3.3 Rapporteren bij de RVO

digitaal

declaratie

Rapporteren is mogelijk via een digitaal formulier op rvo.nl, de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Je levert gegevens aan over de zakelijke kilometers en die voor woon-werkverkeer. In totaal zijn er vier categorieën voor de mobiliteit van de werknemers:

• zakelijke kilometers met leasevoertuigen (waaronder ook geleasete fietsen!) en/of eigen wagenpark;
• zakelijke kilometers via mobiliteitsdienstverleners;
• zakelijke kilometers die worden vergoed via declaraties;
• woon-werkmobiliteit.

Woon-werkmobiliteit gaat om reizen tussen de woon- of verblijfplaats van de werknemer en de gewoonlijke werkplek. Bij zakelijk verkeer gaat het om andere reizen voor het werk.

3.3.1 Handreiking

administratie

De rapportageplicht sluit zo veel mogelijk aan op de administratie van je organisatie. De RVO-handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’ geeft uitgebreide instructies om de administratie in orde te maken voor de rapportage en beschrijft alternatieven om de benodigde data te verzamelen. Grote kans dat je organisatie contact moet opnemen met leasepartijen en andere mobiliteitsdienstverleners. Zij zijn hierop voorbereid. Ook moet je mogelijk het declaratiebeleid wijzigen. De handreiking – die je downloadt op rvo.nl – is voor de rapportage cruciaal.

Niet berekenen

uitstoot­gemiddelde

RVO vraagt alleen om het totaalaantal kilometers per type vervoer en brandstof. Je rapporteert dus niet per werknemer. Ook hoef je niet het mobiliteitsbeleid uiteen te zetten of zelf de CO₂-uitstoot te berekenen. Dit laatste doet het systeem voor je. Daarbij wordt een uitstootgemiddelde per vervoersmiddel en brandstoftype gebruikt.

3.3.2 Uitzonderingen voor rapportage

carpoolen

grijs kenteken

De regeling bevat meer versimpelingen. Zo wordt bij declaraties van ov-reizen alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor vervoersbewijzen. Het systeem rekent dit om naar een aantal kilometers. Een ander voorbeeld is carpoolen, waarbij werknemers met hetzelfde voertuig de kilometers maken. Dit hoef je niet uit te zoeken; het systeem maakt een automatische correctie op basis van een landelijk gemiddelde. De organisatie hoeft ook niet over álle kilometers voor werk te rapporteren. Uitgezonderd zijn de reizen:

• in het buitenland die niet in Nederland zijn begonnen of eindigen;
• met vliegtuigen, helikopters, vaartuigen of rijdende werktuigen;
• voor goederen- of dierenvervoer;
• voor zakelijk verkeer met voertuigen met grijs kenteken of die speciaal aangepast zijn (zoals serviceauto’s);
• van hulpverleningsdiensten, militairen, politie of brandweer;
• van bestuurders van vervoer tegen betaling (chauffeurs) en conducteurs.

3.3.3 Controle door omgevingsdienst

Soms is het echt zoeken naar data en kan zelfs een enquête onder werknemers nodig zijn. Ook dat legt de handreiking uit. Heb je de rapportage ingediend, dan stuurt RVO de gegevens ter controle naar de omgevingsdienst namens de gemeente waar de (hoofd)vestiging van je organisatie staat.

Norm voor zakelijke mobiliteit

overschrijden

In 2026 volgt een evaluatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Wordt het emissieplafond overschreden of is er geen dalende lijn, dan kan er voor werkgevers met 100 of meer werknemers een norm voor zakelijke mobiliteit komen: een bepaald maximum CO₂ per kilometer. De totale uitstoot van een organisatie wordt dan gedeeld door het totaalaantal kilometers per jaar. Ook voor woon-werkverkeer kan er in de toekomst een norm komen. Woon-werk en zakelijk zijn van elkaar gescheiden, omdat werkgevers meer invloed hebben op de reiswijze bij zakelijk verkeer.