te onderzoeken, en ook is het niet verplicht om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen.

Bijscholen

vastgoed-transacties

bemiddelen

Medewerkers moeten periodiek bijgeschoold worden over de Wwft. Hier kan een meldingsplichtige cursussen voor aanbieden of de medewerkers verplichten om relevante cursussen of trainingen te volgen, bijvoorbeeld via een beroepsorganisatie. Voor bemiddeling bij vastgoedtransacties geldt bovendien dat de beleidsbepalers van de instelling een VOG moeten kunnen overleggen. Let wel: dit geldt ook voor adviseurs die bemiddelen bij vastgoedtransacties. Ook voor het niet voldoen aan deze verplichtingen kan door het BFT een boete worden opgelegd.

9.1.4 Geheimhouding

cliëntrelatie beëindigen

risicoprofiel

De Wwft legt aan de meldingsplichtige geheimhouding op voor meldingen aan de FIU-Nederland, en voor alles wat met die melding verband houdt. De geheimhouding geldt ook richting de cliënt om wie het gaat. Dat is zeker het geval als weliswaar een melding wordt gedaan, maar de cliëntrelatie niet wordt beëindigd. Beëindiging van de cliëntrelatie is namelijk niet verplicht na een melding. Als de cliënt nog steeds binnen het door de adviseur geaccepteerde risicoprofiel valt, is een adviseur niet gehouden om een cliënt na een melding de deur te wijzen. Ook als de adviseur op een ongebruikelijke transactie stuit, maar de cliënt de vragen daarover afdoende beantwoordt, is beëindiging van de relatie op grond van de Wwft niet verplicht. Maar dan mag over de melding dus niets aan de cliënt worden gezegd.

Interne communicatie

De geheimhouding geldt niet binnen de organisatie van de meldingsplichtige, en in principe ook niet binnen de groepsorganisatie waarvan de meldingsplichtige deel uitmaakt. Met andere woorden: overleg met collega’s is toegestaan en vormt geen schending van de geheimhoudingsplicht.

Schending

strafbaar feit

economisch delict

Schending van de geheimhouding wordt streng aangepakt. Het is niet alleen beboetbaar door het BFT, maar het vormt ook een strafbaar feit. In zijn algemeenheid stelt het wetboek van strafrecht een gevangenisstraf van een jaar op schending van de geheimhouding. Maar voor de Wwft vormt de schending van de geheimhouding ook een economisch delict, en dan geldt een maximum gevangenisstraf van twee jaar. Dit kan zelfs vier jaar zijn als de geheimhouding meermalen is geschonden.

9.1.5 Toezichthouders Wwft

Belastingdienst

onroerend goed

Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houdt toezicht op de naleving van de Wwft bij belastingadviseurs, en doet dat ook bij een groot aantal accountantskantoren. Ook de Belastingdienst kent een Bureau Toezicht Wwft. Dat Bureau is de formele toezichthouder voor bijvoorbeeld:

• handelaren in goederen (waaronder kunst);
• makelaars;
• taxateurs van onroerend goed;
• zogenoemde domicilieverleners.