8.1 Voorwaarden

activiteiten controleren

Functiescheiding is van groot belang voor een onderneming. Hierdoor is het namelijk mogelijk om de activiteiten binnen een onderneming te controleren.

8.1.1 Voorbeeld belang functiescheiding

vergelijken

Een voorbeeld maakt het belang van functiescheiding duidelijker. Stel dat een werknemer de inkopen vastlegt in de inkoopadministratie. Na de telling registreert de voorraadbeheerder de inkopen in de voorraadadministratie. De boeking van de inkopen in de inkoopadministratie moet gelijk zijn aan de boeking in de voorraadadministratie. Door beide administraties te vergelijken, krijg je zekerheid over de betrouwbaarheid van de verwerking van deze gegevens.

Verschillen

Een kwaadwillende voorraadbeheerder zou een voorraadontvangst lager kunnen registreren en de ontvangen goederen deels kunnen meenemen voor eigen gebruik. Een goede functiescheiding maakt dit onmogelijk. In dat geval ontstaan namelijk verschillen met de inkoopadministratie. Een kwaadwillende inkoper kan geneigd zijn om de inkoop voor een hoger bedrag in de inkoopadministratie te registreren en proberen om het verschil naar zijn eigen rekening over te maken. Ook dit zal bij de vergelijking tussen de inkoop- en de voorraadadministratie van de onderneming aan het licht moeten komen.

8.1.2 Implementeren

Functiescheiding kun je succesvol implementeren als de onderneming aan twee voorwaarden voldoet:

• de functiescheiding pas je altijd toe in combinatie met controlerende maatregelen;
• de functiescheiding is gebaseerd op belangentegenstellingen tussen werknemers onderling.