2.2 Gegevens werknemer
eerste werkdag
Voor het doen van loonaangifte heb je bepaalde gegevens van de werknemer nodig. De werknemer moet deze gegevens schriftelijk aan je doorgeven, ondertekend en voorzien van dagtekening. Hij moet dat doen vóór de eerste werkdag.
Valt de eerste werkdag samen met de dag dat jouw onderneming de werknemer aanneemt, dan mag aanlevering van de gegevens op diezelfde dag plaatsvinden, zolang dit maar wel vóór de start van de werkzaamheden gebeurt.
Gegevens die de werknemer aanlevert bij een nieuw dienstverband
Loonheffingskorting
aanlevering
De werknemer kan voor aanlevering van de gegevens het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de fiscus gebruiken. Daarop geeft hij dan ook meteen aan of hij wil dat jouw onderneming de loonheffingskorting toepast. Deze korting op de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen mag je namelijk alleen in de loonaangifte toepassen met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer.
2.2.1 Identificatieplicht
identiteit
verificatie
Het eerste wat je bij indiensttreding doet, is de identiteit van de werknemer controleren. Deze identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen: verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht. Om aan die verificatieplicht te voldoen, geeft de werknemer je een geldig en origineel identiteitsbewijs ter inzage. Blijkt bij de verificatie alles in orde, dan maak je een kopie van het identiteitsbewijs. De kopie bewaar je tot minstens vijf kalenderjaren na het jaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan in de loonadministratie (bewaarplicht).
Als het identiteitsbewijs tijdens het dienstverband verloopt, hoef je geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs van de werknemer op te nemen. Sterker nog, als je dat zou doen en de oude kopie zou vernietigen, voldoe je niet (meer) aan de bewaarplicht!
Kopie
leesbaar
Overigens hoef je alleen een kopie te maken van de pagina’s van het identiteitsbewijs waarop informatie staat. De kopie moet verder zodanig zijn dat het BSN en het nummer en de aard van het identiteitsbewijs duidelijk leesbaar zijn en de pasfoto goed herkenbaar is.
Zorgplicht
Het laatste onderdeel van de identificatieplicht is de zorgplicht. Je moet ervoor zorgen dat de nieuwe werknemers weten dat zij zich op het werk met een geldig en origineel identiteitsbewijs moeten kunnen identificeren. Hiervoor voldoet een (EER-)rijbewijs. Bovendien moet je de werknemers in de gelegenheid stellen om aan die identificatieplicht te voldoen als bijvoorbeeld de Belastingdienst of Nederlandse Arbeidsinspectie op controle komt.
2.2.2 Gemoedsbezwaard
ontheffing
inhouden
Je kunt te maken krijgen met een nieuwe werknemer die – bijvoorbeeld vanwege zijn geloofsovertuiging – bezwaren heeft tegen elke vorm van verzekeren. De werknemer kan hiervoor via de Sociale Verzekeringsbank (SVB) een ‘Ontheffing wegens gemoedsbezwaren’ krijgen. Daarop staat precies waarvoor de ontheffing geldt.
Premievervangende loonbelasting
Het voorgaande heeft alleen gevolgen als de werknemer gemoedsbezwaard is voor de volksverzekeringen, omdat je dan in plaats van de premie daarvoor zogeheten premievervangende loonbelasting bij hem moet inhouden. De premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet betaal je op de reguliere manier.