2.6 Bewaarplicht

De loonadministratie is onderdeel van de zogenoemde basisgegevens van jouw onderneming. Voor deze basisgegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Wel kun je soms met de fiscus afspraken maken over kortere bewaartermijnen.

2.6.1 Bewaartermijnen

vijf kalenderjaren

Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn. De volgende gegevens moet je vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

• kopieën van het identiteitsbewijs van de werknemer;
• loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’;
• kopieën van beschikkingen of verklaringen die je van de werknemer hebt gekregen.

2.6.2 Bewaarplaats

controle

toestemming

Je moet de loonadministratie bewaren op de plaats waar jouw onderneming kantoor houdt en deze bij een controle door de Belastingdienst beschikbaar stellen. Wil je de loonadministratie op een andere plaats bewaren, bijvoorbeeld op het kantoor van de partij die de loonaangifte voor de onderneming verwerkt, dan moet je de Belastingdienst om toestemming vragen.

2.6.3 Digitale administratie

Heb je een geautomatiseerde administratie, dan moet je ook deze administratie goed bewaren. Dat houdt ook in dat de Belastingdienst bij een controle jouw computerprogramma’s en bestanden moet kunnen gebruiken (zie het onderstaande kader). Je voldoet niet aan de bewaarplicht als je uitsluitend een bestand in afgedrukte vorm bewaart!

Uitbesteden

servicebureau

Als je (een deel van) de administratie door een computer- of loonservicebureau laat verzorgen, geldt de fiscale bewaarplicht ook voor de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over jouw onderneming.