4.5 Mobiliteitsbudget inzetten
keuze
Je organisatie kan er ook voor kiezen om werknemers een mobiliteitsbudget te geven, in plaats van een vaste reiskostenvergoeding of een leaseauto. De werknemer kan dat mobiliteitsbudget besteden aan vervoer naar keuze en aan aanvullende diensten, zoals parkeren of tanken.
Duurzaamheid
kostenbesparing
Met een mobiliteitsbudget geef je de werknemers (meestal) maandelijks een bedrag waarmee ze alle reiskosten voor hun werk betalen. De werknemers kiezen hoe ze naar het werk gaan en beheren zelf hun budget. Dit prikkelt hen om op de vervoerkosten te letten. Het combineren van verschillende vervoersoorten kan een kostenbesparing opleveren. Daarnaast kun je werknemers ermee stimuleren om meer op duurzaamheid te letten, bijvoorbeeld door het openbaar vervoer of de fiets te gebruiken.
Voor het gebruik van het mobiliteitsbudget kun je de werknemers een mobiliteitskaart geven. Zo kunnen ze diverse vervoersvormen en mobiliteitsdiensten afrekenen.
4.5.1 Mobiliteitskaart
tanken
De mobiliteitskaart kan gebruikt worden voor een huur- of deelauto, openbaar vervoer, (ov-)fiets, tanken, elektrisch laden, betaald parkeren, taxigebruik en internationaal reizen. De organisatie bepaalt waarvoor de werknemer de kaart kan gebruiken en welk budget erop staat. Bij de meeste aanbieders kun je de reisproducten en het mobiliteitsbudget per individuele mobiliteitskaart instellen.
Online
inzicht
Werknemers met een mobiliteitskaart kunnen hun mobiliteit online en meestal ook met een app beheren. Ze kunnen dan hun kosten, reizen, ritten en reisadviezen bekijken. Via een onlineplatform heeft je organisatie inzicht in de bestedingen en reiskeuzes van de werknemers. Vanuit privacyoogpunt kan dat alleen nadat de werknemer zijn reizen heeft gefiatteerd.
Maatwerk
Het budget kun je baseren op drie typen werknemers:
- degenen met alleen
- woon-werkverkeer;
- zij die soms zakelijk op pad moeten;
- degenen die veel ‘extern’ zijn.
onderscheid
Van welk type werknemer sprake is, verschilt per organisatie en een mobiliteitsbudget is dan ook maatwerk. Het is handig om onderscheid te maken tussen vaste kosten (zoals leaseauto’s of ov-abonnementen) en variabele kosten (zoals brandstof, elektriciteit, parkeerkosten, taxikilometers of los gebruik van het openbaar vervoer). Zo kun je het budget bepalen voor zowel de werknemers met (bijna) alleen woon-werkverkeer als voor de werknemers met (veel) externe afspraken.
Spelregels
bijtelling
mobiliteitsplan
Het gebruik van het mobiliteitsbudget bepaalt de fiscale gevolgen ervan. Voor een leaseauto gelden de normale spelregels van de bijtelling. Een vergoeding voor zakelijke kilometers is ook bij een mobiliteitsbudget onbelast tot € 0,23 per kilometer. Zakelijke ov-reizen kun je zoals altijd onder voorwaarden volledig onbelast vergoeden.
4.5.2 Mobiliteitsplan
Het beleid voor een mobiliteitsbudget leg je vast in een mobiliteitsplan. Denk aan afspraken over zakelijk en privégebruik. Zo’n plan geeft ook aan wanneer er sprake is van misbruik van het budget en wat dan de sancties zijn. Misbruik voorkom je door goed te controleren via het beheersysteem van het mobiliteitsbudget.
De specifieke afspraken met een werknemer over (de hoogte van) een individueel mobiliteitsbudget en vervoersvormen, abonnementen en aanvullende diensten (zoals auto wassen of een fiets stallen) kun je opnemen in (een addendum op) zijn arbeidsovereenkomst.
Overschot
uitkeren
Leg duidelijk vast wat gebeurt als de werknemer budget overhoudt of tekortkomt. Keer je een overschot (deels) uit aan de werknemer – wat een stimulans kan zijn – dan is dat belast loon. Je kunt het ook laten investeren in het pensioen van de werknemer. Of je kunt de werknemer de mogelijkheid geven om er binnen de grenzen van de werkkostenregeling zaken mee aan te schaffen, zoals een laptop of een fiets.
Bepaal ook wat je doet als een werknemer te weinig budget heeft. Laat je de werknemer dan bijbetalen of kan hij onder bepaalde voorwaarden extra declareren?
Privé
beheersysteem
Of een reis privé of zakelijk is, hangt af van het doel van de reis. Leg daarom duidelijk in het mobiliteitsplan vast welke doelen je als zakelijk beschouwt en welke als privé. Je kunt verder aangeven dat het mobiliteitsbudget en de mobiliteitskaart alleen voor zakelijk gebruik bestemd zijn of dat de werknemer ze tot een bepaalde grens voor privéreizen mag gebruiken. Kies een beheersysteem dat goed aansluit bij het beleid voor privégebruik.