7.5 Systeemverstrikking ligt altijd op de loer

middel

structuur

Of een organisatie nu werkt met traditionele functiewaardering of met een moderne indelingsmethode: zodra het gekozen systeem een doel op zich wordt in plaats van een middel tot dialoog en ontwikkeling, dreigt systeemverstrikking. Ook moderne methoden zijn daar zeker niet immuun voor. Het komt regelmatig voor dat, na een veelbelovende start, het risico ontstaat dat de indelingsmethode en bijbehorende instrumenten alsnog worden behandeld als een vaststaand systeem: opnieuw een set regels, definities en formats. Daarmee verdwijnt de ruimte die het juist beoogt te bieden. De indelingsinstrumenten zijn bedoeld als gesprekshulpmiddel: ze creëren structuur in de verschillen die er zijn in werk, complexiteit, verantwoordelijkheid en ontwikkeling. Maar zodra de methodiek wordt gehanteerd als normatief kader – ‘zo hoort het’ – verdwijnt de dialoog en nuance, en raakt context uit beeld. Het werkelijke doel – het versterken van inzicht, ontwikkeling en transparantie – verdampt.

Dynamisch

meebewegen

samenhang

Steeds meer organisaties bewegen richting dynamisch organiseren: werken in multidisciplinaire teams, wendbare structuren of hybride vormen van hiërarchie en zelforganisatie. In zo’n context verandert het werk voortdurend, en daarmee ook de rollen en verantwoordelijkheden. Een indelingsmethode moet dus kunnen meebewegen met deze dynamiek, zonder dat er telkens formele herwaarderingen of herijkingen nodig zijn. Een systemische benadering helpt daarbij. In plaats van naar afzonderlijke functies of functiefamilies te kijken, richt deze benadering zich op het geheel van werkprocessen en onderlinge relaties. De aandacht verschuift van inhoud naar samenhang: hoe dragen teams, functies en rollen gezamenlijk bij aan waardecreatie? Waar ligt de verantwoordelijkheid voor de realisatie van die waarde? Wie is opdrachtgever, wie is eindgebruiker, en waar ontstaan afhankelijkheden of overlappingen die tot rolonduidelijkheid kunnen leiden?

7.5.1 Signalen van systeemverstrikking

• Het gesprek gaat vooral over ‘instrumenten’ en ‘formats’, niet over gedrag of ontwikkeling.
• Leidinggevenden gebruiken het indelingskader als legitimatie, in plaats van als uitgangspunt voor het gesprek over functioneren en ontwikkeling.
• Teams ervaren de instrumenten als beperkend, of als iets wat hen overkomt.
• Je valt als HR-professional terug in de rol van systeembewaker in plaats van procesbegeleider.

Systemen bieden houvast en legitimiteit. Juist daardoor is de verleiding groot om het systeem belangrijker te maken dan de werkelijkheid die het beoogt te ordenen.

7.5.2 Hoe voorkom je systeemverstrikking?

reflectie

aanpassen

doorlopend

Systeemverstrikking voorkom je door functiewaardering en indeling te blijven zien als een continu proces, niet als een vaststaand systeem. Dat vraagt om periodieke reflectie en voortdurende verbetering. Het indelingskader en de bijbehorende instrumenten moeten regelmatig worden besproken: sluiten ze nog aan op de huidige opgaven, het werk en de gedragsvereisten? Moet het indelingskader worden aangepast, of ligt het knelpunt juist in de manier waarop erover wordt gecommuniceerd en het wordt uitgelegd? Daarnaast is het belangrijk dat het indelen van werk niet beperkt blijft tot een administratief moment, maar onderdeel vormt van de doorlopende gesprekscyclus in teams, tussen leidinggevenden en werknemers, en binnen de organisatie als geheel. Zo blijft het gesprek over werk, ontwikkeling en beloning actueel en betekenisvol.

Samenhang

object

verbonden

Met een systemische benadering kijk je niet naar functies of rollen als op zichzelf staande objecten, maar naar de manier waarop mensen, teams en structuren elkaar beïnvloeden en samen waarde creëren. Door aandacht te houden voor die samenhang blijft het indelingskader verbonden met de werkelijkheid van het werk, en behoudt het zijn kracht als hulpmiddel voor rechtvaardige, uitlegbare en ontwikkelingsgerichte beloning.