6.4 Steekproef voor controle
fouten en fraude
In hoofdstuk 5 is de steekproef al aan de orde geweest in het kader van de risicoanalyse. Omdat de steekproef een geschikt middel is om fouten en fraude te ontdekken is het naast de integrale controle, een vaak gebruikt middel in de controleaanpak van de Belastingdienst.
Aanvaardbare aangifte
controledoelen
De Belastingdienst controleert of er sprake is van een zogenoemde aanvaardbare aangifte. De aanvaardbaarheid van de aangifte wordt vastgesteld door de volgende vijf controledoelen:
- vaststellen of alle transacties verantwoord zijn;
- vaststellen of de relevante gegevens van de transacties volledig vastgelegd zijn;
- vaststellen of die gegevens juist en tijdig verantwoord zijn;
- vaststellen of de schattingsposten juist zijn;
- vaststellen of de relevante wet- en regelgeving is toegepast.
Of alle of een gedeelte van deze doelen wordt gehanteerd, is afhankelijk van de betreffende soort belasting.
6.4.1 Statische steekproef
geldsteekproef
De Belastingdienst maakt gebruik van de zogenoemde statische steekproef (ook wel: geldsteekproef). Het uitgangspunt van de statische steekproef is de nulfoutenverwachting.
Stap 1: Populatie bepalen
representatief
De eerste stap in het uitvoeren van een steekproef is het bepalen van de populatie. Deze stap is erg belangrijk, omdat de steekproef uiteindelijk enkel representatief is voor de populatie waaruit deze wordt getrokken. Het gaat daarom vaak over de complete administratie van een belastingmiddel over een boekjaar.
Belastingdienst hanteert een foutmarge
materialiteit
correctiegrens
Hoewel je natuurlijk uitgaat van nul fouten, betekent dit niet dat de aangifte helemaal perfect moet zijn. De Belastingdienst hanteert een marge van 5%, waarbinnen fouten aanvaardbaar zijn. Deze foutmarge wordt de materialiteit genoemd. Dit begrip moet je opvatten als een kritische grens voor het bedrag dat na de belastingcontrole aan niet-ontdekte fouten in een controleobject resteert. De materialiteit geldt daarbij als correctiegrens (zie ook het Handboek Controle). Overschrijdt de onderneming de grens niet? Dan voelt de Belastingdienst zich niet genoodzaakt om de opgemerkte fouten te herstellen.
Stap 2: Interval bepalen
minimum zestig intervallen
Vervolgens wordt aan de hand van de materialiteitstabel uit het Handboek Controle een interval bepaald. De grootte van de interval wordt bepaald door een inschatting van het risico op fouten te maken. De fiscus hanteert een minimum van zestig intervallen. In deze intervallen wordt aselect één ‘euro’ getrokken, waarna de bijbehorende factuur wordt gecontroleerd op eerdergenoemde doelen. Wordt er een fout gevonden, dan wordt de gehele interval als fout aangemerkt. Stel dat de Belastingdienst een transactie deels als fout aanmerkt, zoals een declaratie die voor 50% foutief is. In dat geval past de Belastingdienst een foutfractie toe op de interval van 0,5.
Stap 3: Foutmarge extrapoleren
maximaal vijf jaar
De gegevens die uit de proef komen, worden vervolgens gebruikt om een foutmarge te extrapoleren. Deze foutmarge wordt op de totaliteit van de transacties toegepast over een periode van maximaal vijf jaar. Dit kan leiden tot een stevige naheffing of navordering. Denk aan BTW-aangiftes. Hierbij is namelijk meestal sprake van een groot aantal transacties.
6.4.2 Steekproeven als beheersmaatregel
Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor de onderneming kunnen steekproeven een handig middel zijn om inzicht te verkrijgen in de fiscale risico’s en om de beheersmaatregelen te testen.
Voorbeeld
Stel dat je binnen de onderneming wilt controleren of de aangifte van de loonheffingen aanvaardbaar is gedaan. Je besluit om intern een statische steekproef uit te voeren naar de methodiek van de Belastingdienst. De populatie is in zo’n geval gelijk aan de uitgaande euro’s aan loon binnen de onderneming. Stel dat het om een bedrag van € 10 miljoen gaat. Dit levert een materialiteit van € 300.000 op (zie de tabel in het Handboek Controle). De interval wordt gesteld op een derde van de materialiteit en bedraagt daarmee € 100.000. Het aantal getrokken euro’s in de steekproef wordt als volgt berekend: € 10 miljoen / € 100.000 = € 100. In deze steekproef mogen dus drie (volledige) fouten worden gevonden (materialiteit: € 300.000 / interval € 100.000).
Door het periodiek toepassen van steekproeven krijg je een goed beeld van waar de fouten worden gemaakt. Daarna kun je pas gericht problemen oplossen door bijvoorbeeld communicatieprotocollen aan te passen of aanvullende beheersmaatregelen te nemen.
Non-key tax risks
verschuiven
Een TCF is nooit af. Ondernemingen, regels en werknemers zijn constant aan verandering onderhevig. Daarmee verschuiven ook de fiscale risico’s. Het is dus verstandig om ook (periodiek) aandacht te besteden aan de non-key tax risks (niet-belangrijke risico’s). Bedenk dat het nooit mogelijk zal zijn om alle fiscale risico’s volledig af te dekken.
Leercirkel
Het gebruik van steekproeven helpt niet alleen om nieuwe fouten te ontdekken, maar ook om de bestaande beheersmaatregelen te testen. Komen er fouten doorheen die bij de huidige maatregelen voorkomen hadden moeten worden of zijn er aanvullende maatregelen nodig? De TCF moet dan een leercirkel bevatten. Stel daarom periodiek een monitoringsplan op. Omdat een onderneming en de risico’s niet statisch zijn, is het belangrijk om alert te blijven op veranderingen of blinde vlekken.