4.2 Wie doet wat?
rolverdeling
Een functiehuistraject raakt veel onderdelen van de organisatie: van structuur en beloning tot samenwerking en loopbaanontwikkeling. Omdat verschillende belangen en perspectieven samenkomen, moet er een duidelijke rolverdeling zijn. Wie welke verantwoordelijkheid heeft – en wanneer – bepaalt in grote mate hoe soepel het traject verloopt en hoeveel draagvlak er ontstaat voor het eindresultaat.
4.2.1 HR
besluitvorming
HR heeft doorgaans de regie over het gehele traject: van procesontwerp en communicatie tot bewaking van voortgang, consistentie en besluitvorming. HR regelt dat de juiste partijen op het juiste moment worden betrokken, en dat het proces als geheel werkbaar én uitlegbaar blijft.
4.2.2 MT
afdelingen
actief
Het managementteam (MT) speelt een sleutelrol in het functiehuistraject. Het MT bepaalt namelijk grotendeels de manier waarop de afdelingen worden ingericht, welke functies daarin voorkomen en waar grenzen tussen functies komen te liggen. Deze inrichting vormt de basis voor de uiteindelijke functiebeschrijvingen. Daarom is het van belang dat het MT vanaf de start actief bij het traject betrokken is, met een helder beeld van het doel, de omvang en de impact van het traject. Gedurende het proces blijft structurele afstemming nodig, zowel binnen het MT als met andere betrokkenen (HR, OR, vakbonden en werknemers).
Toelichting geven
interviews
Leden van het MT zijn daarnaast de aangewezen personen om inhoudelijke input te leveren over de functies binnen hun eigen afdelingen. Dit gebeurt bijvoorbeeld via interviews, waarin zij verantwoordelijkheden, taken en benodigde competenties van de functies toelichten. Als een MT-lid onvoldoende zicht heeft op de dagelijkse praktijk van een functie, kan een leidinggevende uit de lijn hierbij aansluiten om de informatie aan te vullen.
ontwerpkeuze
Naast hun inhoudelijke rol stelt het MT de kaders vast, levert input op ontwerpkeuzes en beoordeelt aan het eind of de voorgestelde functierangorde logisch, uitlegbaar en consistent is. Een zorgvuldige en gezamenlijke toetsing door het MT – op zwaarte, vergelijkbaarheid en positionering – is hierbij noodzakelijk.
Het traject is succesvoller als het MT-vertrouwen uitstraalt in het proces én gemaakte keuzes overtuigend weet te onderbouwen binnen de organisatie. Dit vraagt om een gestructureerde aanpak met stakeholdermanagement, communicatie en gezamenlijk eigenaarschap.
4.2.3 Leidinggevenden in de lijn
toelichten
draagvlak
Leidinggevenden zijn de inhoudelijke ogen en oren van het functiehuistraject. Ze kennen de dagelijkse praktijk en verschillen tussen functies binnen hun team. Daarmee leveren zij waardevolle input, bijvoorbeeld via interviews waarin zij taken en verantwoordelijkheden kunnen toelichten. Zij beoordelen de conceptbeschrijvingen van functies binnen hun afdeling en bespreken deze met de betrokken werknemers. Deze terugkoppeling helpt bij het toetsen van herkenbaarheid en toepasbaarheid, en vergroot het draagvlak. Als leidinggevenden ook deel uitmaken van het MT, dragen zij bij aan de bredere afstemming over de functiezwaarte en -indeling. Zo is het mogelijk om consistentie tussen afdelingen te borgen.
4.2.4 Ondernemingsraad
instemmen
De ondernemingsraad (OR) heeft op grond van artikel 27, lid 1c van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) instemmingsrecht op het functiewaarderingssysteem (zie hoofdstuk 8). Dit betekent dat de OR formeel moet instemmen met de keuze voor het systeem (zoals Hay, ORBA of een maatwerkvariant) waarmee de organisatie functies waardeert. Dit instemmingsrecht geldt dus alleen voor de gehanteerde systematiek, niet voor individuele functiewaarderingen (of -beloningen) of de uitkomsten van het traject.
Is de functiewaarderingsmethodiek al vastgelegd in de cao (zie hoofdstuk 8), dan beperkt de instemmingsrol van de OR zich tot de toepassing daarvan binnen de organisatie.
Vertrouwen
signalen
Hoewel de OR geen uitvoerende rol heeft in het traject, is het wél verstandig hen vroegtijdig én blijvend te informeren over het doel en het proces van het project. Door daarnaast signalen op te halen uit de organisatie, kan de OR zijn medezeggenschapsrol goed invullen. Dit vergroot het vertrouwen in het proces en straalt af op de organisatie.
4.2.5 Vakbond
gevolgen
overleg
De vakbond kan in beeld komen als het nieuwe of geactualiseerde functiehuis gevolgen heeft voor de beloning of raakt aan cao-afspraken, zoals nieuwe inschalingen, aangepaste beloningsstructuren of overgangsmaatregelen bij herwaardering van functies (zie hoofdstuk 8). In die gevallen is het belangrijk om tijdig het overleg te zoeken met de betrokken vakbonden.
tijdig
Als er sprake is van cao-bepalingen over functiewaardering of inschaling (bijvoorbeeld het verplicht doorlopen van een verificatieprocedure met werknemers tijdens een functiehuisimplementatie), biedt de vakbond toetsing en borging van deze afspraken namens werknemers. Tijdige en transparante afstemming voorkomt discussie achteraf en draagt bij aan een zorgvuldige implementatie van het functiehuis.