2.2 Duurzaamheidsrapportage en HR
werknemersrechten
In het jaarlijkse duurzaamheidsverslag staan drie hoofdonderwerpen centraal: milieu, sociale omstandigheden en bestuur. In het verslag kan het gaan over zaken als het organisatiebeleid voor duurzame mobiliteit en werknemersrechten. Bij zulke zaken speelt HR doorgaans een rol.
2.2.1 Richtlijnen in ESRS
vergelijken
De richtlijnen voor het verslag staan in de eerdergenoemde European Sustainability Reporting Standards (ESRS) die je kunt vinden via finance.ec.europa.eu. Doordat alle organisaties op dezelfde manier moeten rapporteren, wordt vergelijken gemakkelijker. Het belangrijkste onderdeel voor HR is ESRS S1, dat gaat over alles wat te maken heeft met het ‘eigen personeel’. Daaronder vallen niet alleen de werknemers in loondienst, maar ook zzp’ers en uitzendkrachten.
Het verslag gaat onder meer in op wat de organisatie doet voor gezond en veilig werken, training en ontwikkeling, diversiteit en inclusie, betrokkenheid van werknemers bij het beleid, privacy ,en gelijke beloning en behandeling. S1 bevat allerlei indicatoren om die thema’s te beschrijven.
2.2.2 Informatie verzamelen voor rapportage
data
HR-systeem
arbeidsomstandigheden
participatiebeleid
Wordt je HR-afdeling gevraagd om personeelsinformatie aan te leveren voor de rapportage, begin dan met het in kaart brengen van wat je al doet en welke data je daarover beschikbaar hebt. Werk vervolgens samen met andere afdelingen, zoals finance en communicatie, om de HR-informatie goed op te nemen in de CSRD-rapportage. De gegevens kunnen bijvoorbeeld komen uit het HR-systeem, reglementen en medewerkersonderzoeken, maar ook van de ondernemingsraad (OR). Accountants controleren de informatie. Hieronder vind je een overzicht van databronnen:
- HR-systemen: in de personeels- en loonadministratie vind je informatie over onder andere het aantal werknemers, contractvormen, werktijden, verloop, verzuim en beloning. Denk ook aan de informatie over extern personeel, zoals uitzendkrachten en zzp’ers.
- Arbodienst en verzuimregistratie: data over gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden.
- Opleidings- en ontwikkelsystemen: informatie over opleidingsmogelijkheden, deelname aan trainingen en ontwikkelpaden.
- Medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO’s): inzichten in betrokkenheid, sociale dialoog en werkbeleving.
- Diversiteits- en inclusierapportages: informatie over thema’s als gelijke kansen en non-discriminatie.
- OR-jaarverslag, notulen van vergaderingen met de OR en participatiebeleid: als je werknemers betrekt bij beleid via medezeggenschap of andere vormen, kun je die input ook inzetten.
Duurzaamheid en transparantie goed voor imago
Hoewel de CSRD vermoedelijk nauwelijks een rol zal spelen in de bedrijfsvoering van het gros van de ondernemingen, is aandacht voor duurzaamheid binnen de bedrijfsvoering nog steeds aan te bevelen. Steeds meer afnemers verlangen een duurzame bedrijfsvoering van hun leveranciers. Daarnaast komen duurzaamheid en transparantie op dit vlak het imago van een organisatie ten goede en dat trekt weer nieuwe klanten aan.