8. Verschillende publicaties

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Office Rendement

Publicatiedatum: januari 2018

U schrijft heel wat af. Iedere dag een volle mailbox, klanten en medewerkers met vragen. Daarnaast moet u kaas gegeten hebben van praktische, zakelijke communicatiemiddelen zoals offertes en briefings. Veel stelregels van helder en aansprekend taalgebruik gelden voor al deze middelen, maar er zijn zeker ook verschillen. Als u weet hoe u kunt schrijven voor ieder communicatiemiddel, kunt u ze optimaal inzetten.

Het schrijven van een tekst is een vak apart. Een boodschap duidelijk in een tekst verwoorden vergt een aantal specifieke vaardigheden. Zo weet een goede schrijver hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden, kijkt hij naar de doelgroep waarvoor hij schrijft en past hij zijn tekst daarop aan. Ook zorgt hij ervoor dat het verhaal prettig leesbaar is en dat het geschreven is in de stijl die bij de organisatie past. Grammatica en spelling ten slotte moeten dik in orde zijn.

specifiek medium

Allemaal zaken waarmee u als tekstschrijvende professional rekening moet houden. Behalve met deze universele kenmerken van een goede tekst, moet u rekening houden met kenmerken die bepalend zijn voor een specifiek medium. Een e-mail schrijven vraagt bijvoorbeeld om een heel andere aanpak dan een korte tekst voor een folder opstellen. Iedere tekstsoort kent zijn eigen manier van schrijven.

8.1 Folders

Met een folder wilt u de lezer informeren, overtuigen en in sommige gevallen ook activeren. U wilt dat uw lezers meer te weten komen over uw organisatie, uw diensten of activiteiten en dat hij hierin geïnteresseerd raakt. U wilt, kortom, iets op een gemakkelijke, overzichtelijke manier presenteren. Logisch ook, want een folder staat vaak in een...

8.2 Whitepapers

Een whitepaper is een kennisdocument waarin klanten en andere relaties advies krijgen. In een whitepaper zet u uw organisatie neer als expert. U laat zien inhoudelijk inzicht te hebben in een onderwerp dat organisaties als een probleem beschouwen. Het doel van een whitepaper is dan ook profilering van uw organisatie. Een deskundige bij een...

8.3 Persberichten

Met een persbericht wilt u publiciteit genereren voor uw organisatie, in het bijzonder voor een activiteit, project, product of dienst. Het bereik van een persbericht is – als dit wordt geplaatst – vaak groot. Het is dus zaak uw persbericht te laten opvallen tussen alle andere persberichten die een redacteur van een nieuwsmedium iedere dag in zijn...

8.4 Offertes

Waarschijnlijk krijgt u wel eens te maken met het opstellen van een offerte. Een offerte is een middel waarmee een bedrijf laat zien wat het kan aanbieden en tegen welke prijs. Het doel is uiteindelijk om een opdracht in de wacht te slepen. Het gaat er in een offerte dus vooral om beknopt inzichtelijk te maken waarom uw organisatie de beste partij...

8.5 Briefings

Met een briefing kunt u een communicatie- of webbureau instrueren. U legt erin uit wat u precies wilt bereiken met een folder of bijvoorbeeld website die u wilt (laten) maken. U geeft ook de kaders weer waarbinnen het bureau de opdracht moet uitvoeren. Het is de kunst om binnen een briefing ruimte te laten voor creativiteit en toch expliciet te...

8.6 Notulen

Notuleren is een vak apart; het vergt de nodige vaardigheden. Stem vooraf goed af welk type notulen gewenst is. Bij sommige vergaderingen willen mensen een compleet en woordelijk uitgewerkt verslag, bij andere is een opsomming van de hoofdzaken voldoende. Doel en doelgroep Een notulist geeft een nette en relevante samenvatting van een vergadering...

U bent hier