2.4 Administratieve verplichtingen
loonstaat
Bij de indiensttreding van werknemers legt de fiscus diverse administratieve verplichtingen op. Zo moet je een deel van de werknemersgegevens op de loonstaat zetten, die je per dienstbetrekking aanlegt. In een loonstaat houd je onder meer de persoonsgegevens, de toepassing van de loonheffingskorting en het nummer van de inkomstenverhouding bij van elke werknemer of uitkeringsgerechtigde die bij jouw onderneming in (fictieve) dienstbetrekking is.
Naast de loonstaat administreer je alle gegevens die van belang zijn voor de controle door de fiscus. Denk hierbij aan het arbeidscontract, de opgaaf van gegevens voor de loonheffingen en verlof- en ziektestaten.
Bijzondere
overlijden
eindheffing
collectief
beschikkingen
Jouw onderneming heeft ook bijzondere administratieve verplichtingen en legt daarom bij de loonadministratie ook gegevens vast voor:
- vrijgestelde diensttijduitkeringen en -verstrekkingen;
- eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij het overlijden van de werknemer, zijn echtgenoot of partner, zijn eigen (pleeg)kinderen;
- afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk en afdrachtvermindering zeevaart;
- loonbestanddelen waarop je een eindheffing toepast:
- de eindheffing werkkostenregeling:
- op collectief niveau: alle loonbestanddelen die je aanwijst als eindheffingsloon en de berekening van de eindheffing als je boven de vrije ruimte uitkomt;
- per werknemer: gerichte vrijstellingen, die je hebt aangewezen als eindheffingsloon;
- andere eindheffingen: het loon of de verstrekkingen die de onderneming met de eindheffing belast en hoe je de eindheffing hebt berekend;
- vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor vervoer;
- beschikkingen, verklaringen en andere officiële documenten (zie hoofdstuk 3).
In de loonaangifte vraagt de fiscus naar de gegevens van de inkomstenverhouding, die meestal gelijk is aan een dienstbetrekking. De aangifte kenmerkt zich door de combinatie van het loonheffingennummer, het BSN van de werknemer en het nummer inkomstenverhouding.