8.2 Functies in een onderneming

verantwoordelijk

In een onderneming vinden diverse activiteiten plaats waarvoor werknemers verantwoordelijk zijn. Om te zorgen dat de controlerende functies zo zuiver mogelijk uitvoerbaar zijn, onderscheiden we de volgende typen functies:

Hierna komen deze verschillende functies binnen een onderneming uitgebreider aan bod.

1 Beschikkende functies

aangaan van verplichtingen

Onder de beschikkende functies vallen het aangaan van verplichtingen en het geven van kwijtingen, opdrachten en machtigingen. Voor deze functies komen inkoop, productie, verkoop en financiële vereffening in aanmerking. De werknemer op de financiële administratie die beslist over het uitgeven van geld is dus niet dezelfde persoon als degene die het geld bewaart. Deze functies moet je dus uit elkaar halen.

2 Bewarende functies

Hierbij gaat het om het bewaren van bijvoorbeeld de gelden, voorraden, schulden en vorderingen in een onderneming. De werknemer op de financiële administratie die bijvoorbeeld de kas beheert, is niet dezelfde als degene die de administratie bijwerkt.

3 Controlerende functies

Controlerende functies zijn functies die, zoals de naam al aangeeft, bestaan uit het direct dan wel indirect toezicht houden op en uitvoeren van controles. Deze functies zouden onafhankelijk moeten zijn van de andere functies, omdat de werknemer de controle ‘onbevooroordeeld’ en objectief moet uitvoeren. Doordat bij kleine ondernemingen vaak te weinig mensen werkzaam zijn op bijvoorbeeld de administratie is het lastig om een onafhankelijke werknemer te vinden en bepaalde functies te scheiden.

4 Registrerende functies

vastleggen

Dit zijn functies waarin het vastleggen van activiteiten, transacties en gebeurtenissen tot de kerntaken behoort. Leg bijvoorbeeld niet alle taken van de administratie bij één persoon neer en verdeel de taken van de boekhouder.

5 Uitvoerende functies

controletechnische scheiding

Deze functies zijn weggelegd voor de werknemers die als taak hebben de controletechnische scheiding tussen de functies tot stand te brengen. Voorbeelden van dergelijke functies zijn werknemers op de afdelingen productieplanning, facturering, orderverwerking en goederenverzending.

8.2.1 Belangentegenstelling

twee personen

Bij functiescheiding is het zaak om een natuurlijke belangentegenstelling te creëren tussen twee personen. Stel dat een verkoper de criminele intentie heeft om negentig fietsen te verkopen en er één achterover te drukken. De verkoper kan dan zeggen dat hij maar negentig fietsen heeft verkocht, terwijl hij er 91 uit het magazijn heeft gehaald. En waar die ene fiets is gebleven, daar komt nooit iemand achter.

Verantwoordelijk

Dit werkt niet als je een aparte magazijnbeheerder aanstelt die verantwoordelijk is voor het afgeven van de fietsen aan de verkoper. Als de verkoper nu negentig fietsen verkoopt, zal de magazijnbeheerder er nooit 91 afgeven. En mocht op de verkoopbon toch staan dat de verkoper 91 fietsen heeft verkocht, dan zal op de factuur weer het tegendeel blijken: de klant zal nooit voor 91 fietsen willen betalen.

8.2.2 Samenspannen

niet volledig voorkomen

Hierbij moet wel meteen worden opgemerkt dat fraude nooit volledig is te voorkomen, zeker niet als twee mensen in verschillende functies samenspannen. Als twee werknemers met een controlerende functie voordeel kunnen behalen uit hun samenwerking, hebben ze juist een gezamenlijk belang. Dit kan ertoe leiden dat de afgelegde verantwoording niet betrouwbaar is.

Misgaan

goed ­gescheiden

Stel je voor dat je perfect hebt geregeld dat de magazijnmeester verantwoordelijk is voor de goederenstroom en een andere werknemer deze goederenstroom moet vastleggen in de administratie. In dat geval lijkt er niets mis te kunnen gaan, want de functies zijn goed gescheiden van elkaar. Maar als de magazijnmeester nu twee fietsen achteroverdrukt onder het mom van beschadiging en een collega boekt deze fietsen af terwijl hij ‘vergeet’ om te controleren of de fietsen écht beschadigd zijn, hebben beide werknemers zomaar opeens een nieuwe fiets.

Risico

groter

Samenspanning kan zich zowel voordoen tussen (twee of meer) interne werknemers, als tussen een interne werknemer en een derde (eventueel van buiten), zoals een externe leverancier of een klant. Het risico op samenspanning tussen verschillende werknemers is groter naarmate:

• de afstand tussen de controlerende werknemers afneemt;
• de hiërarchische afhankelijkheid oftewel de machtsverhouding binnen de onderneming en het te behalen voordeel toeneemt.